Die Digitalisierung des Mahnwesens

Digitale Potenziale auszuschöpfen bedeutet also nicht nur, einen bisher stark manuellen Arbeitsprozess digitaler und automatisierter zu gestalten. Digitale Potenziale auszuschöpfen bedeutet vielmehr, Geschäftsprozesse miteinander zu verbinden, für die unterschiedliche Software-Systeme zuständig sind. Software-Systeme müssen sich untereinander austauschen können.

Dies gilt auch für das Mahnwesen – ein digitales Potenzial, dass Unternehmen oftmals noch ungenutzt lassen. Viele erstellen Mahnungen noch ganz manuell per Word-Vorlage oder nutzen verschiedene Software für die Kunden- und Kontaktverwaltung sowie das Rechnungs- und Forderungsmanagement. Der Mahnprozess ist also vom Datenfluss abgehängt und verursacht meist hohe Aufwände.

Startups kommen und gehen. Einige Startups sind disruptiv – und einige bringen neue Ideen, wie man einen etablierten Prozess anders und besser machen kann. Viele Startups gehen auch ziemlich schnell wieder unter, weil die Idee dann in der Umsetzung gescheitert ist – oder in der Realität einfach nicht so funktioniert, wie man sich das vorgestellt hat.

Wer jedoch im digitalen Wettbewerb nach vorne will, sollte sich die Lösungen von Startups ganz genau anschauen. Viele bergen großes Potenzial, die sich im eigenen Unternehmen nutzen lassen. Dazu gehört aus unserer Sicht Bilendo. Die Forderungsmanagement-Plattform gibt es Stand heute (April 2018) seit drei Jahren. Das ist zwar nicht besonders lange, aber für ein Startup recht solide. Bilendo befindet sich außerdem im Wachstum. Was ebenfalls ein gutes Zeichen ist.

Die Lösung von Bilendo: Unternehmen erstellen sich ein Bilendo-Konto und können dann Rechnungen an Bilendo übergeben. Texte zu den einzelnen Mahnstufen lassen sich hinterlegen genauso wie ein Inkasso-Büro, an das im Notfall die Rechnung übergeben wird. Wer Mahnungen per Post versenden möchte, kann dies auch über Bilendo erledigen. Unternehmen können somit den gesamten Mahnprozess auslagern und müssen ihn nur noch überwachen.

Als Digitalagentur war für uns die Anbindung von allen wichtigen Banken besonders interessant. Anstatt für unsere Kunden pro Bank eine Anbindung zu programmieren, haben wir eine einzige CRM-Anbindung zu Bilendo entwickelt. Damit können unsere Kunden Zahlungseingänge von allen Banken in nur einem Schritt ins CRM laufen lassen. Das ist für uns eine enorme Zeitersparnis, die unseren Kunden bares Geld spart.

Dass wir mit Bilendo auch unser Mahnwesen automatisieren können, war das Sahnehäubchen. Die Zeit, die wir zuvor für das Schreiben von Mahnungen verwendet haben, können wir nun in unseren Kundensupport stecken. Das macht auch uns mehr Spaß.

Das digitale Potenzial eines digitalen und automatisierten Mahnwesens erfüllen Unternehmen erst dann, wenn sie das digitale Mahnwesen in ihre bestehende IT-Landschaft integrieren. Wir nutzen zum Beispiel ein CRM-System, um Kundendaten zu verwalten, Rechnungen zu schreiben und unser Marketing zu managen. Bilendo haben wir über eine Schnittstelle (eine sogenannte API) an unser CRM-System angebunden.

Das digitale Mahnwesen in die IT-Landschaft zu integrieren, bedeutet also, dass Unternehmen Bilendo nicht aufrufen müssen. Die Funktionalität ist über die bestehende IT-Umgebung verfügbar. In unserem Fall ist das ein Button in der Rechnung „Rechnung an Bilendo übergeben“. Die Rechnung übermittelt unser CRM-System dann im Hintergrund an Bilendo. Bilendo wiederum übermittelt den Status der Rechnung bzw. der Mahnung. So müssen wir unser CRM-System nicht verlassen und haben trotzdem immer den vollen Überblick über unsere Mahnungen und offenen Rechnungen.

Übrigens: für die Vernetzung von CRM-System und digitalem Mahnwesen erhielten wir die Auszeichnung BEST OF 2018 in der Kategorie CRM beim Innovationspreis IT. Yeah!