News & Blog

Die Digitalisierung des Mahnwesens

Digitale Potenziale ausschöpfen? So geht's!

Was sind digitale Potenziale? Klingt nach Marketing-Blabla, ist es aber nicht. Der Mittelstand ist in der heißen Phase, seine Geschäftsmodelle in die digitale Welt zu übertragen. Mitarbeiter, die zuvor nichts mit IT zu tun hatten, arbeiten jetzt mit Software – und haben teilweise ganz andere Aufgaben als zuvor. Doch die Digitalisierung ist oftmals nur in Teilen angekommen – oder verursacht sogenannte Daten-Silos.

Daten-Silos entstehen, wenn verschiedene Software-Systeme für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen eingesetzt werden und die Software-Systeme nicht miteinander kommunizieren. Es werden also die bisherigen Unternehmensstrukturen – Abteilungen in Unternehmen, die nicht miteinander kommunizieren – auf die digitale Landschaft übertragen.

Das entwickelt sich manchmal einfach so, aber irgendwann führt dies zu den gleichen Problemen wie zuvor: Zwei Abteilungen (Software-Systeme), die z. B. beide mit Kunden arbeiten, haben jeweils andere Kundendaten als die andere Abteilung (Software). Und teilweise falsche Daten, da Korrekturen nur bei einer Abteilung (Software) angekommen sind.

Datensilos entstehen, wenn Software nicht miteinander kommuniziert

Geschäftsprozesse digitalisieren

Sagt die eine Software
zur anderen ...

Digitale Potenziale auszuschöpfen bedeutet also nicht nur, einen bisher stark manuellen Arbeitsprozess digitaler und automatisierter zu gestalten. Digitale Potenziale auszuschöpfen bedeutet vielmehr, Geschäftsprozesse miteinander zu verbinden, für die unterschiedliche Software-Systeme zuständig sind. Software-Systeme müssen sich untereinander austauschen können.

Dies gilt auch für das Mahnwesen – ein digitales Potenzial, dass Unternehmen oftmals noch ungenutzt lassen. Viele erstellen Mahnungen noch ganz manuell per Word-Vorlage oder nutzen verschiedene Software für die Kunden- und Kontaktverwaltung sowie das Rechnungs- und Forderungsmanagement. Der Mahnprozess ist also vom Datenfluss abgehängt und verursacht meist hohe Aufwände.

Wir entdecken digitale Potenziale!
Mehr über die Digitalagentur visual4

Automatisiert Mahnungen schreiben mit Bilendo

Ein Fintech-Startup bietet die
(Mahn-)Lösung

Startups kommen und gehen. Einige Startups sind disruptiv – und einige bringen neue Ideen, wie man einen etablierten Prozess anders und besser machen kann. Viele Startups gehen auch ziemlich schnell wieder unter, weil die Idee dann in der Umsetzung gescheitert ist – oder in der Realität einfach nicht so funktioniert, wie man sich das vorgestellt hat.

Wer jedoch im digitalen Wettbewerb nach vorne will, sollte sich die Lösungen von Startups ganz genau anschauen. Viele bergen großes Potenzial, die sich im eigenen Unternehmen nutzen lassen. Dazu gehört aus unserer Sicht Bilendo. Die Forderungsmanagement-Plattform gibt es Stand heute (April 2018) seit drei Jahren. Das ist zwar nicht besonders lange, aber für ein Startup recht solide. Bilendo befindet sich außerdem im Wachstum. Was ebenfalls ein gutes Zeichen ist.

Die Lösung von Bilendo: Unternehmen erstellen sich ein Bilendo-Konto und können dann Rechnungen an Bilendo übergeben. Texte zu den einzelnen Mahnstufen lassen sich hinterlegen genauso wie ein Inkasso-Büro, an das im Notfall die Rechnung übergeben wird. Wer Mahnungen per Post versenden möchte, kann dies auch über Bilendo erledigen. Unternehmen können somit den gesamten Mahnprozess auslagern und müssen ihn nur noch überwachen.

Als Digitalagentur war für uns die Anbindung von allen wichtigen Banken besonders interessant. Anstatt für unsere Kunden pro Bank eine Anbindung zu programmieren, haben wir eine einzige CRM-Anbindung zu Bilendo entwickelt. Damit können unsere Kunden Zahlungseingänge von allen Banken in nur einem Schritt ins CRM laufen lassen. Das ist für uns eine enorme Zeitersparnis, die unseren Kunden bares Geld spart.

Dass wir mit Bilendo auch unser Mahnwesen automatisieren können, war das Sahnehäubchen. Die Zeit, die wir zuvor für das Schreiben von Mahnungen verwendet haben, können wir nun in unseren Kundensupport stecken. Das macht auch uns mehr Spaß.

Digitales Mahnwesen alleine erfüllt noch kein digitales Potenzial

Vernetz mich, baby!

Das digitale Potenzial eines digitalen und automatisierten Mahnwesens erfüllen Unternehmen erst dann, wenn sie das digitale Mahnwesen in ihre bestehende IT-Landschaft integrieren. Wir nutzen zum Beispiel ein CRM-System, um Kundendaten zu verwalten, Rechnungen zu schreiben und unser Marketing zu managen. Bilendo haben wir über eine Schnittstelle (eine sogenannte API) an unser CRM-System angebunden.

Das digitale Mahnwesen in die IT-Landschaft zu integrieren, bedeutet also, dass Unternehmen Bilendo nicht aufrufen müssen. Die Funktionalität ist über die bestehende IT-Umgebung verfügbar. In unserem Fall ist das ein Button in der Rechnung „Rechnung an Bilendo übergeben“. Die Rechnung übermittelt unser CRM-System dann im Hintergrund an Bilendo. Bilendo wiederum übermittelt den Status der Rechnung bzw. der Mahnung. So müssen wir unser CRM-System nicht verlassen und haben trotzdem immer den vollen Überblick über unsere Mahnungen und offenen Rechnungen.

Übrigens: für die Vernetzung von CRM-System und digitalem Mahnwesen erhielten wir die Auszeichnung BEST OF 2018 in der Kategorie CRM beim Innovationspreis IT. Yeah!

Auszeichnung für CRM mit automatisiertem Mahnwesen vom Innovationspreis IT

Das könnte Sie auch interessieren ...

„Bei Bauvorhaben denkt man ganz selbstverständlich an Architekten, die für die Gestaltung von Gebäuden verantwortlich sind und gezielt dafür ausgebildet werden. Aber an wen sollte man denken, wenn es um die Gestaltung von …

Geschafft! Die Digitalagentur visual4 ist autorisiertes Beratungsunternehmen im Förderprogramm go-digital! Unternehmen, die sich digital erfolgreich aufstellen möchten, begleiten wir ab sofort bei der Antragstellung und dem Aufbau ihrer …

Ab dem 25. Mai müssen Unternehmen die Regeln der EU-DSGVO (EU-Datenschutz-Grundverordnung) umgesetzt haben. Hohe Strafen drohen. Bis zu 50.000 Euro für kleinere Verstöße, bis zu 300.000 Euro für schwerwiegendere Verstöße und insgesamt …