Sugarcrm

Look and Feel

In SugarCRM ist die klassische Anordnung von Navigation und Content leicht erfassbar. Verschiedene Tabellen werden deutlich durch hellgraue Flächen voneinander abgegrenzt. Navigation und Suchleiste sind minimalistisch gehalten. Die grauweiße SugarCRM-Oberfläche wirkt seriös, technisch und somit professionell. Sie wird durch Farbakzente in den Icons und Überschriften aufgelockert.

Die Oberfläche vermittelt einen ruhigen Eindruck. Die Begrifflichkeiten der SugarCRM-Oberfläche sind klar gewählt. Die Tabellen sind nach Belieben anzuordnen und bieten somit einen hohen Grad an Individualisierbarkeit. Texte und Schriften sind stets kontrastreich und somit gut leserlich.

Die Oberfläche der Community Edition gilt mittlerweile als veraltet. Verbesserungen am Design und an der UX werden seit 2018 nicht mehr in die Open-Source-Edition zurückgespielt.

Mobiler Zugriff

Mit der SugarCRM App kann einfach auf folgende Module wie Kontakte, Accounts, Leads, Aktivitäten und benutzerdefinierte Module von SugarCRM zugegriffen werden. Pro Modul können für die mobile Ansicht auch die Felder und Layouts definiert werden. Leider funktioniert die CRM App nicht mit der Community Edition von SugarCRM.

Kundenverwaltung

Firmen lassen sich in SugarCRM unter dem gleichnamigen Menüpunkt anlegen. Nach dem Anlegen lassen sich verschiedenste Informationen mit der Firma verknüpfen, wie z.B. Kontakte, Aktivitäten, Leads etc.. In SugarCRM lassen sich Kontakte nur mit einer Firma verknüpfen. Abteilungen können zwar angegeben werden, es lässt sich jedoch keine Suche danach durchführen.

Kontaktverwaltung

SugarCRM bietet eine unkomplizierte und komfortable Kontakterstellung. Die Zuordnung von Ansprechpartnern zu Firmen ist sehr flexibel und ermöglicht eine einfache, schnelle und stets aktualisierbare Verknüpfung über eine Suchfunktion innerhalb der Kontakte. SugarCRM zeigt eine Übersicht mit den Kerndaten der Firma und darunter spezifischere Informationen wie Kontaktpersonen, Firmenaktivitäten oder Leads. Eine themenspezifische Gliederung über Reiter ermöglicht einen schnellen Zugriff auf die gewünschten Informationen.

Beziehungsmanagement

Eine Abbildung von Firmenbeziehungen ist in SugarCRM nicht möglich. Sie lassen sich jedoch beispielsweise innerhalb eines Projektes anlegen.

Servicefallverwaltung und Servicefallverfolgung

In SugarCRM lässt sich ein Supportvorgang anlegen. Zusätzlich gibt es die sogenannte Fehlerverfolgung, deren Zweck es ist, (System-)Fehler zu melden oder (Service-)Anfragen zu bearbeiten. In der Fehlerverfolgung wird auch eine Schnelleingabemaske im Sideboard angeboten. An einen Supportvorgang lassen sich Aktionen anhängen. Supportvorgang und Fehlerverfolgung interagieren auf Firmen- und Systemebene.

Aktivitäten

In SugarCRM lassen sich Aktivitäten direkt unter den Detailinformationen von Kontakten und Firmen erstellen. Unterschieden wird hierbei zwischen Termin, Aufgabe, Meeting, Anruf und E-Mail. Eine Aktivität die einem bestimmten Kontakt zugeordnet wurde, wird automatisch in der Detailseite der entsprechend Firma aufgelistet. Die Kontakthistorie wird nach Typen gegliedert. Außerdem kann eine Erinnerung an die Aktivität gehängt werden. Diese erscheint dann in Form eines Pop-Ups.

In SugarCRM lassen sich Termine anlegen. Diese können global in das CRM-System eingetragen werden und daraufhin einer Firma, Projekt, Chance etc. komfortabel zugewiesen oder direkt bei einer Firma angelegt werden. Die Termine können wahlweise in einem Kalender, Gruppenkalender oder tabellarisch angezeigt werden. Über die Shortcuts lassen sich in Sekunden neue Termine eintragen.

Kommunikationsverlauf

SugarCRM bietet übersichtliche Historien zu den einzelnen Firmen und Vorgängen an, die hier zusätzlich noch über Reiter bequem kategorisiert werden können. Die Historie beinhaltet z.B. Termine, Mails, Anrufe, Meetings und Notizen.

E-Mails

SugarCRM bietet einen integrierten Mail-Client und stellt darüber hinaus ebenfalls kostenpflichtige Plug-Ins bereit um E-Mails aus Outlook® und Thunderbird heraus zu verwalten. Kontakte können synchronisiert werden.

Telefonate (CTI)

SugarCRM kann mit dem kostenpflichtigen Pacta CRM Phone Connector das Tracking von ein- und ausgehenden Anrufen übernehmen. Die TK-Anlage wird so mit SugarCRM verbunden und unterstützt den Anwender bei der Telefonbedienung.

Notizen

Bei SugarCRM können Notizen direkt erstellt, flexibel zugeordnet und die wesentlichen Eingabefelder durchsucht werden. Dateien können bei SugarCRM ebenfalls hochgeladen werden.

Das Kollaborations- und Projektmanagement gliedern sich in SugarCRM in folgende Module und Funktionen:

• Projektmanagement
• Projektaufgaben
• Dokumentenmanagement

Projektmanagement

Bei SugarCRM lassen sich in der Übersicht alle Projekte direkt bearbeiten oder neue Projekte erstellen. Auch hier kann über eine Standard- und eine erweiterte Suche gezielt nach Projekten gesucht werden. Die Sortierung und Zusammenstellung der tabellarischen Liste kann individuell vorgenommen werden. Beim Bearbeiten von Projekten können ausstehende Aufgaben, Kontakte und Fehlermeldungen angelegt und definiert werden. Projektteilnehmer können beliebig aus Kunden und Benutzern ausgewählt werden. Der Projektverlauf wird direkt über die Historie abgebildet.

Projektaufgaben

Projekte lassen sich in SugarCRM in Projektaufgaben unterteilen. Es können Prioritäten, Start- und Enddatum, Auslastung, Fortschritt, Status, Zuweisungen, Positionen und Meilensteine vergeben werden. Projektaufgaben können durch das Anlegen von Aktivitäten bis ins Detail geplant und gegliedert werden. Verantwortlichkeiten können Mitarbeitern zugewiesen werden.

Dokumentenmanagement

In SugarCRM lassen sich unter anderem auch benutzerdefinierte Felder integrieren, an die ein Dateiupload angehängt werden kann. So ist es prinzipiell möglich, jeden Eintrag mit einer Datei zu verknüpfen.

Analyse und das Reporting gliedert sich in SugarCRM in folgende Module und Funktionen:

• Diagramme
• Reporting

Diagramme und Reporting

SugarCRM Community Edition bietet keine Umsatzprognose an sich, jedoch können Pipelines und Tortengrafiken gemeinsam mit Chancen als Umsatzprognose genutzt werden. Ein Modul für Berichte ist in der Professional und Enterprise Version von SugarCRM vorhanden. Das SugarCRM Dashboard bietet übersichtliche Grafiken in Form von Balken- und Kuchendiagrammen. Durch integrierte Drill-Down Funktionen kann direkt über die Diagramme auf die entsprechenden Chancen zugegriffen werden. Dabei können die Diagramme per Drag’n’Drop frei positioniert werden.

Erweiterungen für SugarCRM Community Edition:

• Office und Outlook Integration

Office und Outlook Integration

SugarCRM bietet ein Plug-In für MS Word®. Dieses ist jedoch kostenpflichtig. SugarCRM verbindet Microsoft Outlook® mit wichtigen CRM-Daten, um zu gewährleisten, dass Informationen in der ganzen Firma koordiniert und weitergegeben werden können. Mit geringem Aufwand können Nutzer Outlook®-E-Mails, Kontakte und Kalenderinformationen in verschiedene Sugar Module wie z.B. Firmen, Chancen, Leads, Projekte, Vorgänge, Kontakte und mehr einfügen. Auch dieses Plug-In ist kostenpflichtig.

SugarCRM Softwareinstallation und Basiskonfiguration von Regionalen Einstellungen:

• Softwareinstallation
• Benutzerdefinierte Felder
• Programmierung
• Rechteverwaltung
• Personalisierung Benutzeroberfläche
• Regionale Einstellungen
• Import und Export
• Dublettencheck

Softwareinstallation

Für SugarCRM stehen Installationspakete inklusive Web- und Datenbankserver für Windows®, Linux, OSX und Solaris zur Verfügung. Außerdem kann man bei einem bestehenden Server auch auf die Source-Version der Community-Edition zurückgreifen, wobei einen der Installationsassistent im Browser durch die erforderlichen Schritte führt, um eine lauffähige SugarCRM-Installation zu erhalten.

Für die Installationen von Erweiterungen oder Plugins stellt die SugarCRM Administrationsoberfläche ein Modul zur Installation und Konfiguration von Erweiterungen bereit. Diese werden einfach hochgeladen und anschließend aktiviert. Dadurch gibt es kaum Einschränkungen in der Flexibilität. Ebenso können selbst erstellte Erweiterungen über diese Schnittstelle automatisch in das entsprechende Format exportiert werden, um sie bequem über mehrere Installationen zu verteilen.

Benutzerdefinierte Felder

In SugarCRM lassen sich im Administrationsbereich komfortabel über Sugar Studio und den Modulebuilder benutzerdefinierte Zusatzfelder an die Module anhängen oder gar ganz neue Module erstellen. Die so erstellten Felder oder Module integrieren sich nahtlos in das SugarCRM-System.

Programmierung

SugarCRM bietet eine einfache Erweiterbarkeit und Anpassbarkeit des CRM-Systems an. Über den Modulebuilder lassen sich eigene Module an alle CRM-Objekte anhängen. Der erzeugte PHP-Code eignet sich auch als Basis für die Entwicklung weiterer Module.

Rechteverwaltung

Auch in SugarCRM lassen sich Rollen vergeben. Neue Nutzer können angelegt und verschiedenen Rollen zugeordnet werden. Jeder Rolle können Zugangs-, Lösch-, Schreib-, Import-, Export-, Listen-, Massenaktualisierungs- und Leserechte zugewiesen und speziell für jeden Punkt des Menüs eingestellt werden.

Personalisierung Benutzeroberfläche

Bei SugarCRM lassen sich Diagramme und Schaubilder auf der Startseite beliebig per Drag’n’Drop anordnen. SugarCRM bietet ebenfalls eine Auswahl an Skins, die von schlicht und übersichtlich bis hin zu exotisch, abenteuerlich und extravagant reichen.

Es lässt sich zudem über die Administrationsfläche unter „Tabs konfigurieren“ die Hauptnavigation beliebig verändern, indem man die verschiedenen Reiter ein- und ausblenden oder umbenennen kann. Über Sugar Studio lassen sich per Drag’n’Drop nahezu alle Oberflächen, z.B. Feldnamen und Listen an eigene Bedürfnisse anpassen.

Regionale Einstellungen

SugarCRM bietet eine recht einfache und komfortable Möglichkeit Sprachpakete zu installieren. Nach dem Download der ZIP-Datei auf der SugarCRM-Website kann das File in der Administration unter „Module-Loader“ hochgeladen werden. Ein Klick auf Installieren erledigt den Rest – einfacher ist die Installation eines Sprachpaketes kaum durchzuführen. 

Das Datumsformat kann in den Systemeinstellungen ausgewählt werden. Neun Voreinstellungen stehen dabei zur Verfügung. Auch in den persönlichen Benutzereinstellungen kann eine individuelle Umstellung des Datumsformates vorgenommen werden. Die Zeitzone ist ebenfalls unter den persönlichen Benutzereinstellungen zu finden.

Import und Export

In SugarCRM lassen sich Aktivitäten, Kontakte, Kampagnen, Leads und Chancen importieren. Der Import aus CSV-Dateien wird empfohlen, jedoch akzeptiert das Programm auch andere Dateiformate, solange der Delimiter erkannt werden kann. Außerdem lassen sich vCards importieren um Kontakte anzulegen.

Aus SugarCRM können Aktivitäten, Dokumente, Kontakte, Firmen, Kampagnen, Leads, Chancen, Projekte und Supportanfragen als CSV-Dateien exportieren werden.

Dublettencheck

SugarCRM findet direkt beim Importieren von Kontakten Dubletten und eliminiert diese bei Bedarf umgehend. Beim Erstellen eines Duplikates kontrolliert SugarCRM beim Abspeichern die Einträge und macht auf das Duplikat aufmerksam. SugarCRM findet auch bereits bestehende Duplikate und bietet damit verbunden die komfortable Möglichkeit, Dubletten zusammenzuführen.