Interview mit Katrin Taepke

Liebe Frau Taepke,

Sie setzen sich dafür ein, dass Veranstalter sich digital besser aufstellen. Welches Tool hat Sie zum ersten Mal richtig begeistert? Wie kam es dazu?

Lassen Sie es mich so beantworten: Ich habe bei einer Agentur bereits vor vielen Jahren die Vorzüge des digitalen Teilnehmermanagements kennengelernt und war dann umso erstaunter, dass beim nächsten Arbeitgeber solch ein Tool noch nicht im Einsatz war.

Daraufhin machte ich mich auf die Suche nach dem passenden Anbieter für diese Aufgabe und fand dabei im Netz sehr viele Anbieter und zugleich keinen Ratgeber – weder in Fachzeitschriften noch bei Verbänden.

Nachdem mir die Recherche und die Einführung einer solchen Software schließlich gelungen war, fing ich an, dieses Wissen zu teilen. Irgendwann schrieb ich Blogbeiträge auf anderen Portalen, bis ich zu der Überzeugung kam, dafür brauche ich eine eigene Seite. Eine, auf der ich schreiben kann, was ich möchte – unabhängig von Anbietern, Sponsoren und ähnlichen Zwängen.

Die Eventbranche hat extrem viele Facetten von Konzerten, Theater bis hin zur Weiterbildung. In welchen Bereichen der Eventbranche ist der Einsatz von digitalen Tools am weitesten fortgeschritten?

Ich glaube, es gibt Vorreiter in allen Facetten. Bei Konzerten und auch im Theater kann ich als Besucher schon seit vielen Jahren mein Ticket online kaufen und dabei gleich den Platz auswählen. Letzteres werden wir vielleicht bald auch als Standard auf Kongressen oder Messen sehen; schon allein wegen der Abstandswahrung.

Wenn ich mir das wohl verbreitetste digitale Tool ansehe, dann ist das aus meiner Sicht ein Teilnehmermanagement-Tool. Das ist eine Kernaufgabe im Eventmanagement, die gerade bei hohen Teilnehmerzahlen schnell zu eingesparten Ressourcen und geschonten Nerven führt.

Was ich mir am meisten noch wünsche: Marketing Automation. Viel zu oft müssen Eventmanager noch viele Datenquellen parallel managen. Mit Effizienz hat das wenig zu tun und aus User-Sicht lassen wir da noch viel Potenzial liegen. Wie schön wäre es, wenn ich wirklich individualisierte Event-Werbung erhielte? So wie es meine Online-Apotheke schon seit Jahren in ihren Newslettern vormacht.

Was sind die häufigsten „Copy & Paste“-Aufgaben bei der Eventorganisation, die sich durch eine Event-Software gut lösen lassen?

Zum einen ist es das Teilnehmermanagement und zum anderen sind es immer wieder ähnlich ablaufende Prozesse. Letztere erledigen viele von uns immer noch in Excel, denn da gelingt Copy & Paste auch sehr gut.

Allerdings gibt es heutzutage deutlich bessere Projektmanagement-Tools, die beispielsweise den Austausch von Wissen und die Verwaltung von Informationen besser lösen als die unzähligen E-Mails, die Eventmanager an noch größere E-Mail-Verteiler verschicken. Gern auch mit den Excel-Tabellen mit Namen wie “Liste_final”, “Liste_final_2”, und so weiter.

Wenn digitale Event-Tools eine große Erleichterung darstellen, warum sind viele Eventorganisatoren noch zögerlich? Sind die Tools einfach zu teuer?

Die Kosten für solch ein Tool sind nur ein Aspekt. Wenn ich mir überlege, wie viel Zeit wir damit einsparen können, rechnen sich diese schnell. Gründe gegen ein Event-Tool gibt es zahlreiche:

• Der Eventmanager möchte sich nicht umstellen müssen,
• die Recherche ist aufwändig,
• der Chef ist dagegen,
• das Team muss ins Boot geholt werden,
• der Personaler/der Controller oder der Chef fragt sich, was dann der Eventmanager mit der eingesparten Zeit macht,
• das Set-Up braucht auch Zeit und Nerven
• und die beliebte und ausführliche Excel-Vorlage aus dem Vorjahr liegt schon auf dem Server.

Was ist es, was Veranstalter bei den digitalen Tools aufregt? Gibt es etwas, das einfach nervt und niemand so richtig gut umsetzt?

Schnittstellen und Integration von Daten  – das ist oftmals nicht gut gelöst. Natürlich bieten viele Tools Schnittstellen an, allerdings läuft deshalb der Datenaustausch noch lange nicht. Dieser muss erstmal konfiguriert werden. Eventmanager haben darüber häufig zu wenig Wissen und können intern auf zu wenig IT-Ressourcen zugreifen. Haben also oft niemanden, den sie einmal dazu befragen können.

Die Konkurrenz zur Schnittstelle eines Tools ist übrigens nicht ein anderes Tool sondern der günstige Praktikant, der die Daten dann manuell abtippen muss. Das ist etwas, was IT-Anbietern oftmals nicht bewusst ist. Darüber hinaus werben sie gern mit Begriffen wie “REST-API”, “Anbindung an Zapier” und Co. Doch den meisten Eventmanagern sagt das erst einmal gar nichts.

Inwieweit ist das Thema CRM bei Eventorganisatoren verbreitet?

Oftmals gibt es eine CRM-Datenbank im Unternehmen und es gibt ein zweites Tool für das Teilnehmermanagement und manchmal noch ein drittes für das E-Mail-Marketing. Damit wären wir wieder bei der eben beschriebenen Herausforderung: Schnittstellen und Datenabgleich.

Mit anderen Worten: Hier gibt es noch viel Nachholbedarf und viel Potenzial.

Ab wann lohnt es sich für Veranstalter in eine CRM-Software zu investieren? Welche besonderen Anforderungen haben Veranstalter?

Eine CRM-Software braucht meiner Meinung jedes Unternehmen. Wie umfangreich die Lösung sein sollte, hängt unter anderem von der Anzahl der verwalteten Kontakte und von den gemanagten Prozessen ab. Veranstalter wollen – so meine Meinung – gern das CRM und das Teilnehmermanagement in einer Hand haben. Am besten natürlich im eigenen Hause.

Die Kosten für die unterschiedlichen Lösungen gehen weit auseinander. Gibt es aus Ihrer Sicht eine Schmerzgrenze, die nicht überschritten werden sollte oder orientiert sich diese am Mehrwert der Lösung?

Das hängt sehr von den Umsätzen und den Gewinnen ab, die ein Unternehmen oder ein Eventveranstalter mit den Events erzielen kann. Der Preis sollte sich natürlich auch am Mehrwert orientieren bzw. eben an den Kosten, die für die alternative Lösung entstehen.

Sie bilden sich selbst über viele verschiedene Veranstaltungen wie Barcamps weiter. Welchen Stellenwert haben Events in der Berufsbildung und -Weiterbildung? Wird der Besuch von solchen Events von Unternehmen gut genug gefördert, aus Ihrer Sicht?

Ganz ehrlich: Ich nehme dafür schon seit Jahren Urlaub und zahle diese Eventteilnahmen oftmals privat. Mir ist die Weiterbildung so wichtig, dass ich in mich selbst investiere. Damit gehe ich auch Diskussionsrunden mit Arbeitgebern aus dem Wege.

Darüber wie es in anderen Unternehmen läuft, habe ich zu wenig Einblick.

Aufgrund der aktuellen Corona-Krise erleben virtuelle Events einen Aufschwung. Wie sieht Ihrer Meinung nach die Zukunft der Eventbranche aus?

Hybrid wird die Eventbranche sein. Denn zum einen haben wir alle gelernt, dass Home Office und virtuelle Events ja doch funktionieren und zum anderen haben wir aufgrund von Abstands- und Hygienevorschriften gar keine andere Wahl, als einen Teil des Events weiterhin ins Internet zu verlegen. Wie genau der Mix aus online und onsite aussehen wird, weiß ich natürlich auch nicht.

Aktuell gibt es viele Software-Angebote, die versuchen mithilfe von 3D-Modellen und Avataren die reale Messe möglichst getreu abzubilden. Für wie sinnvoll halten Sie dieses Vorgehen? Was würden Sie anders machen?

Es kommt darauf an, was Sie zeigen wollen. Geht es um materielle Dinge wie Maschinen, Industrieanlagen, neue Kongresshäuser und ähnliches, kann es sehr von Vorteil sein, wenn Sie das so detailgetreu wie möglich abbilden. Außerdem merken wir uns 3D-Abbildungen besser als 2D-Fotos oder gar nur Texte, denn unsere reale Welt ist 3D.

Allerdings braucht nicht jedes Event oder jede Messe eine visualisierte Abbildung von Messeständen und Co. Wer Dienstleistungen präsentiert, erreicht wahrscheinlich mit einem TV-ähnlichen Sendeformat mehr Aufmerksamkeit als mit dem 3D-Modell seines Messestandes. Wie so oft im Leben: Es kommt darauf an.

Noch kurz zum Abschluss: Was begeistert Sie an der Eventbranche?

Bis vor Corona hätte ich geantwortet: Dass es einen unumstößlichen Termin gibt, bis zu dem alles fertig sein muss und dass ich das Ergebnis meiner monatelangen Planung dann real sehen kann. Jetzt muss ich mir wohl eine neue Antwort suchen. 😉

Was sind die wichtigsten Erkenntnisse für Sie gewesen, um die Eventorganisation mit mehr Ruhe anzugehen? Welche 3 Tipps würden Sie anderen Veranstaltungsplanern geben?

Tja, da muss ich wieder sagen, vor Corona hätte ich geantwortet “Bisher hat jedes Event wie geplant stattgefunden, also wird es das auch dieses Mal.”

Aber mal ehrlich, was soll schon wirklich schief gehen? Wir operieren nicht am offenen Herzen und es geht nicht um Leben und Tod. Auch wenn wir, unsere Kunden oder Dienstleister manchmal so tun.

Außerdem zitiere ich gern einen guten Freund, der immer sagt: “Wenn’s einfach wäre, könnte es ja jeder.” Will sagen, wir haben auch einen spannenden Job, der wirklich nie langweilig wird – erst recht nicht in diesen Zeiten, in denen auch Chancen liegen.

Vielen Dank Frau Taepke für das aufschlussreiche Interview.