Online-Event-Software für die Live-Kommunikation

Doch das, was Teilnehmer zu sehen bekommen, ist nur eine Seite der Medaille. Digitalisierung bedeutet vor allem Prozesse zu verbessern, zu automatisieren. Digitalisierung bedeutet auch Erfolge zu messen. Und dafür müssen Daten vorliegen, zentral an einer Stelle. Neue Technologien einzusetzen, ohne die Auswirkungen hinterher messen zu können, ergibt keinen Sinn. Deshalb ist es wichtig, dass einzelne digitale Lösungen für die Live-Kommunikation Daten austauschen können.

Mit der Online-Event-Software wirkt sich die Digitalisierung bereits bei der Vorbereitung des Live-Events aus. Mögliche Teilnehmer sind in einer Kontaktdatenbank gepflegt. Mit dem integrierten Newsletter-Modul lassen sich Einladungen an verschiedene Zielgruppen versenden sowie Event-Updates. Erledigt mit wenigen Klicks.

Die möglichen Teilnehmer haben über die Einladung automatisch die Zugangsdaten für die Eventplattform erhalten. Meldet sich der Teilnehmer an der Eventplattform über die Website an, wird er mit seinem Namen begrüßt. Das ist nur möglich, weil Website und Kontaktdatenbank miteinander verknüpft sind und Daten austauschen können. Auf der Website melden sich die Teilnehmer für das Live-Event an. Auch diese Information wird in die Kontaktdatenbank übertragen. Dort sehen Eventorganisatoren nun eine Liste mit angemeldeten Teilnehmern und Absagen. 

Automatisch ist bei der Online-Event-Software auch die Ticket-Vergabe. Meldet sich ein möglicher Teilnehmer zum Live-Event an, erhält er automatisch sein Ticket mit Barcode. Mit diesem kann der Teilnehmer nun zur Kasse am Tag des Live-Events gehen. Eventorganisatoren müssen also vor dem Live-Event nur die Infos auf der Website pflegen, die Einladungen versenden und dann die Teilnehmerliste ausdrucken. Die Digitalisierung der Prozesse erleichtert damit die Organisation bereits vor dem Event enorm. 

Werden während des Live-Events digitale Kommunikations-Tools wie WhatsApp eingesetzt, dann ist es wichtig, Informationen daraus in die Online-Event-Software zurückfließen zu lassen. Geben Sie Datensilos keine Chance! Denn nach dem Live-Event kommt die Erfolgsmessung und Reflektion: Was hat gut funktioniert? Was hat nicht so gut funktioniert? Eine digitale Eventlösung wie unsere Online-Event-Software hält hierfür Berichte und Diagramme bereit, die Daten übersichtlich darstellen und interpretierbar machen. Hat das Live-Event z. B. zum Ziel den Verkauf eines Produktes zu steigern oder ein Produkt zu etablieren, lassen sich auch Produktverkäufe in der Online-Event-Software nachverfolgen. Somit lässt sich der Erfolg des Live-Events in Zahlen messbar machen.

Damit die Begeisterung der Teilnehmer so lange wie möglich anhält, lassen sich zusätzlich Bilder, Videos, Vortragsfolien etc. auf der Website der Eventplattform hochladen. Teilnehmer können so die schönsten Momente jederzeit wiedererleben und sich im Idealfall gleich für das nächste Live-Event anmelden.

Die Digitalisierung der Live-Kommunikation wirkt sich also dahingehend aus, dass die Eventorganisation und das Vermarkten der Events in großen Teilen automatisiert und dadurch vereinfacht wird. Teilnehmer erhalten viel schneller die Informationen und Dokumente, die sie brauchen, und lassen sich bereits im Vorfeld vom Live-Event begeistern. Durchdachte digitale Eventlösungen sind somit ein Gewinn für Veranstalter und Teilnehmer.

Wenn Sie mehr über unsere Online-Event-Software erfahren möchten, lesen Sie unseren Beitrag im Lösungsmagazin: Veranstaltungssoftware.

Die CIM ist ein zweisprachiges Fachmagazin für die Meeting- und Incentive-Industrie mit einer Auflage von 20.500 Exemplaren.