Digitales Eventmangement mit WordPress und CRM

Eventmanagement mit WordPress und CRM

Mit der perfekten Eventlösung
zur perfekten Veranstaltung

Einladungen versenden, Anmeldungen und Absagen automatisch registrieren, Eventinfos bereitstellen und den Eventerfolg analysieren – das digitalisierte Veranstaltungsmanagement erleichtert Organisatoren das Leben und begeistert gleichzeitig Mitarbeiter. Denn das Eventportal beeindruckt nicht nur mit Funktion, sondern auch mit Komfort und ästhetischer Wirkung.

Kunde:HUGO BOSS AG
Branche:Modebranche
Ort:Metzingen

Eventmanagement digitalisieren

Events komfortabel organisieren –
von der Einladung bis zur Erfolgsmessung

HUGO BOSS lädt seine Mitarbeiter zur großen Weihnachtsfeier ein. Die Veranstaltung ist schnell in WordPress erstellt und im nahtlos angebundenen CRM sind sogleich auch die Einladungen versendet. Die Mitarbeiter loggen sich bequem im Veranstaltungsportal ein und werden mit Namen willkommen geheißen. Sie registrieren sich für die Veranstaltung und erhalten automatisch ihr Veranstaltungsticket mit Barcode. Nach der Veranstaltung loggen sie sich wieder ein und schauen sich Bilder und Videos von der Veranstaltung an. Das ist einfach für Mitarbeiter wie auch Eventorganisatoren.

Für Unternehmen mit sehr vielen Mitarbeitern ist die Planung von Firmenevents ein sehr aufwändiges Projekt. Die Organisatoren müssen alle Mitarbeiter einladen, Anmeldungen und Absagen notieren, um dann mit der tatsächlichen Teilnehmerzahl rechnen zu können. Wenn sich Informationen ändern, z. B. zum Veranstaltungsort, sind alle Teilnehmer zu informieren. Und nach dem Event wolllen die Mitarbeiter Bilder und Videos ansehen können. Eine große Hilfe ist da ein durchgängig digitalisiertes Eventmanagement, mit dem Organisatoren Teilnehmer managen, Mitarbeiter informieren und Events nachbereiten können.

Dies erreicht HUGO BOSS mit dem neuen Eventportal:

Self Service für alle Teilnehmer
Einfachere Eventorganisation
Bequeme Eventerstellung, Einladung und Registrierung.
Digitale Eventorganisation
Smart Service für Teilnehmer
Komfortabler Online-Login und Zugang zu Eventinfos, Bildern und Videos.
Eventerfolge gezielt auswerten
Informative Eventanalyse
Mit Filtern und Reportings Teilnahme und Eventerfolg analysieren.

Digitale Eventorganisation

Eventplanung leicht gemacht

Vor dem großen Event sind Mitarbeiter einzuladen und deren Anmeldungen und Absagen zu registrieren. Bei einer vier- oder sogar fünfstelligen Mitarbeiteranzahl ist das bereits ein sehr großer manueller Aufwand. Bei HUGO BOSS geht das jetzt ziemlich bequem und teilweise automatisiert.

Mit dem Eventportal haben die Organisatoren ein Werkzeug an der Hand, das Teilnehmerverwaltung und interne Website nahtlos miteinander verzahnt. Dadurch lassen sich Einladungen an alle Mitarbeiter gleichzeitig versenden, Event-Informationen online bereitstellen und Anmeldungen und Absagen automatisiert registrieren.

Einfache Eventplanung über CRM Software

Events im CRM einfach organisieren und Teilnehmer einladen

 

Komfortable Event-Einladung

Die  Teilnehmerverwaltung enthält alle Mitarbeiter-Informationen. Dort wählen die Organisatoren alle einzuladenen Personen aus und versenden Einladungen mit der integrierten Mailingfunktion. Alle Anmeldungen und Absagen fließen auch hier wieder zurück – ganz automatisch. Die Organisatoren haben daher immer eine Übersicht über die aktuelle Teilnehmerzahl. Ist die Anmeldefrist vorbei, lässt sich dann ganz einfach die Teilnehmerliste, z. B. nach Abteilung, als PDF ausgeben.

  • Mitarbeiter-Informationen pflegen
  • Einladungen versenden
  • Anmeldungen und Absagen überblicken
  • Tickets mit Barcode automatisiert generieren
  • Teilnehmerlisten ausgeben

 

Event-Information online bereitstellen und Teilnehmer selbst anmelden lassen

Die Website präsentiert eingeloggten Mitarbeitern alle Event-Informationen. Sie dient zudem als Smart-Service-Portal, über das sich eingeladene Personen zu Events anmelden – sowie Bilder, Videos oder Downloads von bereits besuchten Events einsehen können. Für die Event-Organisatoren von HUGO BOSS ist es zudem sehr viel bequemer die Eventinfos an zentraler Stelle zu hinterlegen. Denn wenn sich im Laufe der Planung Änderung ergeben sollten, pflegen sie diese Änderungen einfach in die Website ein und alle Mitarbeiter können darauf zugreifen.

  • Komfortable Event-Pflege über WordPress
  • Flexibel anpassbares Anmeldeformular
  • Mitarbeiter-Login mit Willkommensgruß
Erfolgreiches Eventmanagement mit CRM
Eventmanagement
Porträt von<p>Axel Schultz, Projektleiter<br /> HUGO BOSS mit yorix GmbH</p>
So haben wir nun ein Eventportal, welches Leistungsfähigkeit und benutzerfreundliche Bedienbarkeit perfekt verbindet.

Axel Schultz, Projektleiter
HUGO BOSS mit yorix GmbH

„Für die Entwicklung des Veranstaltungsportals war die reibungslose Verbindung einer CRM Datenbank mit WordPress von entscheidender Bedeutung. Mit dem Einsatz von 1CRM und dem Event Manager Pro in WordPress hat visual4 eine Systematik entwickelt, die nicht nur allen Anforderungen gerecht wurde, sondern auch für weitere Ausbaustufen gewappnet ist. So haben wir nun ein Eventportal, welches Leistungsfähigkeit und benutzerfreundliche Bedienbarkeit perfekt verbindet. Vielen Dank für die kreativen Lösungen und die kompetente und freundliche Zusammenarbeit!“

Internes Self-Service-Portal für Mitarbeiter

Mit Smart Service für Events begeistern

Bei großen Firmenevents wie Weihnachtsfeiern oder interessanten Vorträgen wollen Mitarbeiter nicht nur immer auf dem aktuellen Stand sein, sondern sich auch Bilder oder Videos anschauen und sich z. B. Vortragsfolien herunterladen können. Das Eventportal von HUGO BOSS leistet diesen Service, indem Organisatoren dort alle für Teilnehmer interessanten Inhalte bequem hochladen. So sind die Informationen immer an zentraler Stelle und alle Mitarbeiter werden gleichzeitig bedient.

Mit nur einem Login haben Teilnehmer Zugriff auf alle verfügbaren Event-Funktionen und -Informationen

Prozesse im Eventmanagement mit Smart Service Portal optimieren

Informieren. Selbst bedienen. Visuell beeindrucken.

Das Eventportal hat noch einen weiteren Vorteil: Alle bereitgestellten Inhalte zum Event sind visuell hochwertig aufbereitet. Wichtige Informationen wie der Ort sind zum Beispiel über eine praktische Google-Maps-Karte dargestellt. Das Eventportal von HUGO BOSS enthält zudem ein Countdown-Modul, dass Organisatoren für beliebige Events nutzen können, um Spannung zu erzeugen.

Das Webdesign des HUGO-BOSS-Eventportals ist sehr edel in Schwarz und Gold gehalten. Mit einem Unternehmen, dass sich auch intern wertig präsentiert, identifizieren sich die Mitarbeiter gern und sind dann auch motiviert an den Firmenevents teilzunehmen.

Der Service des HUGO-BOSS-Eventportals ist nicht nur smart, weil es gut aussieht, sondern vor allem durch die Vernetzung zum Teilnehmermanagement. Denn dadurch können sich Mitarbeiter direkt online an Events anmelden und erhalten automatisch ihr Veranstaltungsticket mit Barcode. So lassen sich nicht nur An- und Abmeldungen registrieren, sondern auch die tatsächliche Teilnahme an der Veranstaltung.

  • Bilder und Videos lassen sich auf der Webplattform hochladen und Mitarbeitern bereitstellen.
  • Alle registrierten Teilnehmer können sich auch nach der Veranstaltung auf der Plattform einloggen und sich vergangene Events anschauen.
  • Durch das Barcode-Ticket sind alle Teilnahmen registriert und lassen sich so einfach in die Teilnehmerverwaltung übertragen.
Smart Service wird immer wichtiger
Smart Service Portale

Events intelligent analysieren

Wie erfolgreich sind unsere Events?

Ist ein Event erfolgreich über die Bühne gelaufen, ist es an der Zeit, den tatsächlichen Erfolg zu analysieren. Wie war die Teilnahmequote im Vergleich zum Vorjahr? Welche Abteilungen haben das Event boykottiert und wieviele Mitarbeiter haben sich angemeldet, sind jedoch nicht erschienen? Diese Fragen und noch mehr lassen sich komfortabel über die Teilnehmerverwaltung des Eventportals beantworten.

Teilnahme analysieren. Events vergleichen. Maßnahmen ableiten.

Das HUGO-BOSS-Eventportal integriert eine höchst informative Teilnehmerverwaltung. Eventdaten lassen sich anhand aller eingetragenen Mitarbeiter- und Eventdaten filtern. So lassen sich beispielsweise alle Teilnahmen einer bestimmten Abteilung anzeigen oder alle Absagen von Mitarbeitern unter einer bestimmten Führungsperson. Es lassen sich Daten jedoch nicht nur filtern, sondern auch als Berichte ausgeben und so bequem ausdrucken oder weitergeben.
Mit diesen intelligenten Analysewerkzeugen ist es möglich, auch Events miteinander zu vergleichen und den Grund für niedrige oder hohe Teilnahmequoten zu ermitteln. HUGO BOSS kann so Maßnahmen definieren, um sein internes Eventmarketing zu verbessern und das Eventbudget sinnvoll zu nutzen, z.B. wenig besuchte Events einstellen und beliebte Veranstaltungen fördern.

HUGO BOSS AG

Eleganz hat einen Namen: HUGO BOSS

Exklusive Mode für Sie und ihn, die handwerkliches Können, hochwertige Materialien und elegante Schnitte vereint. HUGO BOSS steht für Luxus, Qualität und perfekte Passform und ist eine der bekanntesten deutschen Modemarken.

Exklusive Mode seit 1924

Der 1924 gegründete Modekonzern ist heute jedem ein Begriff und beschäftigt nahezu 14.000 Mitarbeiter. Angefangen hat das Unternehmen mit Arbeitskleidung und ist heute vor allem für elegante Businesskleidung und Parfums bekannt. Doch auch Lederwaren, Accessoires und Kindermode bietet HUGO BOSS heute.

Referenzen

Weitere digitale Lösungen in der Praxis

Mit ganzheitlichem Konzept zur digitalen Maßschreinerei

Digitale Transformation

Barrieren sprengen und
dabei Aufwände verringern

Konzeption und Webdesign für öffentliche Institutionen

Der Verein der Zukunft: Überblickt alles in einer Softwarelösung

Mitgliederverwaltung in Zeiten der Digitalisierung

Noch Fragen zur Eventlösung?
Wir freuen uns auf Sie!

Anton Haas
Walter Sindlinger
Björn Rafreider