Das Kontaktmanagement in XRMS CRM gliedert sich in folgende Module und Funktionen:

• Kundenverwaltung
• Kontaktverwaltung
• Beziehungsmanagement

Kundenverwaltung

Firmen können in XRMS unter dem gleichnamigen Hauptmenüpunkt angelegt, gesucht und verwaltet werden. In bereits angelegten Firmen lassen sich firmenbezogene Ansprechpartner, Chancen, Projekte etc. erstellen, die sich nach verschiedenen Kriterien filtern lassen. Somit sind alle Informationen zu der ausgewählten Firma auf einen Blick übersichtlich dargestellt und weitere Detailinformationen können bei Bedarf aufgerufen werden. Auf der Firmendetailseite bietet XRMS alle relevanten und wichtigen Informationen zur Firma auf einen Blick. Neben Kontaktdaten, Ansprechpartnern und firmenbezogenen Aktivitäten werden auch offene Projekte, Chancen, Vorgänge, Notizen und Beziehungen zu anderen Firmen angezeigt.

Kontaktverwaltung

Bei XRMS werden Kontakte bereits beim Erstellen einer Firma zugeordnet. Später lassen sich der Firma weitere Kontakte zuordnen. Kontakte können von einer Firma in eine andere übertragen werden. Hierbei wird eine Historie der bisherigen Firmen geführt. In XRMS lassen sich Kontakte zudem zu einzelnen Abteilungen einer Firma zuordnen. Diese lassen sich dann anhand der Abteilungen entsprechend filtern. Außerdem gibt es die Möglichkeit die Position der Kontakte innerhalb der Firma darzustellen.

Beziehungsmanagement

Beziehungsmanagement ist in XRMS hervorragend zu verwalten. In der Sidebar der Firmendetailansicht findet man den Bereich „Beziehungen für Firma“. Hier lassen sich verschiedene Firmen miteinander verknüpfen. Zusätzlich wird gespeichert in welcher Beziehung die Firmen zueinander stehen. Wenn diese Verknüpfung in einer Firma eingetragen wird, übernimmt das System automatisch den logischen Umkehrschluss und trägt die Beziehung ebenfalls in der anderen Firma ein. Beispiel: A ist Lieferant von B, also wird B von A beliefert.

Vertrieb und Marketing in XRMS CRM gliedern sich in folgende Module und Funktionen:

• Leadverwaltung
• Kampagnen
• Serienbrief
• E-Mailings
• Chancen
• Workflow, Sales Automation

Leadverwaltung

Die Leads werden bei XRMS über den Status der Firma definiert und nicht gesondert gespeichert. Eine Übersicht der aktuellen Leads kann über eine Filterung nach dem Status generiert werden. Die Verwaltung und Erstellung der Kontakte ist auf B2B (Business To Business) ausgerichtet und optimiert. Personenkontakte werden im Regelfall einer Firma zugeordnet.

Kampagnen

In der XRMS-Kampagnenübersicht kann durch eine Filterung direkt die gewünschte Kampagne ausgewählt oder eine Liste aller Suchergebnisse generiert werden. Neue Kampagnen können einfach angelegt und koordiniert werden. In der Sidebar werden die zuletzt angesehenen Kampagnen aufgelistet. Die Auswahl der Kampagne führt zur Detailansicht. In der Detailansicht können alle Parameter wie z.B. Titel, Typ, Status, Kosten, Zeitraum sowie die erforderlichen Aktivitäten definiert und modifiziert werden. Die Kampagnen werden ebenfalls bei verknüpften Firmen in der Sidebar angezeigt. Zu einer Auswahl von Firmen oder Kontakten kann eine neue Kampagne erstellt werden. Eine nachträgliche Bearbeitung der zugeordneten Kontakte ist nur bedingt möglich.

Serienbrief

In XRMS gestaltet sich die Suche nach Adressdaten äußerst komfortabel. Über eine umfangreiche Suchmaske können gesuchte Adressen präzise eingegrenzt werden. Die Treffer anhand der Suchkriterien werden anschließend in einer Tabelle ausgegeben, deren Spalten sich beliebig anordnen lassen. Suchanfragen können bei Bedarf auch gespeichert werden und jederzeit wieder aus der Drop-Down-Liste „Gespeicherte Suchvorlagen“ aufgerufen und geändert werden. Außerdem merkt sich das System die letzte Sucheingabe, auch wenn man zwischenzeitlich das Modul verlässt. Alle Suchergebnisse lassen sich als CSV-Datei exportieren

E-Mailings

Die Empfänger für eine Serien-E-Mail können in XRMS über die Suchkriterien bei Kontakten, Firmen, Kampagnen, Aktionen, Chancen, Vorgängen und Projekten ermittelt werden. Die Serien-E-Mail kann daraufhin mit wenigen Schritten an die ausgewählten Personen gesendet werden. Es werden diverse Vorlagen angeboten. Auch eine selbst verfasste E-Mail kann als Vorlage gespeichert werden. Eine persönliche Ansprache der Empfänger kann direkt bei der Bearbeitung der E-Mail vorgenommen werden. In einem weiteren Schritt können die Empfänger noch mal überprüft werden. Bei langen Empfängerlisten erweisen sich Optionen wie „Alle auswählen“, „Keine auswählen“ oder „Auswahl umkehren“ als äußerst praktisch. Abschließend kann die Serien-E-Mail versendet werden

Chancen

XRMS bietet eine übersichtliche Zusammenstellung aller Chancen mit einer umfangreichen Suche und einer Sortierung nach Titel, Wahrscheinlichkeit, Größe, Fälligkeit, Kunde und Status. Unterhalb der Suchergebnisse wird direkt die Summe der zu erwartenden Chancengrößen und Gewichtung angezeigt. Zu den Chancen können eine Vielzahl von Aktivitäten wie z.B. Meetings, Anrufe, Briefe etc. definiert und terminiert werden. Des Weiteren lassen sich bei XRMS firmenspezifische Workflows definieren. Beim Bearbeiten eines Workflows oder beim Anlegen einer neuen Aktivität zu einer Chance lässt sich bei Bedarf die Chancenwahrscheinlichkeit direkt aktualisieren. Dadurch kann ein maximaler Grad an Aktualität erreicht werden.

Workflow, Sales Automation

In XRMS lassen sich individuelle Workflows über die Administration konfigurieren. So lässt sich z.B. ein Verkaufsprozess auf einzelne Aktivitäten einer Chance abbilden und beim Erreichen des Status „Abgeschlossen / Gewonnen“ ein neuer Vorgang erzeugen, der den Prozess im Servicebereich fortführt.

Der Support in XRMS CRM gliedert sich in folgende Bereiche:

• Servicefallverwaltung und -verfolgung

Servicefallverwaltung und -verfolgung

XRMS ermöglicht es, Servicefälle zu beschreiben, diese als Vorgang an Firmen oder Projekte anzuhängen und gegebenenfalls an eine Abteilung weiterzuleiten. Über die Definition eines Workflows lassen sich unternehmensspezifische Serviceprozesse hinterlegen.

Die Kommunikationsunterstützung gliedert sich bei XRMS CRM in folgende Module und Funktionen:

• Aktivitäten
• Kommunikationsverlauf
• E-Mails
• Telefon (CTI)
• Notizen
• Workflows

Aktivitäten

In XRMS lassen sich auf der Detailseite von Firmen, Chancen, Projekten und Vorgängen, firmenspezifische Aktivitäten erstellen. Zu den einzelnen Aktivitäten können unter anderem Angaben zu Typ, Status, Fälligkeit, Verantwortung etc. vorgenommen werden. Es lassen sich auch wiederkehrende Aktivitäten anlegen. Die Wiederholung lässt sich während der Erstellung angeben und kann für beliebige Zyklen definiert werden. Aktivitäten eines Kontaktes werden auch in der übergeordneten Firma angezeigt. Die Aktivitäten können über frei definierte Typen wie Termin, Meeting, Anruf, Prozess, interner Vorgang, E-Mail etc. übersichtlich kategorisiert werden. Alle Aktivitätstypen werden gemeinsam aufgelistet. Sie können anhand der Kategorien einfach sortiert und typspezifisch gefiltert werden. Darüber hinaus bietet XRMS die Möglichkeit durch Aktivitäten zu „blättern“ und sie so auf den neuesten Stand zu bringen. Eine Terminverfolgung rundet die angebotenen Features ab. In XRMS werden Termine standardmäßig über Aktivitäten mit dem entsprechenden Typ eingefügt und können anschließend in der Kalenderansicht oder tabellarisch angezeigt werden.

Kommunikationshistorie

XRMS bietet die Möglichkeit, die Historie nach Belieben zu filtern. So kann der Verlauf einer Firma, Chance oder eines Projektes über alle Aktivitäten bis ins Detail zurückverfolgt werden.

E-Mails

In XRMS werden E-Mails standardmäßig nur serverseitig verarbeitet. Es gibt keine automatische Mail-Integration. Die serverseitige Integration bietet den Vorteil einer vollständigen Dokumentation ohne weiteren Bearbeitungsaufwand.

Telefon (CTI)

XRMS kann mit einem CTI Plug-In an eine Asterisk- oder Tapi-Telefonanlage gekoppelt werden. Ein- und ausgehende Anrufe können so über das System angezeigt und ausgelöst werden. Anrufe werden im CRM-System angezeigt und direkt als Aktionen eingetragen.

Notizen

XRMS bietet eine Notizfunktion an, mit der sich umgehend eine neue Notiz erstellen lässt. Diese wird dann bei dem entsprechenden Objekt in der Sidebar angezeigt. Für weitergehende Funktionalität können Aktivitäten mit dem Typ Notiz angelegt werden.

Workflows

Ein Workflow lässt sich in XRMS im Administrationsbereich konfigurieren. Das Definieren von Workflows ist für Chancen und Vorgänge möglich. Angaben zu Titel, Dauer, Typ, involvierte Rollen/Personen und die Sortierung können angegeben und im Nachhinein auch wieder geändert werden. So kann ein komplexer Workflow mit exakter Rollenverteilung konfiguriert werden.

Das Kollaborations- und Informationsmanagement in XRMS CRM besteht aus folgenden Modulen und Funktionen:

• Projektmanagement
• Projektaufgaben
• Dokumentenmanagement

Projektmanagement

XRMS bietet eine Projektübersicht in der wahlweise alle Projekte aufgelistet oder über eine umfangreiche Suchfunktion gezielt gesucht werden können. Die tabellarische Auflistung kann dabei individuell zusammengestellt und sortiert werden. Zudem werden in der Sidebar die zuletzt bearbeiteten Projekte angezeigt. Projekte werden auch bei der zugeordneten Firma in der Sidebar mit den wesentlichen Informationen wie Name, beteiligte Firma, Status und Fälligkeit angezeigt. Auf den Detailseiten können den Projekten verschiedene Vorgänge, Aktivitäten, Notizen und Dokumente zugeordnet werden. In XRMS können Projektvorlagen für wiederkehrende Projekttypen mit entsprechenden Aufgaben definiert werden.

Projektaufgaben

In XRMS können Projekte in Vorgänge gegliedert werden. In den Vorgängen lassen sich Typ, Prioritäten, Ansprechpartner, Fälligkeitsdatum und Status erstellen und zuordnen. Jedem Vorgang lassen sich beliebige Aktivitäten zuordnen. Diese können entweder manuell oder über Workflows den zuständigen Mitarbeitern zugeordnet werden. Vordefinierte Templates bieten erweiterten Komfort.

Dokumentenmanagement

XRMS bietet standardmäßig die Möglichkeit Dateien an die meisten Objekte anzuhängen. Diese können zentral verwaltet und flexibel durchsucht werden. Über ein Plug-In kann das Open Source Dokumentenmanagement System OWL in XRMS integriert werden. Hierdurch können die Dateianhänge noch flexibler strukturiert werden.

Die Analyse und das Reporting bei XRMS CRM gliedert sich in folgende Module und Funktionen:

• Diagramme
• Reporting

Diagramme und Reporting

Eine Umsatzprognose lässt sich in XRMS direkt in der Chancenübersicht ermitteln. Chancen können z.B. über einen bestimmten Zeitraum gefiltert und gruppiert werden. Der zu erwartende Umsatz wird dann direkt ausgegeben. Eine grafische Variante mit Drill-Down Funktion kann über die Berichte generiert werden. Hier stehen eine Reihe von vorkonfigurierten Berichten zur Verfügung die z.B. folgende Fragestellung beantwortet: Wie viel potentieller Gewinn wird in welcher Branche erwartet?

Die Administrativen Funktionen in XRMS CRM gliedern sich in folgende Module und Funktionen:

• Softwareinstallation
• Benutzerdefinierte Felder
• Programmierung
• Rechteverwaltung
• Personalisierung Benutzeroberfläche
• Regionale Einstellungen
• Import und Export
• Dublettencheck

Softwareinstallation

In XRMS müssen die Pfade und Datenbank-Zugangsdaten in der Konfigurationsdatei eingetragen werden. Anschließend überprüft ein einfacher Installationsassistent ob alle Voraussetzungen erfüllt sind und legt die Tabellen an. Grundsätzlich werden bei XRMS zwei Arten von Erweiterungen bereits mitgeliefert. Add-Ons, die den Funktionsumfang von XRMS erweitern und Plug-Ins, die externe Systeme in XRMS integrieren. Beide lassen sich über die Administration aktivieren, im Fall von Plug-Ins kann noch die Konfiguration des externen Systems hinzukommen.

Benutzerdefinierte Felder

XRMS bietet die Möglichkeit individuelle Felder zu erstellen. Diese Felder können dazu verwendet werden, das System an den unterschiedlichsten Stellen nach Belieben zu erweitern. Außerdem ist es möglich Aktionen an diese Objekte anzuhängen. Bei voller Ausschöpfung des Potentials können so ganz neue Modul im CRM-System abgebildet werden.

Programmierung

XRMS lässt sich über die integrierte Plug-In-Schnittstelle mit nur wenigen Zeilen Code erweitern. Das mitgelieferte Demo-Plug-In bildet hierfür eine gute Ausgangsbasis. Um Erweiterungen für XRMS zu programmieren ist PHP- und SQL-Wissen erforderlich

Rechteverwaltung

Die Rechteverwaltung in XRMS ist äußerst umfangreich. Rechte können sehr präzise definiert werden. Lese-, Schreib-, Änderungs- und Löschrechte lassen sich für Gruppen, Benutzer, Einzelpersonen und Kombinationen daraus vergeben. Rechte sind auf Objektebene vererbbar. Zugriffsrechte lassen sich auf Modul- und Datensatzebenen anwenden. Über SQL-Filter lassen sich Objektgruppen erstellen, auf die Zugriffsrechte angewendet werden können.

Personalisierung Benutzeroberfläche

In XRMS kann das Tabellenlayout individuell angepasst werden. So kann jeder Nutzer für sich entscheiden, welche und wie viele Daten er sich in welcher Reihenfolge anzeigen lassen möchte. Nicht zuletzt bietet XRMS eine Auswahl von verschiedenen Skins für die Arbeitsfläche die beliebig gewählt werden können. Auswahllisten lassen sich in ihrem Inhalt anpassen und ergänzen.

Regionale Einstellungen

In XRMS gehören 18 verschiedene Sprachen zur Grundausstattung. Diese stehen direkt nach der Installation von XRMS zur Verfügung und können frei gewählt werden. Die Datumsformatierung lässt sich in XRMS nur mit erheblichem Aufwand durchführen.

Import und Export

In XRMS lassen sich im Administrationsbereich Firmen, Kontakte und Aktivitäten importieren. Die Dateien können dabei aus folgenden Softwarelösungen und CRM-Systemen stammen: Act2000, Dunn and Bradstreet, Goldmine, Outlook®, Quickbooks, Salesforce und SugarCRM. Ein CSV Export steht in den jeweiligen Listenansichten zur Verfügung.

Dublettencheck

Um mögliche Duplikate zu finden bietet XRMS die Funktion nach doppelten Firmeneinträgen zu suchen. Daraufhin prüft XRMS ob doppelte Einträge im System vorhanden sind. Mögliche Treffer werden in einer Tabelle übersichtlich aufgelistet. Auch beim Import von Dateien wird automatisch ein Dublettencheck durchgeführt.

XRMS CRM bietet folgende Plug-Ins:

• Office® Integration

Office® Integration

XRMS bietet eine MS Office® Integration nur über Standards wie RSS, iCal und LDAP.

Die Bedienungsfreundlichkeit in XRMS CRM wird auf Basis folgender Kriterien bewertet:

• Bedienungsfreundlichkeit

Bedienungsfreundlichkeit

Das Layout von XRMS wirkt klar strukturiert, leicht erfassbar und funktional. Weißräume grenzen die einzelnen Tabellen klar voneinander ab, ohne sie zu trennen. Die Systemoberfläche von XRMS wirkt leicht, hell und strukturiert. Die prägnante Navigationsleiste hebt sich deutlich vom Rest hervor ohne dabei aufdringlich zu wirken. Durch den Einsatz von Grüntönen und themenbezogenen Symbolen wirkt die Oberfläche sehr freundlich. Eine großzügige Anordnung der Navigation und des Contentbereichs ergeben eine klar strukturierte Oberfläche. Aussagekräftige Begriffe, sehr gute Performance, individuell anpassbare Tabellen sowie gut leserliche Schrift machen das Arbeiten mit XRMS äußerst angenehm.