Veranstaltungssoftware

Endlich mehr Zeit für das Wesentliche!

Gewinnen Sie Übersicht über Ihre Eventprozesse, indem Sie alle Informationen in einer umfassenden Veranstaltungssoftware vereinen.

Kongressveranstalter wegweiser
Sprechblase

Branchen

Hochschulen, Verbände, Akademien, öffentliche Institutionen

Perspektive

Veranstaltungstypen

Mehrtägige Seminare, Kongresse, Events, Virtuelle Veranstaltungen, Firmen-Feiern

Lesezeichen

Komponenten

#crm #website #shop #self-service

Setzen Sie auf eine Veranstaltungssoftware, die alle Eventprozesse – vom Marketing bis zur Analyse – sowie ein praktisches Self-Service-Portal geschickt vereint.

Alles in einem Event-System

Ein gutes digitales Veranstaltungsmanagement vereint alle wichtigen Eventprozesse in einem System: Marketing, Vertrieb, Service und automatisiertes E-Mailing.

Unsere Lösungen leben das Prinzip „Single Point of Truth“. Dies bedeutet, dass alle wichtigen Informationen an einer Stelle gesammelt werden, damit Sie mehr Übersicht gewinnen und effizienter arbeiten können.

Veranstaltungssoftware Customer Journey

Sie möchten mehr erfahren?

Einladungsmanagment und Tickets

Online-Buchung und Anmeldung

Versenden Sie attraktive Einladungsmails direkt über die Veranstaltungssoftware oder ein angebundenes Marketing Automation Tool.

Über eine angebundene Website mit Shop können sich Teilnehmende direkt anmelden und buchen. Jede Anmeldung fließt automatisch in die Veranstaltungssoftware.

  • Integriertes E-Mailing
  • Drag & Drop Designer
  • Serienbriefe
  • Tickets mit QR-Code
  • Einlasskontrolle

Teilnehmermanagement

Jeden Teilnehmenden im Blick haben

Keine Lust mehr auf unübersichtliche Excel-Listen und Copy & Paste von Teilnehmerdaten? Das digitale Veranstaltungsmanagement speichert alle Daten zentral und erlaubt so eine 360°-Sicht auf alle Teilnehmende und ihr Bestellverhalten.

  • Teilnehmerinnen und Teilnehmer verwalten
  • Referentinnen und Referenten verwalten
  • Kontaktakte mit vernetzten Informationen
  • Angebote, Rechnungen und Zahlungen erstellen und verwalten
  • Kontakthistorie
Teilnehmerinformationen in Veranstaltungssoftware finden
Dashboard Veranstaltungen

Digitalisierung Veranstaltungsmanagement

Alle Event-Aufgaben in einem System

Verzichten Sie auf Excel & Co. und setzen Sie auf eine zentrale Veranstaltungssoftware, die Ihnen alle Tools zur Hand gibt, um Routineaufgaben zu automatisieren und alles Wichtige im Auge zu behalten.

  • Automatisierung von Routineaufgaben
  • Event-Dashboard
  • Veranstaltungsvorlagen mit Aufgaben
  • Integrierte E-Mail-Erinnerungen und Zielgruppen-Segmentierung
  • Integriertes Angebots- und Rechnungswesen
  • Mobile Nutzung auf Smartphone & Co.

Unsere Partner

Unsere Veranstaltungssoftware kann durch zahlreiche Plugins und Integrationen erweitert werden. Das macht die Lösung zu einem äußerst leistungsstarken Werkzeug. Die Erweiterungen ermöglichen eine nahtlose Integration mit verschiedenen Plattformen und Diensten. So haben Sie alles, was Sie für Ihr Eventmanagement brauchen, in einem System.

Testimonials

Das sagen unsere Kunden

Besondere Orte Anke Stopperich

Wir sind sehr zufrieden und haben noch viele weitere Ideen, die wir mit visual4 umsetzen möchten.

Besondere Orte Anke Stopperich

Anke Stopperich

Geschäftsführerin BESONDERE ORTE Umweltforum Berlin GmbH

Oliver Lorenz, wegweiser

visual4 hat in relativ kurzer Zeit ein noch präziseres Tool entwickelt, das unsere Effizienz maßgeblich erhöht.

Oliver Lorenz, wegweiser

Oliver Lorenz

Geschäftsführer Wegweiser Unternehmensgruppe

LWV Ulrich Potell

Alle unsere Wünsche wurden erfüllt und die Erwartungen übertroffen. Mit visual4 haben wir einen verlässlichen und flexiblen Partner.

LWV Ulrich Potell

Ulrich Potell

Geschäftsführer Landeswaldverband Baden-Württemberg e.V.

Die Anzahl der Neukunden, die über das Web auf uns stoßen, hat deutlich zugenommen.

Carolin Nagel

Geschäftsführerin eventuality GmbH & Co. KG

Funktionen

All-in-one Veranstaltungssoftware

Die einzigartige Veranstaltungssoftware vereint Ihre Eventprozesse in einem System und bietet Ihnen so die Möglichkeit in der gleichen Zeit mehr zu erreichen.

Veranstaltungs-Management

Checkmark

Teilnehmer-Management

Checkmark

Referenten-Management

Checkmark

Zertifikats-Management

Checkmark

Mehrtägige Events & Event-Sessions

Checkmark

Online-Buchung & Ticketing

Checkmark

Integriertes
E-Mailing

Checkmark

Reporting &
vieles mehr

Checkmark

Referenzen Veranstaltungsmanagement Software

Kundenwelten

Jedes neue Projekt stellt einen Einblick in eine einzigartige Kundenwelt dar.

Website

Digitales Eventmanagement für die Medienkompetenztage BW

Kampagnenseite der Medienkompetenztage: Alle Events zentralisiert & effizient verwaltet.
Website

Dreifache Teilnehmeranzahl dank Veranstaltungssoftware

Das C4B-Team setzt Veranstaltungssoftware ein, um Event-Prozesse zu automatisieren, die Organisation zu vereinfachen und so erhebliche Ressourcen einzusparen.
Website

Mit Eventmarketing das digitale Rennen gewinnen

Rennsport-Flair und Spannung pur auf der Website des DEKRA Lausitzrings zeigen, wie fesselndes Eventmarketing funktioniert.
Website

Digitale Mitgliederverwaltung erleichtert die Verbandsarbeit

Entdecken Sie, wie 15.000 Skilehrer dank einer revolutionären Softwarelösung effektiver betreut werden. Mitgliederverwaltung, Eventplanung und Support – alles nahtlos vernetzt in einem System.

zahlen, die für sich sprechen

Mit dem CRM haben wir unsere Teilnehmer:innenzahl verzehnfacht.

Dennis Cichowski

Geschäftsführer, C4B-Team

Früher haben wir ca. 300 Personen in Excel-Listen organisiert. Heute organisieren wir über das gesamte Jahr hinweg etwa 3.000 Personen mit nur einem Mitarbeiter, der nur 30 % seiner täglichen Arbeitszeit dafür aufwendet. Dadurch konnten wir ohne zusätzliches Personal deutlich skalieren.

Sie möchten mehr erfahren?

Fahrplan für das Customizing Ihrer Veranstaltungs-Software

Mit der Veranstaltungssoftware vernetzen Sie Support, Marketing und Vertrieb und sorgen für eine auf die Kundenbedürfnisse zugeschnittene Betreuung.

1. Beratung und Analyse

Die Einführung einer neuen Veranstaltungssoftware oder Ablösung eines bestehenden Systems bedeuten häufig weitreichende Veränderungen für ein Unternehmen und die Menschen, die in bestehenden Prozessen arbeiten.

Gemeinsam besprechen wir, wie Sie Ihre Unternehmensziele mithilfe einer Veranstaltungssoftware erreichen können und welche Faktoren Sie beachten sollten.

Konzeption Web

2. Anforderungen definieren

Wir bieten verschiedene Workshops zur Definition Ihrer Anforderungen und Prozesse an. Eine bewährte Methode ist das Erstellen von User Stories, um Funktionen möglichst nah an den späteren Nutzenden auszurichten. Zudem unterstützen wir Sie dabei, die bestehenden Prozesse zu prüfen und mithilfe der neuen Funktionalitäten und ggf. Schnittstellen zu vereinfachen.

Konzeption und Planung

3. Konzeption und Planung

Nachdem wir durch die gemeinsame Anforderungsdefinition Klarheit geschaffen haben, planen wir das Customizing und bei Bedarf die Schnittstellenentwicklung. Wir nutzen dabei ein Kombination aus agilem und klassischem Projektmanagement. Auf diese Weise erhalten Sie einen klaren Zeitplan und wissen im Voraus, was preislich auf Sie zukommen wird. Durch den agilen Anteil sind wir gleichzeitig in der Lage, auf Änderungen während der Umsetzung flexibel zu reagieren.

Umsetzung Programmierung

4. Umsetzung

Die Umsetzung erfolgt in Zusammenarbeit mit Ihnen, da wir einen großen Wert darauf legen, die späteren Nutzenden des Systems frühzeitig miteinzubeziehen und zu enablen. Viele Anpassungen wie das Anlegen von benutzerdefinierten Feldern lassen sich sehr komfortabel durch einen IT-affinen Mitarbeitenden durchführen. Komplexere Aufgaben und Programmierung übernehmen selbstverständlich wir.

Ihre Zusammenarbeit ist auch beim Testen von Features gefragt. Nachdem neue Funktionen unsere internen Tests bestanden haben, geben wir diese an Sie frei, damit Sie prüfen können, ob die Umsetzung Ihren Vorstellungen entspricht und alle Ihre Use Cases abdeckt.

Onboarding Software

5. Onboarding

Sobald die Umsetzung auf einem Stand ist, dass Daten importiert und gepflegt werden können, übergeben wir das System an Sie und Ihr Team. Ihre Key-User erhalten eine Schulung und wir unterstützen bei Fragen, während die Key-User mit dem System arbeiten und ggf. Daten importieren. Bei komplexeren Datenstrukturen unterstützen wir bei der Datenaufbereitung und dem Import.

Support

6. Support

Wir bieten verschiedene Service-Level für den kontinuierlichen Support an. Zusätzlich können Sie auf eine umfangreiche Dokumentation des Systems sowie regelmäßige Webinare zurückgreifen.

Sie wollen es ganz genau wissen?

Die Entscheidung für eine Software für das Veranstaltungsmanagement ist schon schwer genug. Da kann doch zumindest die Anforderungsspezifikation ein Zuckerschlecken sein.

Die folgende Checkliste bietet eine Übersicht über gängige Funktionen für das Veranstaltungsmanagement und hilft Ihnen dabei, die wirklich wichtigen Features übersichtlich zu kennzeichnen.

Veranstaltungssoftware mit visual4

Ihre Vorteile im Überblick

Als Digitalagentur für Veranstaltungsmanagement beraten wir Sie auf Augenhöhe und begleiten Sie in allen Bereichen rund um die Digitalisierung von Events und darüber hinaus.

All-in-one Veranstaltungsmanagement

Alle Teilnehmerdaten, Informationen zu Referenten, E-Mail-Verlauf und Buchungen werden in einem einzigen System vereint. Dieses modulare System ist beliebig skalierbar, schnell einsatzbereit und kann individuell an Ihre Bedürfnisse angepasst werden.

Cloud oder On-Premises

Entweder wir übernehmen das Hosting Ihrer Lösung in unserer zertifizierten Cloud oder Sie hosten das System selbst. Alternativ besteht auch die Möglichkeit zum Kauf einer Lizenz mit einer einmaligen Lizenzgebühr pro Benutzer.

Automatisierung

Customizing


Durch die Administrationsoberfläche kann das System mühelos modifiziert werden. Es sind keine Programmierkenntnisse erforderlich. Anpassungen können einfach und schnell mit einer benutzerfreundlichen Handhabung vorgenommen werden.

Sicher & DSGVO-konform

Alle unsere Lösungen setzen auf aktuelle Sicherheitsstandards und lassen sich DSGVO-konform betreiben. Die Software selbst bietet alle erforderlichen Voraussetzungen für einen DSGVO-konformen Einsatz. Unser Rechenzentrum befindet sich in Stuttgart.

Ganzheitliche Unterstützung

Wir bieten Ihnen eine umfassende Unterstützung entlang des gesamten Prozesses – von der Anforderungsdefinition bis zu Implementierung und Schulung. Unser erfahrenes Team stellt sicher, dass Sie die bestmögliche Lösung erhalten.

Faire Preis-Leistung

Unser Ziel ist es, Ihnen eine kosteneffiziente Lösung anzubieten. Durch eine sorgfältige Abwägung von Leistung und Kosten stellen wir sicher, dass Sie ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis erhalten.

Häufige Fragen zu Veranstaltungssoftware

Wie lange dauert die Implementierung der Veranstaltungssoftware?

Die Dauer der Softwareimplementierung variiert stark. Wir können Ihnen eine Standardinstallation von 1CRM und unsere Erweiterungen in der Regel in zwei Werktagen zur Verfügung stellen, während die Einführung und Konfiguration individueller Lösungen zwischen zwei und sechs Monaten oder länger in Anspruch nehmen können. Mehrere Faktoren beeinflussen den Zeitrahmen:

  • Komplexität: Abhängig von der ausgewählten Branchenlösung beziehungsweise den zusätzlichen Erweiterungen wie Events, Mandant, Mitgliedsbeitrag, Zertifikate, Forderungsmanagement, DATEV, SEPA etc. erhöht jede zusätzliche Komponente die Komplexität und die Koordinationsanforderungen.
  • Datenimport: Eine gründliche Vorbereitung der zu importierenden Daten vor dem Projektstart ist entscheidend. Die Datenqualität hat direkten Einfluss auf den Projekterfolg, und die Aufbereitung erfordert entsprechende Zeitinvestitionen seitens des Kunden.
  • Personalisierung: Der Zeitrahmen hängt auch vom Ausmaß der gewünschten Personalisierungen ab und von der Entscheidung, ob Sie die Anpassungen eigenständig vornehmen oder auf die Unterstützung unseres Teams zurückgreifen möchten.
  • Integration: Die Einbindung in bestehende Systeme oder Dienste von Drittanbietern wie Ihre Website, WooCommerce oder Self-Service-Plattformen beeinflussen den Projektzeitraum, da diese zusätzlichen Aufwand erfordern.
  • Onboarding: Die erfolgreiche Einführung der Software erfordert Schulungen für die Mitarbeitenden wie ein umfassendes Onboarding, das Durchlaufen der ersten Schritte und das Studium der Dokumentation.

Neben all diesen Aspekten müssen zusätzlich Puffer für Überprüfungen, unvorhergesehene zeitliche Verzögerungen und die Verfügbarkeit der Projektbeteiligten eingeplant werden, um einen reibungslosen Implementierungsprozess zu gewährleisten.

Wie finde ich den richtigen Anbieter für meine Veranstaltungssoftware?

Die Suche nach dem richtigen Anbieter für Veranstaltungssoftware ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Angesichts der Vielzahl an verfügbaren Softwareanbietern kann es eine Herausforderung sein, den Überblick zu behalten und die optimale Lösung für Ihre spezifischen Bedürfnisse zu identifizieren.

Neben der Gewährleistung der Erfüllung technischer Anforderungen spielen auch andere Parameter eine entscheidende Rolle. Kriterien für die Auswahl eines Anbieters können sein:

  • Erfahrung: Die Erfahrung des Softwareanbieters ist entscheidend, um sicherzustellen, dass er über das nötige Fachwissen und die Kompetenz verfügt, um Ihre Anforderungen zu erfüllen und etwaige Herausforderungen zu bewältigen.
  • Agilität: Ein agiler Anbieter ist in der Lage, sich an Ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen und individuelle Lösungen zu entwickeln, die genau auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind, anstatt eine Einheitslösung anzubieten.
  • Referenzen: Referenzen bieten Einblicke in die bisherige Arbeit und den Erfolg des Anbieters. Sie können Aufschluss darüber geben, ob der Anbieter in der Lage ist, hochwertige Lösungen bereitzustellen und positive Erfahrungen mit anderen Kunden gemacht hat.
  • Zusammenarbeit: Die Zusammenarbeit mit dem Anbieter ist entscheidend für den Erfolg des Entwicklungsprozesses. Eine effektive Kommunikation und ein kooperativer Ansatz sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass Ihre Anforderungen verstanden und umgesetzt werden.

Team

Jetzt beraten lassen

Sie haben Fragen zur Veranstaltungssoftware? Wir beraten Sie gerne!

Nathalie Wich

Programmierung und Design haben mich schon immer fasziniert.

Digital Native: Nathalie ist fasziniert davon, wie Online-Medien Schritt für Schritt entstehen. Mit Gefühl für Programmierung wie auch Design ist sie im WordPress-Backend wie auch -Frontend zuhause. Nathalie schätzt insbesondere die gute Arbeitsatmosphäre bei visual4.

Nathalie Wich

Christoph Plessner

Geschäftsführer

Wir arbeiten den Großteil unserer Zeit, daher sollte die Arbeit Spaß machen.

Digitaler Stratege: Christoph hat Zeit, Kosten und Qualität der Kundenprojekte immer im Blick und entwickelt gern strategische Ziele. Ihm ist es wichtig, ein Ambiente zu schaffen, in dem das gesamte Team frei denken kann und mit Spaß die gesteckten Ziele erreicht. Von seiner Leidenschaft für Business-Strategie und Online-Marketing profitieren nicht nur wir als Webagentur, sondern vor allem unsere Kunden.

Christoph Plessner

Geschäftsführer

Anton Haas

Digital Architect

Ich gebe nicht auf bis mein Vorhaben funktioniert.

Allrounder mit Biss: Anton bringt jede Kundenanforderung zum Laufen – in WordPress wie auch in 1CRM. Er ist ein Meister darin, die beiden Systeme miteinander zu verbinden und überblickt die Entwicklung auf beiden Seiten. Ihm gefällt, dass bei visual4 jeder seine Stärken und Kompetenzen richtig einbringen kann und sich die Teammitglieder auch außerhalb der Arbeitszeit verstehen.

Anton Haas

Digital Architect

Weitere Lösungen anbinden

Die gesamte Teilnehmer-Journey digital abbilden

Auf der Website informieren, Veranstaltung online buchen und bei Anrufen sofort Hilfe bekommen. Komfortabel und nutzerfreundlich. Das ist, was Menschen begeistert. Eine vernetzte digitale Landschaft unterstützt auf jedem Schritt der Teilnehmer-Journey.

Lösung

Website Relaunch

Lösung

Website Relaunch

Machen Sie Ihre Website zum Erlebnis. Durch kreatives Webdesign in Kombination mit smarter Strategie schaffen Sie eine wirkungsvolle digitale Marke und ziehen genau die Menschen an, die zu Ihnen passen.

Lösung

Webshop

Lösung

Webshop

Mehr Effizienz im Alltagsgeschäft sowie wesentlich höhere Gewinnmargen sind nur einige der Vorteile eines Online-Shops.

Lösung

Marketing Automation

Lösung

Marketing Automation

Marketing Automation oder auf Deutsch Marketing-Automatisierung ist der Trend, auf den führende Marken schon seit Langem setzen. Open Source eröffnet die Technologie auch kleineren Teams.

Lösung

Self-Service-Portal

Lösung

Self-Service-Portal

Egal ob Kundenkonto, Mitgliederbereich oder Event-Login – mit dem Bereitstellen eines Self-Services erfüllen Sie die Erwartungen Ihrer Zielgruppe und steigern damit die Zufriedenheit.

Bekannt aus

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Die Texte auf einer Website sind einer der ausschlaggebenden Faktoren für den Online-Erfolg. Die hier vorgestellten Tipps unterstützen dabei, moderner und werbewirksamer aufzutreten.

Zertifikate

go-digital
Klimaneutrales Rechenzentrum
ISO 27001 Zertifiziertes Rechenzentrum
DSGVO-konform Hosting & Lösungen mit Sicherheit