CRM Vergleich

Welches CRM-System ist das richtige für mich?

Sie möchten ein CRM-System einführen, wissen aber nicht, welches das richtige für Ihr Unternehmen ist? Wir haben die Open-Source-CRM-Systeme 1CRM, vtiger CRM, XRMS und SugarCRM getestet und miteinander verglichen. Finden Sie heraus, welche Stärken und Schwächen jedes System hat und entscheiden Sie dann, welches CRM-System das richtige für Ihr Unternehmen ist.

Quelloffene CRM Software im Vergleich

Welches CRM-System passt am besten
zu Ihrem Unternehmen?

Mittlerweile existiert eine Vielzahl an Open-Source-CRM-Systemen – sich davon das richtige für das eigene Unternehmen auszuwählen, ist gar nicht so einfach. Aus diesem Grund haben wir die webbasierten CRM-Lösungen 1CRM, vtiger CRM, XRMS und SugarCRM miteinander verglichen und bewertet. Uns interessierte vor allem inwieweit die CRM-Systeme für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) geeignet sind. Kurz vorneweg: Geeignet ist das System, das genau dort seine Stärken hat, wo die Hauptanforderungen liegen. Es hängt also immer von den eigenen Ansprüchen, Prozessen und Einsatzwünschen ab, ob sich eine bestimmte CRM-Software eignet oder nicht.

Mithilfe dieses CRM-Vergleichs finden Unternehmen heraus, welche Stärken und Schwächen die vorgestellten Open-Source-CRM-Systeme haben, und können so entscheiden, welches System zu ihnen passt. Zusätzlich lassen sich zu jeder Bewertung der einzelnen Bereiche weitere Detailinformationen pro CRM-Programm aufrufen.

Tipp: Vor der Auswahl eines CRM-Systems ist es wichtig, die firmeninternen Prozesse, vorhandenen Systeme und Anwendungsgebiete für ein CRM zu analysieren. Jedes der gezeigten Softwarelösungen hat seine speziellen Vorzüge, daher kann ein Vergleich, der ausschließlich auf den enthaltenen Funktionen basiert nur bedingt zur passenden Software führen. Entscheidend ist in den häufigsten Fällen, wie gut sich mit der CRM-Lösung die bestehenden Prozesse abbilden lassen, oder inwieweit bestehende Anwendungen und Daten in das CRM integriert werden können.

CRM Kontaktmanagement im Vergleich

Kunden effektiv und individuell betreuen

Das Unternehmen des Kunden steht im Mittelpunkt und bildet dadurch das zentrale Element des CRM-Prozesses. Alle Module und Funktionen innerhalb des CRM-Systems gruppieren sich um die Kundenverwaltung, damit der Kunde effektiver und individueller betreut werden kann und die möglichen Potentiale zu beiderseitigem Nutzen ausgeschöpft werden können. Dadurch nimmt das Kontaktmanagement bei CRM-Systemen eine wesentliche Rolle im Alltag ein.

Das Kontaktmanagement sollte die Grundfunktionalitäten enthalten, um Kontakte und Organisationen einfach und komfortabel zu erfassen, speichern und verwalten.

Tipp: Je nach Anforderung an die CRM-Software sollten auch Organisationsstrukturen und Beziehungen zwischen Unternehmen unterstützt werden.

1CRM vtiger CRM SugarCRM XRMS CRM
Weitere Informationen zu Kontaktmanagement Details Details Details Details
Kundenverwaltung
Kontaktverwaltung
Beziehungsmanagement
Features gesamt (3/3) (2/3) (2/3) (3/3)
Gesamtbewertung

 

CRM Vertrieb- und Marketing-Funktionen im Vergleich

Die Funktionen im Vertrieb und Marketing

Neu gewonnene Kontakte werden erfasst und durch das Marketing und den Vertrieb zu Kunden entwickelt. Dieser Prozess sollte von dem CRM-System unterstützt werden. Grundsätzlich werden hier Werkzeuge wie z.B. Import, Kampagnen, Serienbriefe, E-Mailings etc. zur Verfügung gestellt. Um die CRM-Prozesse zu vereinfachen werden die Module untereinander verknüpft und die Prozesse als Workflow hinterlegt. Die vorgestellten CRM-Lösungen decken dies jedoch nur teilweise ab, hier lohnt es sich die Anforderungen auf einem Testsystem im Detail zu evaluieren.

1CRM vtiger CRM SugarCRM XRMS CRM
Weitere Informationen zu Vertrieb und Marketing Details Details Details Details
Leadverwaltung
Kampagnen
Serienbrief
E-Mailings
Chancen
Angebotswesen
Rechnungswesen
Produktkatalog
Workflow
Veranstaltungen  
Features gesamt (10 /10) (9 /10) ( 6/10) (6/10)
Gesamtbewertung

CRM Support Funktionen im Vergleich

Service und Support nahtlos integriert

Um eine langfristige Kundenbindung zu erreichen ist die Kundenzufriedenheit ein wichtiges Kriterium. Unter Support fallen alle Funktionalitäten des CRM-Systems, die die Servicefallverwaltung und die Verfolgung von Anfragen einfach ermöglichen. Im Idealfall kann der Kunde auch über ein Self-Service-Portal auf seine Anfragen zugreifen und den Status einsehen. Der Funktionsumfang der aufgeführten Softwarelösungen variiert auch hier sehr starkt zwischen den einzelnen Lösungen und sollte im Vorfeld geprüft werden.

1CRM vtiger CRM SugarCRM XRMS CRM
Weitere Informationen zum Support Details Details Details Details
Service und Support Management
Servicevertragsmanagment
Features gesamt (2/2) (1/2) (1/2) (1/2)
Gesamtbewertung

 

1CRM Punktet mit vielen
Features im Service
1CRM Software

CRM Kommunikationsunterstützung im Vergleich

Die gesamte Kommunikation auf einen Blick

Die Kommunikationsunterstützung innerhalb der CRM-Software umfasst die gesamte Steuerung, Synchronisation und Archivierung aller Kommunikationskanäle zum Kunden. Durch den zielgerichteten Einsatz kann die Kommunikation zwischen Kunden und Unternehmen effizienter gestaltet werden. Die durchgängige Kontakthistorie ermöglicht eine Auswertung der Kommunikation und die kontinuierliche Optimierung. Dabei wird zwischen Telefonaten, E-Mails, Terminen und Notizen unterschieden. Für die genannten Programme werden auch Plugins zur Synchronisierung der Mails mit Microsoft Outlook oder eine Anbindung an Microsoft Exchange von Drittanbietern zur Verfügung gestellt.

1CRM vtiger CRM SugarCRM XRMS CRM
Weitere Informationen zur Kommunikationsunterstützung Details Details Details Details
Aktivitäten
Kontakt-Historie
E-Mails
Telefonate    
Notizen
Kalender
Features gesamt (6/6) (5/6) (5/6) (6/6)
Gesamtbewertung

 

CRM Kollaborations- und Informationsmanagement im Vergleich

Zusammenarbeit im Team vereinfachen

In CRM-Systemen unterstützt das Kollaborations- und Informationsmanagement die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, Verwaltung und Bearbeitung von Daten und Informationen. Über eine Rechteverwaltung und Freigaben können die Zugriffe auf die einzelnen Objekte definiert werden.

1CRM vtiger CRM SugarCRM XRMS CRM
Weitere Informationen zum Kollaborations- und Informationsmanagement Details Details Details Details
Projektmanagement
Projektaufgaben
Dokumentenmanagement
Personalmanagement
Wiki
Features gesamt (5/5) (2/5) (3/5) (3/5)
Gesamtbewertung

 

CRM Analyse- und Reporting im Vergleich

Zentrale Kennzahlen einfach auswerten

Durch die Analyse- und Reportingfunktionen im CRM-System können alle Informationen im Marketing, Vertrieb und Support systematisch erfasst und ausgewertet werden. Auf Basis der erzeugten Berichte kann die entwickelte Strategie überprüft und gegebenenfalls einzelnen Prozesse optimiert oder Vorgänge im Marketing, Vertrieb und Support angestoßen werden. Eine individuelle Konfiguration der Berichte stellt einen hohen Mehrwert dar.

Die CRM-Lösungen unterscheiden sich auch hier grundlegend, da teilweise nur vorkonfigurierte Berichte zur Verfügung stehen und auf der anderen Seite grafische Oberflächen zur Verfügung gestellt werden über welche modulübergreifend und mit und oder Verknüpfungen gearbeitet werden kann.

1CRM vtiger CRM SugarCRM XRMS CRM
Weitere Informationen zur Analyse und Reporting Details Details Details Details
Diagramme
Reporting
Features gesamt (2/2) (2/2) (1/2) (1/2)
Gesamtbewertung

 

1CRM hebt sich beim
Reporting eindeutig ab

1CRM System

CRM Softwareinstallation und Konfiguration im Vergleich

Geführte Installation und einfach Basiskonfiguration

Gerade bei kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMUs) sind eine einfache Installation und Wartung der CRM-Software ein ausschlaggebendes Kriterium für die Entscheidungsfindung. Da bei Open Source-Lösungen keine Lizenzgebühren anfallen, bestimmen die Kosten für Installation und Wartung den TCO (Total Cost of Ownership). Über die administrativen Funktionen die Rechteverwaltung und die Personalisierung des CRM-Systems über einen grafische Oberfläche vorgenommen werden. Neben der Basiskonfiguration können auch individuelle Felder, Drop-Downs und Layouts für die einzelnen Module erstellt werden. Eine einfache Handhabung ist vor allem für kleine bis mittelständische Unternehmen (KMUs) von großem Interesse, um die Unternehmensprozesse in der CRM-Lösung abbilden und einfach den Marktveränderungen anpassen zu können.

1CRM vtiger CRM SugarCRM XRMS CRM
Weitere Informationen zu Administrative Funktionen Details Details Details Details
Installationsassistent  
Benutzerdefinierte Felder    
Programmierung
Rechteverwaltung
Personalisierung Benutzeroberfläche
Regionale Einstellungen
Import und Export
Dublettencheck
Features gesamt (8 /8) ( 7/8) (8 /8) (8 /8)
Gesamtbewertung

 

CRM Erweiterbarkeit im Vergleich

Die Software durch Plugins
einfach erweitern

Die Erweiterbarkeit eines CRM-Systems ist elementar, um unternehmensspezifische Anforderungen abzubilden und Insellösungen zu vermeiden. Daher haben leistungsfähige Schnittstellen zwischen CRM und ERP (Enterprise Ressource Planning) einen hohen Stellenwert. Doch der CRM-Vergleich zeigt, dass die Erweiterbarkeit der Systeme sehr unterschiedlich ausfällt. Der Funktionsumfang der aufgeführten CRM-Systeme beinhaltet teilweise auch ein integriertes Warenwirtschaftssystem. Hier bietet es sich an, dass die Bestellungen, die über einen Online-Shop generiert werden auch direkt in der CRM-Software angezeigt, der Kunde angelegt und die Bestellung über das CRM abgewickelt werden kann. Das ermöglicht eine zentrale Verwaltung aller Kundendaten und reduziert mögliche Redundanzen. Durch Plug-Ins können die CRM-Systeme um zusätzliche Funktionalitäten ergänzt werden. Ein wichtiger Aspekt sind hier die zur Verfügung gestellten Schnittstellen der CRM-Lösungen, um Plug-Ins möglichst einfach in das CRM-System integrieren zu können.

1CRM vtiger CRM SugarCRM XRMS CRM
Weitere Informationen zu Plug-Ins Details Details Details Details
Microsoft Outlook Integration
E-Commerce Anbindung
Self Service Portal    
Features gesamt (3 /3) ( 2/3) (1 /3) ( 0/3)
Gesamtbewertung

 

Mehr Erfolg mit integriertem
Online Shop
E-Commerce

CRM Vergleich Bedienungsfreundlichkeit

Intuitiv und verständlich

Die Grundlage eines CRM-Systems muss eine intuitiv zu bedienende Oberfläche aufweisen, in der alle Informationen erfasst und dargestellt werden. Ein wesentlicher Faktor ist eine konsistente Struktur, die dem Anwender eine gute Orientierung bietet. Dies kann zusätzlich durch eine durchgängige Farbgebung und durch die Verwendung von Symbolen unterstützt werden. Zusätzlich spielt auch die Performance eine wichtige Rolle. Denn im täglichen Umgang mit der CRM-Software erhöht eine intuitive Benutzeroberfläche mit guter Performance maßgeblich die Akzeptanz der Anwender, die im Mittelpunkt stehen, erhöht.

1CRM vtiger CRM SugarCRM XRMS CRM
Weitere Informationen zur Bedienungsfreundlichkeit Details Details Details Details
Usability
Mobile App

 

***** sehr gut
**** gut
*** befriedigend
** ausreichend
* ungenügend
Kein Stern Funktion nicht vorhanden

CRM-Vergleich

Fazit zu den vorgestellten Softwarelösungen

Jedes der vorgestellten CRM-Systemen bietet Klein- und Mittelständischen Unternehmen (KMUs) ein hohes Maß an Funktionalität. Eine allgemein gültige Aussage und Bewertung über die einzelnen CRM-Lösungen kann jedoch nur bedingt vorgenommen werden, da die Einschätzung stark vom Einsatzzweck, der Prozesse und der Arbeitsweise abhängt. Ziel des CRM-Vergleichs ist es Entscheidungsträger bei der Beantwortung der Frage zu unterstützen, ob eines der CRM-Systeme bei der Evaluation in die engere Wahl gezogen werden kann.

Das kommerzielle CRM-System 1CRM ist eine All-in-One Lösung welche sich vorallen durch den großen Funktionsumfang von den anderen CRM-Systemen abhebt. Neben den Standardfunktionen bietet 1CRM unter anderem einen schlüssigen Workflow vom Angebot bis zur Auftragsbestätigung und Rechnungsstellung, ein umfangreiches Kundenportal (Self-Service-Portal), integrierten Online Shop, Projektmanagement, Zeiterfassung, einfache Personalisierung über das integrierte Studio, etc. Bei der Lizenzierung kann flexibel entschieden werden ob das System in der Cloud auf On Premis oder gekauft werden soll. Das ist ein Alleinstellungsmerkmal. 1CRM basiert auf der Community Edition von SugarCRM und ist vom Funktionsumfang mit der Enterprise beziehungsweise Professional Edition von SugrarCRM vergleichbar. Dadurch können viele der Plug-Ins von sugarCRM auch für 1CRM eingesetzt werden. 1CRM bietet zudem auch eine kostenlose CRM Edition für Gründer und Startups an.

Das CRM System vtiger bietet grundsätzlich einen sehr großen Funktionsumfang. Insbesondere der vor allem für klein und mittelständische Unternhemen (KMUs) wichtige Baustein Warenwirtschaft mit Angebots-, Bestellungs- und Rechnungswesen ist Bestandteil der Open Source Version. Hier fehlen höchsten Details wie ein umfangreiches Berichtwesen, Gutschriften, wiederkehrende Rechnungen, Partner und Projektaufgaben im Bereich Projektmanagement. vtiger CRM ist durch seine ansprechende intuitive Oberfläche einfach zu bedienen und ermöglicht eine gute Office Integration. Das CRM-System steht als Open Software Lizenz zur Verfügung.

SugarCRM ist eines der populärsten CRM-Systeme. Doch in der Community Edition sugarCRM CE, welche als Open Source Software zur Verfügung steht sind je nach Einsatzbereich teilweise grundlegende Funktionen wie beispielsweise das Angebots und Rechnungswesen, Worklfows, Kundenportal und Vertragswesen nicht mit an Board. Zudem wird die SugraCRM CE Edition ab 2014 nicht mehr weiterentwickelt, so dass dies aus unserer Sicht keine langfristige Lösung sein kann. Doch sugarCRM bietet natürlich auch kommerziellen Versionen wie an, wie Sugar Professional, Sugar Corporate, Sugar Enterprise und Sugar Ultimate. Diese Versionen bieten eine große Funktionsvielfalt im Marketing Vertrieb und Support. SugarCRM ist sehr gut skalierbar und bietet einfache Möglichkeiten der Anpassung des Layouts die auch ohne Programmierkenntnisse umgesetzt werden können. Allerdings werden bei den kommerziellen Open Source Versionen die Lizenzgebühren jährlich fällig.

Das CRM System XRMS ist äußerst schlank und setzt auf die Basis-Funktionen von CRM-Systemen wie Marketing, Vertrieb und Support. Das System ist durch die durchdachte Datenbankstruktur einfach erweiterbar, um beispielsweise Daten aus ERP-Systemen direkt beim Kunden im CRM anzuzeigen. Die Rechteverwaltung ist objektbasiert und kann feingranular konfiguriert werden. Die aktuelle Version von XRMS auf Sourceforge ist jedoch bereits in die Jahre gekommen wie auch die Bedienungsoberfläche. Daher würden wir auch an dieser Stelle von einem Einsatz der Software absehen. Das CRM-System XRMS steht unter einer Open Source Lizenz und ist ohne Lizenzkosten verfügbar.

Weiterführende Informationen zu den CRM-Software Lösungen

Technische Voraussetzungen

Voraussetzungen für den Einsatz von
Open Source CRM-Systemen

Die hier vorgestellten CRM-Systeme sind webbasiert und lassen sich über einen Browser komfortabel bedienen. Alle Systeme basieren auf der Programmiersprache PHP. Das heißt, sie lassen sich unter anderem auf dem weit verbreiteten LAMP-Stack (Linux, Apache, MySQL, PHP) installieren. Eine zusammenfassende Darstellung der Anforderungen der hier dargestellten CRM Software-Lösungen vermittel die Abbildung Voraussetzung für Open Source CRM Systeme.

1CRM vtiger CRM SugarCRM XRMS CRM
Kompatible Betriebssysteme Linux Linux, Windows® Linux, Windows® Linux, Windows®
Empfohlene Webserver Apache, IIS Apache Apache, IIS Apache, IIS
Datenbanken MySQL MySQL PostgreSQL MySQL ADOdb, MSSQL, MySQL
Skriptsprachen PHP, JavaScript JavaScript, PHP, Visual Basic PHP PHP
Lizenzen SPL SPL GNU GPL

 

Copyright und Warenzeichen

Der Vergleich der CRM-Softwarelösungen wurde mit der größtmöglichen Sorgfalt erarbeitet und zusammengestellt. Dennoch können Fehler nicht ausgeschlossen werden. Die Verfasser weisen ausdrücklich darauf hin, dass weder eine Garantie noch die juristische Verantwortung oder Haftung für Folgen aufgrund fehlerhafter Angaben übernommen werden. Die Verfasser sind gegenüber Fehlermitteilungen und Verbesserungsvorschlägen aufgeschlossen.

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