Digitales Veranstaltungsmanagement im Überblick

Die Digitalisierung bietet große Potenziale, um die Eventorganisation wesentlich schneller und bequemer über die Bühne zu bringen. Zudem erwarten Teilnehmer bereits, dass sie sich online umfassend über Veranstaltungen informieren – und auch bestellen oder sich anmelden können. Setzen Sie daher auf eine Veranstaltungssoftware, die alle Eventprozesse – vom Marketing bis zur Analyse – sowie ein praktisches Self-Service-Portal vereint.

Die fortschreitende Digitalisierung veränderte die Erwartungen der Teilnehmer und Interessenten, bietet jedoch auch Chancen, das eigene Eventmanagement zu vereinfachen. Laut einer 2016 durchgeführten Befragung von Veranstaltern und Teilnehmern existiert eine Kluft zwischen den Zielen des einen und den Bedürfnissen des anderen. Doch was ist es, was beide wollen?

Veranstalter möchten vor allem ihre Eventorganisation und ihr Eventmarketing verbessern und Teilnehmer möchten jederzeit informiert sein und ihre Tickets online bestellen. Und genau das alles lässt sich mit einem digitalen Eventmanagement intelligent vereinen.

Mit einem digitalen Eventmanagement lassen sich alle wichtigen Eventprozesse abbilden, vernetzen und vereinfachen: Eventmarketing, Einladung und Anmeldung, Teilnehmerverwaltung, Dozenten- und Zahlungsmanagement sowie Teilnehmerkommunikation und Eventanalyse. Durch die Digitalisierung und insbesondere die intelligente Vernetzung der verschiedenen Prozesse lassen sich viele Aufgaben des Veranstaltungsmanagements per Knopfdruck oder voll automatisiert erledigen.

Zum Beispiel:

• das Schreiben einer Rechnung,
• die Generierung von Tickets mit Barcode oder
• das Registrieren von Anmeldungen und Absagen.

In Kombination mit einem Self-Service-Portal für Teilnehmer vereinfacht das digitale Eventmanagement die Eventorganisation noch weiter. Alle wichtigen Eventinfos, Bildergalerien, Videos oder Downloads werden dort zentral aufbereitet und zur Verfügung gestellt. Komfortabel können sich Teilnehmer dann informieren und sich für Veranstaltungen anmelden und ihr Ticket herunterladen.

Laut einer repräsentativen Umfrage von Xing, sehen Veranstalter das größte Optimierungspotenzial durch die Digitalisierung des Eventmanagements in den Bereichen Eventorganisation und Eventmarketing.

Die ideale Eventmanagement-Lösung bildet alle wichtigen Eventprozesse ab. Vom Eventmarketing und dem Teilnehmermanagement mit Einladung und Registrierung über die Eventkommunikation bis hin zur Eventanalyse. Dadurch lassen sich viele Aufgaben automatisieren oder teilautomatisieren und so für den Veranstalter wesentlich vereinfachen.

Es lässt sich zudem wesentlich komfortabler arbeiten, wenn eine Eventlösung alle zentralen Aufgaben des Veranstaltungsmanagement umfasst. Vor allem da einige Aufgaben mit einem Knopfdruck erledigt sind. Zum Beispiel lässt sich über die Eventmanagement-Lösung Dozenten mühelos einladen und abrechnen. Einkaufspreise und Verkaufspreise lassen sich hinterlegen. Nimmt ein Dozent den Auftrag an, enthält die Rechnung automatisch den Einkaufspreis und der Veranstaltungspreis ist automatisch der Verkaufspreis.

Auch müssen Veranstalter keine Teilnehmerlisten mehr führen. Das übernimmt das System. Alle Anmeldungen und Absagen werden automatisch registriert. Veranstalter haben in der digitalen Eventlösung immer im Blick, wieviele Teilnehmer sich bereits angemeldet haben und können sich Teilnehmerlisten einfach per Knopfdruck generieren lassen.

Alle Informationen auf einen Blick

Das größte Potenzial in der Digitalisierung liegt jedoch in der Eventanalyse. Da alle Daten vernetzt und zentral vorliegen, lassen sich diese nun ganz bequem und umfassend auswerten. Veranstalter sehen glasklar, welche Veranstaltungen erfolgreich waren, welche Teilnehmer sich für welche Veranstaltungen interessieren etc. Das sind wichtige Informationen, mit denen Eventorganisatoren ihre Veranstaltungsstrategie und ihr Eventmarketing effektiv verbessern können.

Vorteile von digitalisierten und vernetzten Eventprozessen

• 360°-SICHT AUF TEILNEHMER
  Automatisierte Teilnehmerregistrierung. Die Event-Organisation überblickt schnell, wer bei welchen Events war bzw. angemeldet ist und wer nicht.
• AUTOMATISIERTE ANMELDUNG
  Teilnehmer melden sich über intuitiven Anmeldeprozess auf der Website an. Alle wichtigen Teilnehmerdaten sind zentral im System gespeichert.
• DOZENTEN-MANAGEMENT
  Dozenten anfragen. Rechnungen automatisch mit Einkaufspreis und Veranstaltungen automatisch mit Verkaufspreis veröffentlichen.
• AUSSAGEKRÄFTIGE EVENTANALYSE
  Erfolg von Events analysieren auf Basis aussagekräftiger Filterungsoptionen.

Jede Information und jeder Einkauf nur einen Klick entfernt – so kennen wir das in der heutigen digitalen Welt. Auch über Veranstaltungen wollen wir uns online informieren – Wann und wo findet sie statt? Wie komme ich am besten hin? Und was muss ich beachten? Ganz wichtig ist auch, dass Interessenten online Tickets kaufen oder sich online anmelden können. Das Self-Service-Portal erlaubt all dies und ist zudem nahtlos in die Eventmanagement-Lösung integriert.

Das Self-Service-Portal ist eine gute Möglichkeit mehr Reichweite über den Online-Kanal zu erreichen und bietet Teilnehmern gleichzeitig alles, was sie sich wünschen: Information, Interaktion und Transparenz. In einer komfortablen Bearbeitungsoberfläche stellen Veranstalter alle Informationen zum Event online zur Verfügung – öffentlich erreichbar oder nur mit Login. Interessenten können sich dann bequem online informieren und sich anmelden. Tickets – auch mit Barcode – generiert die Eventlösung automatisch. Auch Erinnerungsmails oder Event-Updates lassen sich an alle angemeldeten Teilnehmer automatisiert oder manuell versenden.

Komfortabler Zugriff auf alle Informationen zu einer Veranstaltung

Nach der Veranstaltung lassen sich Bildergalerien, Videos vom Event und Downloads in das Self-Service-Portal hochladen und so für alle, die da waren, zentral und einfach bereitstellen. Durch dieses Self-Service-Prinzip erfüllen Veranstalter die Erwartungen der Teilnehmer und sparen sich gleichzeitig Zeit und Aufwände.

Vorteile von Smart Service für Event-Teilnehmer

• KOMFORTABLE EVENTINFORMATION
  Eventinfos werden nur einmal zentral hinterlegt. Interessenten und Teilnehmer informieren sich selbst oder erhalten automatische Updates per Mail.
• ONLINE-ANMELDUNG & -TICKETING
  Interessenten und Teilnehmer können sich online für Events registrieren und Tickets bestellen – und das mobil von überall und jederzeit.
• BILDER & DOWNLOADS BEREITSTELLEN
  Medien wie Bilder, Videos, Anfahrtskarten, Vortragsfolien etc. lassen sich bequem online für alle bereitstellen.
• SINGLE-SIGN-ON
  Wer mehrere Services online anbietet, profitiert vom Einmal-Login: Teilnehmer loggen sich einmal ein und können alles nutzen.

Use Cases für das digitale Eventmanagement

Keine Lust mehr auf unübersichtliche Excel-Listen und Copy & Paste von Teilnehmerdaten? Das digitale Veranstaltungsmanagement speichert alle Daten zentral und erlaubt so eine 360°-Sicht auf alle Teilnehmer und ihr Bestellverhalten. Gleichzeitig erweitern Veranstalter ihre Reichweite, da sie Lehrgänge, Fortbildungen oder Workshops online präsentieren. Aber auch interne Events lassen sich mit der Eventlösung organisieren und per Login schützen.

Teilnehmer, die sich über das Self-Service-Portal für eine Veranstaltung registrieren, sind automatisch im integrierten CRM gespeichert. Dadurch lassen sich die Kundendaten bequem weiterverwenden, um Bestellbestätigungen, Rechnungen und Erinnerungsmails automatisiert zu versenden. Auch Dozenten lassen sich bequem über das System anfragen und Veranstaltungen zuweisen.

Das umfassend vernetzte System gibt Veranstaltern zudem eine gute Übersicht darüber, welche Teilnehmergruppen sich für welche Veranstaltungen interessieren. Denn zum einen lassen sich Teilnehmer segmentieren, z. B. in Führungskräfte, Angestellte, und zum anderen dokumentiert das System, an welchen Veranstaltungen Teilnehmer in der Vergangenheit teilgenommen haben.

Und mithilfe der Eventanalyse lässt sich das Eventmarketing stetig und effektiv optimieren. Umfassende Berichte lassen sich anhand aller verfügbaren Daten zusammenstellen und exportieren.

Mit E-Mails in Erinnerung bleiben

Die Seminar-Software bietet individuelle E-Mail-Vorlagen, die sich über Variablen mit den entsprechenden Event-Daten füttern lassen. In Kombination mit der Vorausplanung von E-Mail-Serien gestaltet sich der Versand von Erinnerungsmails vor der Veranstaltung und Werbemails nach der Veranstaltung damit äußerst effizient.

Teilnehmermanagement

Das Teilnehmermanagement ist eine große Stärke der Seminar-Software. Da das Herz der Lösung ein an Seminarveranstalter angepasstes CRM-System ist, bietet die Lösung alle Profi-Features eines CRMs für das Teilnehmermanagement.

Dazu gehören:

• Teilnehmerakte mit allen Daten und Vorgängen auf einen Blick
• Historie pro Teilnehmer
• Segmentierung und Filterung von Teilnehmern
• Angebote und Rechnungen erstellen und versenden

Zusätzlich bietet die Seminar-Software im Bereich Teilnehmermanagement:

• Ausdruckbare Teilnehmerliste pro Veranstaltung
• Teilnehmer-Status (teilgenommen, nicht teilgenommen)
• Checkliste Seminar-Anmeldung mit Rechnungserstellung per Klick

Referentenmanagement

Ohne Referent kein Seminar. Aus diesem Grund bietet die Seminar-Software alle wichtigen Funktionen, um Referenten adäquat zu verwalten. Mithilfe einer Checkliste lässt sich intern überprüfen, ob alle Informationen zu einem Referenten vorliegen und ob der Referent bereits zugesagt hat. Da die Referenten zentral gespeichert sind, lassen sie sich so einmal gepflegt zu beliebig weiteren Seminaren zuweisen. Einem Seminar lassen sich auch mehrere Referenten zuweisen und nach der jeweiligen Veranstaltung Eingangsrechnungen verbuchen.

Seminar-Reporting

Nachdem einige Seminare gelaufen sind, ist es extrem spannend die Erfolge zu analysieren. Das Reporting-Tool der Seminar-Software bietet zahlreiche Möglichkeiten die eigenen Daten zu analysieren. Erstellen Sie sich beispielsweise ein Säulendiagramm, dass zeigt, welches Seminar die meisten Anmeldungen erhielt. Oder wieviele Seminare Sie pro Monat oder pro Jahr durchführen.

Rechnungen und Mahnungen komfortabel versenden

Faktura ist in der Seminar-Software bereits integriert. Ein simples, aber sehr effektives Feature für Veranstalter ist es, sich alle offenen Rechnungen per Klick anzeigen zu lassen. So lassen sich offene Zahlung schnell überblicken und nachverfolgen.

Wer nach einem bestimmten Zeitraum direkt Mahnungen versenden möchte, der kann mithilfe der Forderungsmanagement-Plattform Bilendo und unserem Bilendo-Plugin das Mahnwesen komplett automatisieren. Wir nutzen Bilendo selbst und konnten so einiges an Zeit einsparen.

Die von uns entwickelte Veranstaltungslösung von marillabax.de beinhaltet einen intelligenten Veranstaltungsfinder mit Online-Anmeldung von Einzelpersonen wie auch Inhouse-Seminaren. Die Anmeldungen fließen direkt in das CRM der Veranstaltungssoftware, wo sich Teilnehmer, Tickets, Rechnungen und E-Mail-Kommunikation komfortabel verwalten lassen.

Große Firmenfeiern sowie interne Workshops und Veranstaltungen lassen mit dem digitalen Veranstaltungsmanagement wesentlich effizienter und komfortabler organisieren. Zudem erleichtert die Eventlösung die Kommunikation mit Mitarbeitern: Über die Online-Plattform mit Login bleiben Mitarbeiter immer up-to-date.

Bereits die Einladung zu Events und das Registrieren von Anmeldungen und Absagen ist digital ziemlich bequem. Die Organisatoren erstellen im Online-Portal das Event mit allen wichtigen Informationen, zum Beispiel den Veranstaltungsort mit Anfahrt über eine Google-Maps-Karte, Details zu den Veranstaltungsinhalten etc. Danach laden sie alle Mitarbeiter oder auch nur einzelne Abteilungen zur Veranstaltung ein – mit nur wenigen Klicks.

Mitarbeiter können sich dann einfach über das Online-Portal einloggen und sich am Event anmelden oder absagen. Gibt es Änderungen oder Eventupdates pflegen dies die Organisatoren online zentral ein. Mitarbeiter können sich so jederzeit selbst auf dem Laufenden halten. Nach der Veranstaltung lassen sich Bildergalerien, Videos, Vortragsfolien etc. ebenfalls online hochladen, damit Mitarbeiter sich diese anschauen oder ggf. herunterladen können.

Neue Produkte vorstellen und danach erfahren, wie viele Umsätze oder neue Leads daraus entstanden sind. Mit dem digitalen Eventmanagement lassen sich Zielgruppen gezielt einladen und Eventerfolge systematisch analysieren.

Denn Marketingevents sind nur dann wirklich sinnvoll, wenn sich danach feststellen lässt, ob sie ein Erfolg waren oder nicht – und das über klare Fakten. In der digitalen Eventlösung lassen sich komfortabel Kampagnen anlegen und tracken – auch der Erfolg von Messebeteiligungen lässt sich so messen.

In der Kontaktverwaltung sind bereits alle wichtigen Kontakte hinterlegt. Kontakte, die über das Marketingevent erreicht werden sollen, lassen sich in verschiedene Zielgruppen segmentieren und als Chancen der Kampagne zuweisen. Über das digitale Eventmanagement lassen sich nun geeignete Zielgruppen selektieren, z. B. alle Sales Manager, und zur Werbeveranstaltung per Mail einladen. Mit nur wenigen Klicks und nur wenigen Minuten lassen sich so alle interessanten Kontakte auf einmal einladen.

Möchten Veranstalter die Kunden ihrer Partner erreichen, lässt sich auch dies mit der Eventlösung tracken. Partner erhalten hierfür eine sogenannte Affiliate-ID. Sind nun Käufer oder Anfragen über die Website des Partners gekommen, ist dies in der Kampagnen und beim jeweiligen Partner sichtbar.

Große Kongresse zu managen bietet gleich 3 Herausforderungen: Erstens bestehen Kongresse aus einer Vielzahl an Veranstaltungen. Zweitens sind unterschiedliche Tickets zu überblicken. Und drittens brauchen Kongresse zuverlässige Partner und Referenten. Die Lösung: eine CRM-Eventsoftware, die Event-Marketing, Organisation und Zahlungsmanagement vereint.

Gezielter Interessenten ansprechen und Chancen ergreifen

E-Mail-Kampagnen sind laut einer Studie von 2016 noch immer an der Spitze der digitalen Vermarktungstools in der Eventbranche. Ein Newsletter-System für die eigene Kongress-Vermarktung einzusetzen, liegt daher nahe. Wirklichen Erfolg mit E-Mail-Kampagnen hat jedoch der, der die unterschiedlichen Bedürfnisse der E-Mail-Empfänger kennt und sie personalisiert anspricht.

Das Eventmanagement-Tool erlaubt die verschiedenen Kongress-Stakeholder ganz gezielt anzusprechen.

Wie das geht? Indem Veranstalter alle wichtigen Informationen über

• Sponsoren & Partner
• sowie deren Referenten,
• externe Referenten sowie
• Teilnehmer der vergangenen Jahre

in der Eventmanagement-Software speichern.

Dadurch lassen sich gezielte Newsletter-Kampagnen einrichten, die sich beispielsweise ganz speziell an Geschäftsführende oder Marketing-Verantwortliche richten.

Das Eventmanagement-System bietet dabei einen weiteren Vorteil: Melden sich Kongress-Interessenten zum Newsletter an, lassen sich diese im Event-Tool direkt als Lead verzeichnen – wir nennen solche Verkaufspotenziale „Chance“. Diese Chancen lassen sich im Eventmanagement-System dann vom Lead bis zum überzeugten Kunden wandeln.

Wer ist auf welcher Ausstellungsfläche? Und mit wem kann ich rechnen?

Sponsoren & Partner bringen einen großen Experten-Pool mit und füllen so den Kongress mit hochwertigen Inhalten. Im Gegenzug erhalten diese Unternehmen und Organisationen eine Plattform, um sich als Themen-Experten zu etablieren. Eine Win-Win-Situation.

Aus diesem Grund ist es für Kongress-Veranstalter enorm wichtig, eine gute Beziehung zu Sponsoren & Partnern aufrechtzuerhalten. Chaos ist der Feind. Übersicht und ein reibungsloser Ablauf bringen den Sieg.

Um diesen Sieg zu erringen, verabschieden sich erfolgreiche Veranstalter von Excel-Listen und parallel laufenden Insellösungen. Alle Daten und Informationen zu den Sponsoren & Partnern sind gesammelt im Eventmanagement-System gespeichert:

• Welche Ausstellungsfläche belegt der Partner?
• Wie viele und welche Tickets hat der Sponsor gebucht?
• Welche Referenten sind wann eingeplant?
• Welche und wieviele Personen bringt der Partner tatsächlich mit?
• Welchen Stand hat der Sponsor gebucht? Und sind weitere Dienstleistungen gewünscht?

Diese Liste lässt sich beliebig fortführen. Der Punkt: Kongress-Organisationen haben in weniger als einer Minute alle Informationen zum Partner zusammen und können so Fragen beantworten, schnell Änderungen einarbeiten – und vor allem: sie behalten immer die Übersicht.

Von Angebot bis Mahnung – alle Zahlen im Griff

Damit es einen nächsten Kongress geben kann, ist der regelmäßige Blick auf die Zahlen unumgänglich. Als Veranstalter lieben Sie vermutlich Zahlungseingänge und verschmerzen die Ausgaben mit einem Blick auf den Gewinn. Doch ein Dorn im Auge bleibt: unbezahlte Rechnungen.

Die Eventmanagement-Lösung bietet deshalb gleich zwei Effizienz-Bausteine als zusätzliche Erweiterung:

• den DATEV-Export der Rechnungen und Belege, die sich so bequem mit dem Steuerbüro austauschen lassen,
• und das automatisierte Mahnwesen mit Bilendo-Plugin.

Die Vorteile:

• Zahlungseingänge erfasst das System automatisch
• und bei Überschreiten des Zahlungsziels versendet die angebundene Forderungsmanagement-Plattform Bilendo die jeweilige Mahnung.

Im Großen und Ganzen scheint der Mahnprozess nur ein kleiner Baustein der gesamten Kongress-Organisation zu sein. Doch die Automatisierung dieses kleinen Prozesses bieten eine große Erleichterung. Da sehen wir wieder: kleine Veränderungen haben oftmals große Auswirkungen.

Veranstaltungssoftware gibt es bereits recht simpel als erweiterte Online-Shop-Anwendung auf WordPress-Basis, organisatorisch wertvoll als reine CRM-Lösung oder hoch funktional als integrierte Anwendung.

CRM-basierte Veranstaltungssoftware bietet umfassendere Funktionen was die Teilnehmerverwaltung, Mailings und das Zahlungsmanagement angeht. Verzichten allerdings auf Smart Service und eine wirkungsvolle Online-Präsentation. Integrierte Veranstaltungssoftware-Lösungen umfassen beides: Smart Service und Online-Präsentation in Form einer Website (WordPress-Eventmanagement) sowie eine zentrale Teilnehmer-, Dozenten- und Zahlungsverwaltung im CRM (CRM-Eventmanagement). Mit der integrierten Veranstaltungssoftware lässt sich damit der gesamte Eventprozess vernetzt digitalisieren und dadurch vereinfachen.

Das WordPress-Eventmanagement – eine gute Basis

Das WordPress-Eventmanagement ist auch gar nicht so simpel, sondern bietet bereits viele praktische Funktionen. Zum Beispiel lassen sich Events komfortabel planen und mit Medien ausstatten. Die Darstellung der Anfahrt per Google-Maps ist bereits integriert. Um Überbuchungen zu vermeiden, lassen sich Gesamtplätze und eine maximale Buchungsanzahl festlegen. Zudem unterstützt das WordPress-Eventmanagement bereits viele verschiedene Zahlungsanbieter.

Das CRM-Veranstaltungsmanagement – für die, die mehr wollen

Die Eventlösung per CRM bringt jedoch wesentlich umfangreichere Funktionalität mit. Für jeden Kontakt lässt sich z. B.

• die Veranstaltungshistorie einsehen,
• zu Veranstaltungen lassen sich nur bestimmte Abteilungen oder Zielgruppen einladen,
• Teilnahmen lassen sich über alle erfassten Daten hinweg filtern,
• und aussagekräftige Eventberichte als PDF exportieren.

Zu Events per Mail einladen, kann nämlich ganz schön aufwändig werden. Stellen Sie sich vor, Sie müssten jeden einzuladenden Kontakt einzeln auswählen und einer Verteilerliste hinzufügen. Passen Sie aber auf, dass Sie ja niemanden vergessen. Prüfen Sie lieber nochmal die ganze Liste zur Sicherheit. In der CRM-Lösung lassen sich Kontakte mit nur wenigen Klicks gruppieren, z. B. auf Basis der Abteilung oder Führungsperson. Bei Einladungen und Mails kann dann ganz einfach die gewünschte Kontaktgruppe ausgewählt werden. Wer sehr viel Wert auf diese komfortable Selektionsmöglichkeit legt, der profitiert von der CRM-Eventlösung.

Bei großen Veranstaltungen sind zudem oftmals Kassensysteme im Einsatz. Mithilfe des CRM-Veranstaltungsmanagements lassen sich Tickets mit der Registrierungsnummer als Barcode ausgeben. Veranstalter können so die Tickets der Teilnehmer einfach einscannen und sich eine Anwesenheitsliste über das Kassensystem ausgeben lassen. So lassen sich tatsächliche Teilnahmen bequem mit den im CRM automatisch erfassten Anmeldungen vergleichen.

Die integrierte Veranstaltungssoftware – Außenwirkung und Effizienz geschickt vereint

Die voll integrierte Veranstaltungssoftware vernetzt beides: WordPress-Eventmanagement und CRM-Eventlösung. Dadurch können Veranstalter die Funktionen beider Systeme nutzen, ohne Inhalte hin- und herkopieren zu müssen. So lassen sich z. B. Teilnehmerdaten über ein Online-Formular direkt abfragen und zentral im CRM speichern. Das spart natürlich Zeit und Aufwand. Denn Veranstalter können nun die Teilnehmerdaten für Mailings, Bestellbestätigungen, Rechnungen oder ähnliches einfach weiterverwenden.

Zudem erhalten Veranstalter eine Rundumsicht auf alle Aktivitäten der Teilnehmer – von der Anfrage per Mail über die Online-Bestellung bis zum Bezahlverhalten. Das ist einer der größten Vorteile der integrierten Veranstaltungssoftware, da sich so die Eventorganisation kontinuierlich analysieren und verbessern lässt.