Verbandssoftware
Verband digitalisieren:
Alles in einem System
Erhalten Sie mehr Weitblick über Ihren Verband, indem Sie Mitglieder, Beiträge, Veranstaltungen und Gremien in nur einem System verwalten. Führen Sie so Ihren Verband mit der Verbandssoftware in die digitale Zukunft.
- Informationen zentralisieren und Verbandsprozesse optimieren
- Manuellen Aufwand reduzieren und Zeit sparen
- Sicher und DSGVO-konform verwalten
„Single Point of Truth“ – Alles in einem System
Ein gutes digitales Verbandsmanagement vereint alle wichtigen Verbandsprozesse in einem System: Mitgliederverwaltung, Beitragsabrechnung, Spendenverwaltung, Seminare und Fortbildungen, Gremienverwaltung.
Alle wichtigen Informationen werden an einer Stelle gesammelt, damit Sie mehr Übersicht gewinnen und effizienter arbeiten können. Die zentrale Datenbasis ermöglicht komfortable Abläufe und Automatisierungen. Verbände können sich wieder auf das Wesentliche konzentrieren: Die Vertretung der Interessen ihrer Mitglieder.
Ziele Verbandssoftware
So überblicken Sie Ihre Mitgliederverwaltung
Konzentrieren Sie sich auf die schönen Aufgaben der Verbandsarbeit und den persönlichen Kontakt mit Ihren Mitgliedern, indem Sie auf Copy & Paste verzichten und die administrativen Abläufe im Verband vereinfachen.
Zentrale Mitgliederakte mit Self-Service
Alle wichtigen Informationen zu Mitgliedern sofort zur Hand – Historie, Funktion und Zugehörigkeit überregional überblicken und die Verbandsstruktur abbilden. Über den Self-Service halten Mitglieder ihre Daten selbst aktuell.
Moderne Verbandswebsite
Mit neuer Website für einen professionellen Außenauftritt und nahtlose Prozesse sorgen – Direkt an die Verbandssoftware angebunden, auf WordPress-Basis umgesetzt und flexibel an Ihr Verbanddesign angepasst.
Automatisierte Beitragsabrechnung
Mit der Verbandssoftware einfach und automatisiert Mitgliedsbeiträge abrechnen – sowie Spendenbescheinigungen ausstellen und verwalten.
Einfaches Veranstaltungsmanagement
Kurze oder mehrtägige Fortbildungen, Lehrgänge und Seminare einfach und schnell organisieren und Teilnehmer verwalten.
Sie möchten mehr erfahren?
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%zahlen, die für sich sprechen
Wir erleben Zeitersparnis von bis 50% – je nach Prozess.
Dr. Réne Streber
Digitalisierung, DVGS
Was beim Deutschen Verband für Gesundheitssport und Sporttherapie e.V. (DVGS) zuvor über mehrere Systeme organisiert wurde, vereint heute nur ein System. Dadurch erreichte der Verband je nach Prozess eine Zeitersparnis von bis 50%. Gleichzeitig sind manche Prozesse komplett weggefallen durch die vollständige Ersetzung mit einer digitaler Lösung.
Mitgliederverwaltung
Alle Mitgliedsinformationen auf einen Blick
Die Mitgliederverwaltung ist das Herzstück der Verbandssoftware. Erfassen, verwalten und überblicken Sie alle Informationen wie Adresse und Kontaktdaten, Qualifikation, Status oder auch Vorgänge wie die E-Mail-Kommunikation und Rechnungen lassen sich gesammelt an einer Stelle.
- Stammdaten personalisiert festlegen
- Mit Mitgliederhistorie Überblick verschaffen
- Vorgänge in der Mitgliederakte verfolgen
- Firmen- und Einzelmitgliedschaften pflegen
- Mitgliedsqualifikationen hinterlegen und passende Lehrgänge anzeigen
- Mithilfe von Rollen und Rechten Zugriff einschränken
- Mitglieder an E-Mail-Verteiler zuweisen und Serienbriefe versenden
Mitgliedskonto
Self-Service-Bereich für Verbandsmitglieder
Die Daten jedes einzelnen Mitglieds aktuell zu halten, ist gar nicht so einfach. Mithilfe des Self-Service-Bereichs können Mitglieder ihre Daten selbst verwalten. So erfahren Sie eine spürbare Entlastung und Mitglieder die Kontrolle über ihr eigenes Konto.
So können Mitglieder:
- ihren Mitgliederantrag online automatisch digital erstellen
- ihre Adressen und Bankdaten selbst aktualisieren
- aktuelle Qualifikationen im Portal einsehen
- Veranstaltungen online buchen und stornieren
- im Downloadbereich interessantes Informationsmaterial herunterladen
Verbandswebsite
Moderne Website angebunden an Verbandssoftware
Machen Sie Ihren Verband sichtbar und präsentieren ihn im besten Licht – durch eine neue Verbandswebsite in frischem Webdesign. Angebunden an die Verbandssoftware sorgt die Website zudem für nahtlose Prozesse.
- Template auf WordPress-Basis
- Flexible Anpassung an Verbandsdesign
- Anbindung an Verbandssoftware, Online-Shop, Veranstaltungsanmeldung, etc.
- Optimale Sichtbarkeit in den Suchmaschinen und der KI
Finanzverwaltung
Mitgliedsbeiträge und Spenden bequem verwalten
Bei vielen Verbänden bedeutet die Abrechnung der Mitgliedsbeiträge ein großer manueller Aufwand. Gestalten Sie diese einfacher und automatisiert mit der Verbandssoftware.
- Mitgliedsbeiträge jährlich oder unterjährig abrechnen
- Überblick über offene Rechnungen behalten
- SEPA-Lastschriftmandate hinterlegen
- rechtskonforme Spendenbescheinigung versenden
- Online-Spenden einsammeln, verwalten und weiterverarbeiten (Auf Anfrage)
- Buchungen sowie einzelne Buchungssätze im standardisierten DATEV-Format exportieren
Seminarverwaltung
Fortbildungen, Lehrgänge, Seminare organisieren
Sie veranstalten regelmäßig Fortbildungen und Versammlungen? Das Veranstaltungsmanagement stellt sich oft als mühsame Organisationsaufgabe heraus. Planen Sie mit der Verbandssoftware auch Veranstaltungen ganz einfach und behalten Sie stets den Überblick über Teilnehmer und Referenten.
- Mit dem Teilnehmermanagement alle Teilnehmer überblicken und verwalten
- Referenten und Ressourcen managen
- E-Mailings und Serienbriefe an Teilnehmer automatisch befüllen
- komfortabel Teilnahmezertifikate erstellen
- unterschiedliche Ticketpreise für verschiedene Zielgruppen, Angebote oder Rabatte erstellen
- Veranstaltungen in mehrere Sessions mit verschiedenen Time-Slots unterteilen
Gremienverwaltung
Mehr Überblick über Verbandsstrukturen
Welche Mitglieder gehören welchem Landes-, Regional- und Kreisverband an? Um gezielt Informationen an Personen mit der entsprechenden Funktion zu verteilen, benötigen Sie den Überblick – Den erhalten Sie mit der Verbandssoftware.
So können Mitglieder:
- Verbandsstruktur abbilden
- Funktion und Bestelldauer des Funktionsträgers in der Mitgliederakte erfassen
- E-Mails versenden an automatische Zielgruppenlisten
- Kontakte nach deren Funktionen oder Vereinszugehörigkeit filtern
- Zu Gremiensitzungen einladen automatische Erinnerungsmails versenden
- Listen und Auswertungen per Klick erstellen
Testimonials
Das sagen unsere Kunden
Alle unsere Wünsche wurden erfüllt und die Erwartungen übertroffen. Mit visual4 haben wir einen verlässlichen und flexiblen Partner.
Wir konnten Datensilos aufbrechen und zahlreiche Prozesse in eine zentrale Plattform integrieren.
Die Zeit, die für Mitgliedsrechnungen und Ausweisaktualisierungen benötigt wird, hat sich um 3/4 reduziert.
Vorteile der VerBandssoftware
Digital vorankommen mit visual4
Als Digitalagentur mit Verbandserfahrung beraten wir Sie auf Augenhöhe und begleiten Sie in allen Bereichen rund um die Digitalisierung Ihres Verbandes und darüber hinaus.
All-in-one Verbandssoftware
Mit der Verbandssoftware werden Daten zu Mitgliedern, Gremien, Veranstaltungen, E-Mail-Verläufen und Buchungen in einem System zusammengeführt, verknüpft – die Informationen sind nun zentral verfügbar. Das modulare System ist skalierbar, schnell einsatzbereit und lässt sich individuell an die Anforderungen Ihres Verbands anpassen.
Cloud oder On-Premises
Je nach Anforderungen Ihres Verbands übernehmen wir das Hosting der Verbandssoftware in unserer zertifizierten Cloud oder integrieren sie in Ihre bestehende IT-Infrastruktur. Alternativ besteht die Möglichkeit zum Erwerb einer Lizenz mit einmaliger Lizenzgebühr pro Benutzer.
Customizing
Über die Administrationsoberfläche können Sie flexibel intuitiv und schnell Anpassungen vornehmen – ganz ohne Programmierkenntnisse. Darüber hinaus konfigurieren wir die Verbandssoftware gemeinsam mit Ihnen so, dass sie optimal zu Ihren individuellen Prozessen passt.
Sicher & DSGVO-konform
Die Verbandssoftware bringt sämtliche technischen Voraussetzungen für einen DSGVO-konformen Einsatz mit. Wie all unsere Lösungen erfüllt sie aktuelle Sicherheitsstandards und ist für einen sicheren, rechtskonformen Betrieb ausgelegt. Sie wird ausschließlich in unserem Rechenzentrum in Deutschland betrieben.
Ganzheitliche Unterstützung
Wir begleiten Sie über den gesamten Prozess hinweg – von der gemeinsamen Anforderungsdefinition über die Implementierung bis hin zur Schulung. Unser erfahrenes Team stellt sicher, dass die Verbandssoftware optimal zu Ihren Abläufen passt.
Faire Preis-Leistung
Unser Ziel ist es, Ihrem Verband eine kosteneffiziente Lösung anzubieten. Durch eine sorgfältige Abwägung von Leistung und Kosten stellen wir sicher, dass Sie ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis erhalten.
Tools für Ihre Verbandssoftware
Systeme und Integrationen für Ihren Verband
Funktionen
Verbandssoftware
Alle wichtigen Informationen in einer Software: Die zentrale Datenbasis ermöglicht effiziente Abläufe und Automatisierungen. So gewinnen Verbände Zeit für das Wesentliche: die Interessenvertretung ihrer Mitglieder.
Mitglieder- und Partnerverwaltung
Veranstaltungs-Management
Zertifikats-Management
Integriertes E-Mailing
Beitrags- und Spendenverwaltung
Online-Mitgliederantrag
Eigene Stammdatenverwaltung
Servicefall-Management
Referenzen VerbandsSoftware
Kundenwelten
Jedes neue Projekt stellt einen Einblick in eine einzigartige Kundenwelt dar.
Digitale Mitgliederverwaltung erleichtert die Verbandsarbeit
Digitalisierung von Prozessen mit Verbandssoftware
Eventmanagement mit Kampagnen-Website
Corporate Design und Webdesign: Markenidentität für Verband
Sie möchten mehr erfahren?
Fahrplan für das Customizing Ihrer Verbands-Software
Die Verbandssoftware vereint alle wichtigen Verbandsprozesse in einem System: Mitglieder-, Spenden-, Veranstaltungs- und Gremienverwaltung.
1. Beratung und Analyse
Die Einführung einer neuen Verbandssoftware oder Ablösung eines bestehenden Systems bedeuten häufig weitreichende Veränderungen für Ihren Verband und die Menschen, die in bestehenden Prozessen arbeiten.
Gemeinsam besprechen wir, wie Sie Ihre Ziele mithilfe der Verbandssoftware erreichen können und welche Faktoren Sie beachten sollten.
2. Anforderungen definieren
Wir bieten verschiedene Workshops zur Definition Ihrer Anforderungen und Prozesse an. Eine bewährte Methode ist das Erstellen von User Stories, um Funktionen möglichst nah an den späteren Nutzenden auszurichten. Zudem unterstützen wir Sie dabei, die bestehenden Prozesse zu prüfen und mithilfe der neuen Funktionalitäten und ggf. Schnittstellen zu vereinfachen.
3. Konzeption und Planung
Nachdem wir durch die gemeinsame Anforderungsdefinition Klarheit geschaffen haben, planen wir das Customizing und bei Bedarf die Schnittstellenentwicklung. Wir nutzen dabei ein Kombination aus agilem und klassischem Projektmanagement. Auf diese Weise erhalten Sie einen klaren Zeitplan und wissen im Voraus, was preislich auf Sie zukommen wird. Durch den agilen Anteil sind wir gleichzeitig in der Lage, auf Änderungen während der Umsetzung flexibel zu reagieren.
4. Umsetzung
Die Umsetzung erfolgt in Zusammenarbeit mit Ihnen, da wir einen großen Wert darauf legen, die späteren Nutzenden des Systems frühzeitig miteinzubeziehen und zu enablen. Viele Anpassungen wie das Anlegen von benutzerdefinierten Feldern lassen sich sehr komfortabel durch einen IT-affinen Mitarbeitenden durchführen. Komplexere Aufgaben und Programmierung übernehmen selbstverständlich wir.
Ihre Zusammenarbeit ist auch beim Testen von Features gefragt. Nachdem neue Funktionen unsere internen Tests bestanden haben, geben wir diese an Sie frei, damit Sie prüfen können, ob die Umsetzung Ihren Vorstellungen entspricht und alle Ihre Use Cases abdeckt.
5. Onboarding
Sobald die Umsetzung auf einem Stand ist, dass Daten importiert und gepflegt werden können, übergeben wir das System an Sie und Ihr Team. Ihre Key-User erhalten eine Schulung und wir unterstützen bei Fragen, während die Key-User mit dem System arbeiten und ggf. Daten importieren. Bei komplexeren Datenstrukturen unterstützen wir bei der Datenaufbereitung und dem Import.
6. Support
Wir bieten verschiedene Service-Level für den kontinuierlichen Support an. Zusätzlich können Sie auf eine umfangreiche Dokumentation des Systems sowie regelmäßige Webinare zurückgreifen.
Team
Jetzt beraten lassen
Sie haben Fragen zur Veranstaltungssoftware? Wir beraten Sie gerne!
Nathalie Wich
Christoph Plessner
Digital Architect
Managing Director
Philip Glaser
Weitere Lösungen anbinden
Die gesamte Mitglieder-Journey digital abbilden
Auf der Website informieren, einen Mitgliederantrag stellen, im Mitgliederportal online Lehrgänge buchen und das Zertifikat herunterladen. Komfortabel und nutzerfreundlich. Das ist, was Menschen begeistert. Eine vernetzte digitale Landschaft unterstützt auf jedem Schritt der Journey ihres Verbandsmitglieds.
Lösung
Website Relaunch
Lösung
Website Relaunch
Lösung
Webshop
Lösung
Webshop
Lösung
Marketing Automation
Lösung
Marketing Automation
Lösung
Self-Service-Portal
Lösung
Self-Service-Portal
Bekannt aus
Fachberatung zur Verbandssoftware
Digitales Veranstaltungsmanagement im Überblick
Self-Service-Portale: Automatisieren Sie Ihren Kundenservice!
Mehr Überblick über die eigenen Kunden gewinnen
Zertifikate
