1CRM CRM

Die Bedienungsoberfläche von 1CRM ist intuitiv und einfach aufgebaut. Die CRM-Software bietet verschiedene Themes an, um das Aussehen zu individualisieren und damit den Joy of Use zu steigern.

Look and Feel

1CRM verfügt über ein intuitives und verständliches Bedienungskonzept. Bei Bedarf können die Benutzer aus unterschiedliche Layout Vorlagen wählen. Die Vorlagen unterscheiden sich durch eine vertikale oder horizontale Anordnung der Navigationsflächen, wodurch sich der Hauptarbeitsbereich sehr übersichtlich gestaltet.

Die Wahl der Begriffe für die Module und Feldnamen sind verständlich und können bei Bedarf über die Administration individuell angepasst und verändert werden. Tabellen können je nach Bedarf konfiguriert werden und die Schriftarten und Größen sind stets so gewählt, dass sie sich einfach von den Hintergrundfarben abheben und somit gut lesbar sind.

Mobiler Zugriff

Wer wünscht sich nicht alle Informationen immer in der Hosentasche zu haben. Mit einer CRM App ist der mobile Zugriff ohne weiteres möglich. Aber 1CRM bietet neben einer nativen App auch die Möglichkeiten die Layouts für mobile Endgeräte individuelle zu konfigurieren.

Über das Kontaktmanagement können Zeit und Kosten eingespart werden. Dieses Modul ermöglicht es Ihnen, im CRM-Programm 1CRM Ihre gesamten Kunden, Lieferanten, Partner und die entsprechenden Kontaktpersonen einfach und bequem zu verwalten.

Das Kontaktmanagement in 1CRM gliedert sich in folgende Module und Funktionen:

• Kundenverwaltung
• Kontaktverwaltung
• Beziehungsmanagement

Kundenverwaltung

Im CRM-System 1CRM lassen sich Firmen unter dem gleichnamigen Menupunkt anlegen. Alle relevanten Informationen wie Kontaktpersonen, Aktivitäten und Chancen sind direkt einsehbar und bei Bedarf kategorisierbar. 1CRM bietet somit eine komplette 360-Grad-Ansicht auf den Kunden.

Kontaktverwaltung

Die CRM-Lösung 1CRM bietet Ihnen eine einfache Suche von neuen Kunden- oder Firmenkontakten über die Shortcuts. Neu eingetragene Kontakte können dann mit den sich bereits im System befindlichen Firmen verknüpft werden. Natürlich lassen sich neue Kontakte auch innerhalb der Firmengesamtübersicht anlegen.

Beziehungsmanagement

Abbildung von Beziehungen der Firmen wie beispielsweise Konzernstrukturen ist im 1CRM über die Zuordnung von unterschiedlichen Firmen zu einer Muttergesellschaft möglich. Zusätzliche Beziehungen können über Lieferanten, Partner und innerhalb von Projekten abgebildet werden.

Der Kundensupport gliedert sich im 1CRM in folgende Funktionen und Module:

• Service  und Support Management
• Servicevertragsmanagement

Service und Support Management

Das CRM-System 1CRM bietet ein umfangreiches Service und SupportManagement und ermöglicht es dem Benutzer, Kundenprobleme zu verfolgen und zu dokumentieren. Diese Support-Vorgänge können z.B. in hohe, mittlere oder niedrige Priorität eingestuft werden. Ein Status kann z.B. in Aktive -Neu, Aktiv-Zugewiesene, Offen, Erledigt-Zufrieden oder Erledigt–Keine Lösung angezeigt werden. Hier ist es auch möglich, Vorgänge zu kategorisieren und Serviceverträgen zuzuordnen. Abgeschlossene Supportanfragen können auch direkt als FAQs (Frequently Asked Questions) auf dem Self Service Portal veröffentlicht werden.

Servicevertragsmanagement

1CRM beinhaltet auch ein Servicevertragsmanagement, das beispielsweise an Vertragsverlängerungen erinnert und die Verwaltung von Supportfällen und Bugs über ein Ticketing-System ermöglicht. Bei Bedarf kann eine umfangreiche Wissensdatenbank angelegt werden. Über das Self Service Portal können neue Anfragen gestellt und bestehende mit Status eingesehen werden.

Die Kommunikationsunterstützung gliedert sich in 1CRM etwa anhand von einem Unternehmen oder Projekt:

• Aktivitäten
• Kontakt-Historie
• E-Mails
• Telefonate
• Notizen
• Kalender

Aktivitäten

In 1CRM lassen sich Aktivitäten direkt über das Hauptmenu als übersichtliche Liste aufrufen. Diese unterteilen sich in Termine, Aufgaben, Anrufe oder Notizen. Beim Erstellen von neuen Aktivitäten können Details wie Anfangs- und Endzeit, Dauer und Priorität als auch der verantwortliche Kontakt angegeben werden. Des Weiteren können Aktivitäten innerhalb der meisten Module angelegt und bei Bedarf verschoben werden.

Kontakt-Historie

1CRM stellt für alle Module, sowie deren Vorgänge, einen Verlauf (Historie) und obendrein individuelle Filterfunktionen bereit, welche einfach und bequem eingesehen und ausgewertet werden können.

Termine

Termine lassen sich in der CRM-Lösung 1CRM unter den Aktivitäten anlegen. Informationen über Zeiten und Dauer, Status und Erinnerungen mittels E-Mails sind hier Standardfunktionen. Ergänzend kann ein Termin unterschiedlichen Modulen wie z.B. Firmen, Projekten, Leads, Chancen, Rechnungen etc. zugeordnet werden. Es ist auch möglich, Einladungen an Mitarbeiter, Kontakte und Firmen zu versenden. Termine werden zusätzlich visuell nochmals auf einer Zeitleiste angezeigt. Weitere Teilnehmer können über eine Suchfunktion aufgerufen und dann zu einem Termin hinzugefügt werden.

E-Mails

Das CRM-Programm 1CRM bietet einen integrierten E-Mail-Client und stellt zusätzlich Plug-Ins bereit, die eine Synchronisierung von E-Mails und Kontakten mit Microsoft Outlook ermöglichen. Alle E-Mails können dadurch mit den relevanten Firmen und Ansprechpartnern verknüpft werden.

Telefonate

1CRM bietet durch die CTI-Lösung ein effektives Werkzeug, um Ihre Kommunikationsprozesse im Unternehmen nachhaltig zu verbessern. Dabei unterstützt 1CRM die Starface Telefonanlage sowie die Basisfunktionen von TAPI Telefonanlagen

Um dieses Ziel zu erreichen greift die CTI- Lösung direkt auf die vorhandenen Informationen im CRM zurück und zeigt diese bereits während dem Verbindungsaufbau an. Dadurch kann der Benutzer den Anrufer persönlich begrüßen und alle relevanten Informationen wie z.B. Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine, etc. per Knopfdruck aufrufen. Um relevante Telefonate zu dokumentieren, können die Gesprächsinhalte direkt im System hinterlegt werden um eine durchgängige Kommunikationshistorie sicherzustellen. Um sich das lästige Tippen von Telefonnummern zu sparen, können Sie auch direkt aus 1CRM die Telefonate ausführen.

Notizen

Die Erstellung von Notizen lässt sich im 1CRM sehr bequem regeln. Dabei können die Notizen allen Kontakten, Firmen oder Kategorien flexibel zugeordnet oder auf Wunsch durchsucht und gefiltert werden. Es ist auch möglich, Dokumente und Dateien hochzuladen und an eine Notiz anzuhängen.

Kalender

In 1CRM verfügt jeder Benutzer über eine individuelle Kalenderansicht, in der alle Termine und Aktivitäten eines Tages, Monats oder Jahres angezeigt werden können. Des Weiteren gibt es noch eine Firmenkalenderansicht und einen getrennten Kalender für alle Ressourcen und Arbeitsmittel. Um die Überschneidung von Terminen zu vermeiden, lässt sich ein Gruppenkalender mit den Daten anderer Benutzer erstellen.

Mit dem Kalender lassen sich zudem Stunden auf Projekte und Servicefälle buchen sowie Projektaufgaben und Urlaube überblicken. CRM-Anwender, die fast ausschließlich mit dem Kalender arbeiten, sollten sich in der Live-Demo von 1CRM die Kalenderfunktionen genauer anschauen und austesten, ob er für ihren Anwendungsfall ausreicht.

Das Kollaborations- und Projektmanagement gliedert sich im 1CRM in folgende Funktionen und Module.

• Projektmanagement
• Projektaufgaben
• Dokumentenmanagement
• Personalmanagement
• Wiki

Projektmanagement

Bei dem CRM-System 1CRM können die Projekte, einschließlich einer Historie über den Projektverlauf, mit Standardberichten, Phasen und Aufgaben einfach durchgeführt, bearbeitet und ausgewertet werden.
In 1CRM kann eine Zusammenfassung, sowie eine ausführliche Projektbeschreibung mit Projektphasen und Projektaufgaben angelegt und bei Bedarf als Gantt Chart ausgegeben werden. Es können Aktivitäten und Informationen zur Budgetplanung und eine Verfolgung des kalkulierten Aufwandes wie z.B. Stundensätze oder Zeiterfassung einfach eingesehen und ausgewertet werden. Es ist auch möglich, ein angelegtes Projekt mit Aufgaben, Aktivitäten, Teams und Chancen etc. zu verknüpfen oder diese neu zu erstellen. Es lässt sich auch eine Übersicht der projektbezogenen Spesenabrechnungen und Fahrtkosten anlegen und verwalten.

Projektaufgaben

In 1CRM können Projekte sehr effektiv geplant und einfach verwaltet werden. Das System bietet darüber hinaus eine projektbezogene Zeiterfassung. Mit sogenannten Arbeitszeitblättern ist es möglich, alle sich über einen bestimmten Zeitraum im System befindlichen Projekte aufzurufen und einzusehen.
Bisher ungebuchte Stunden können jederzeit eingesehen, in Rechnung gestellt und direkt per Mail versendet oder ausgedruckt werden. Außerdem besteht die Möglichkeit für Kunden und Partner, sich über das Self-Service Portal selbst an Projekten zu beteiligen. Der Kunde/ Partner kann dann alle mit diesem Projekt assoziierten Daten einsehen, überarbeiten, neue erstellen oder hochladen.

Dokumentenmanagement

Die CRM-Lösung 1CRM ermöglicht ein umfangreiches Dokumentenmagementsystem mit Versionsverwaltung und einer mehrstufigen Freigabe. Die Dokumentenverwaltung unterstützt zahlreichen Dokumententypen, die nach Titel, Beschreibung, Daten Typ, Status, Abteilung, Schlüsselwörtern und Eigentümer gesucht werden können. Die Dokumente lassen sich z.B. auch mit Kunden, Projekten, Kontakten, Leads, Chancen oder Servicevorgängen verknüpfen.

Personalmanagement

Das integrierte Personalmanagement ermöglich die einfache Erfassung aller Mitarbeiter mit Stammdaten zum Eintritt in das Unternehmen, Sozialversicherungsnummer, Geburtstag und vielen mehr. Zudem können pro Mitarbeiter unterschiedliche Kostensätze hinterlegt werden, welche beim Buchen der Stunden auf Projekte für die Kalkulation verwendet werden. Die zentrale Verwaltung aller Urlaubstage mit Anzeige im integrierten Kalender ist ebenfalls Bestandteil.

Wiki

Die Lösungen aus geklärten Servicefällen können direkt beim Speichern als Beitrag im Wiki veröffentlicht werden. Alternativ können auch direkt im Wiki neue Beiträge angelegt und beliebig vielen Tags gespeichert werden. Zu jedem Beitrag im Wiki werden die dazugehörigen Servicefälle angezeigt und es können Dokumente und Notizen zum jeweiligen Beitrag angelegt werden.

Die Analyse und das Reporting gliedert sich im 1CRM in folgende Bereiche:

• Diagramme
• Reporting

Diagramme und Reporting

In 1CRM werden Diagramme und Reports in Echtzeit durch den aktuellen Datenbestand erstellt. Verwalten und Überprüfen Sie ihre Absatzprognosen, Chancen und Potenziale und werten Sie diese einfach über individuell konfigurierbare Diagramme aus. Standarddiagramme werden z.B als Bewertete und geschätzte Verkaufschancen, Erreichte Verkäufe pro Steuerjahr, Sales Pipeline nach Verkaufsphase, Chancen nach Herkunft und Resultat und Sales Pipeline nach Monat und Resultat dargestellt und verfügen über eine Drill-Down Funktion.

Mit 1CM können Sie bestehende Datensilos auflösen und die unterschiedlichen Applikationen intelligent miteinander verknüpfen:

• Microsoft Outlook Integration
• E-Commerce Anbindung
• Self Service Portal

Outlook-Integration

Im 1CRM gibt es die Möglichkeit, Microsoft Outlook-Kontakte und -E-Mails durch ein Plugin zu synchronisieren. Weitere Komponenten oder Veränderungen am Server sind für dieses Plugin nicht nötig. Das Plugin wird ganz einfach auf jedem einzelnen Client Rechner installiert und konfiguriert, der diese Anwendung benötigt.

E-Commerce-Anbindung

Der 1CRM Online Shop ist ein integraler Teil des gesamten 1CRM-Systems. Es lassen sich daher Bestellungen, Rechnungen und Bezahlungen, die über den Online Shop getätigt werden, direkt im CRM einsehen, bearbeiten und verwalten. Produkte die im 1CRM katalogisiert sind, erscheinen nach Eingabe automatisch in dem angelegten Online Shop. Es können Stückzahlen, Preise, Bilder, Produktbeschreibungen und beliebige Kategorien angelegt und direkt in den Online Shop übernommen werden. Somit entfällt die manuelle Übertragung von Bestellungen per E-Mail in das CRM System, was in einer erhebliche Zeitersparnis resultiert. Unterstützt werden die Open Source Online Shops WooCommerce und VirtueMart.

Self-Service-Portal

1CRM bietet jetzt ein umfassendes Self Service Portal für die direkte Kollaboration und Interaktion mit Kunden und Partnern an. Über einen Login (Username und Passwort werden zur Verfügung gestellt) ist ein 24-stündiger Zugang zum Portal möglich und gibt Ihren Kunden und Partnern somit die Chance, z.B. Rechnungen und Zahlungsinformationen einzusehen und sich für Marketing-Ereignisse, Newsletter und Seminare zu registrieren oder die persönlichen Daten zu ändern.

Des Weiteren lässt sich z.B der Fortschritt von einem Projekt anhand von Aufgaben und Vorgängen prozentual identifizieren. Dokumente, Notizen und Kontakte die mit dem Projekt verknüpft sind, können von Kunden oder Partnern auch eingesehen eigenständig verwaltet werden und Dateianhänge hochgeladen werden. Ein Kundenforum und die veröffentlichten FAQ’s aus den Supportanfragen sind weitere hilfreiche Funktionen des Self Service Portals. Unterstützt werden die quelloffenen CMS Lösungen TYPO3, Joomla! und WordPress.

Die Administrative Funktionen gliedern sich bei 1CRM in folgende Module und Funktionen:

• Installationsassistent
• Benutzerdefinierte Felder
• Programmierung
• Rechteverwaltung
• Personalisierung Benutzeroberfläche
• Regionale Einstellungen
• Import und Export
• Dublettencheck

Installationsassistenz

Für 1CRM stehen Installationspakete inklusive Web- und Datenbankserver für Linux zur Verfügung. Nach dem Aufruf der Installations-URL erhalten Sie direkt Zugriff auf den Installationswizard, welcher Sie komfortabel durch die gesamte Konfiguration führt.

Für die Installationen von Erweiterungen oder Plugins stellt 1CRM  ein Modul zur Installation und Konfiguration von Erweiterungen in der Administration bereit. Diese werden einfach hochgeladen und anschließend aktiviert. Dadurch gibt es kaum Einschränkungen in der Flexibilität.

Benutzerdefinierte Felder

Über das integrierte Studio können zudem neue Felder mit beliebigen Feldtypen angelegt werden und den jeweiligen Modulen zugeordnet werden. Dadurch können die Layouts der unterschiedlichen Module beliebig um weitere Felder wie beispielsweise Kundennummer ergänzt werden.

Programmierung

1CRM bietet eine einfache Erweiterbarkeit und Anpassbarkeit des CRM-Systems an. Über den Moduledesigner lassen sich eigene Module an alle CRM-Objekte anhängen. Der erzeugte PHP-Code eignet sich auch als Basis für die Entwicklung weiterer Module.

Rechteverwaltung

In 1CRM lassen sich einfach neue Rollen vergeben. Neue Nutzer können angelegt und verschiedenen Rollen zugeordnet werden. Jeder Rolle können Zugangs-, Lösch-, Schreib-, Import-, Export-, Bereichte, Listen- und Leserechte zugewiesen werden, sowohl allgemein als auch modulspezifisch. Im Vergleich zu den anderen CRM Programmen, können bei 1CRM zudem auch Teams angelegt und verwaltet werden.

Personalisierung Benutzeroberfläche

1CRM bietet für jeden Bereich Dashboards an, über welche sich jeder Benutzer seinen eigenen Arbeitsbereich gestalten kann. Dazu können aus jedem Modul die für Ihn relevanten Informationen einfach per Drag and Drop zusammengestellt werden.

Zudem kann jeder Benutzer aus einer Vielzahl von unterschiedlichen Themes auswählen und Farben samt Hintergrundbildern individuell anpassen. Auf Administrationsebene kann die Navigation per Drag and Drop nicht nur umstrukturiert, sondern auch direkt umbenannt werden.

Regionale Einstellungen

Die Installation der Sprachpakete erfolgt, wie schon bei SugarCRM, einfach über den Upgrade Wizard, welcher in nur drei schnellen Schritten durch die Installation führt. Über die Administration kann zudem das Datumsformat festgelegt werden. Hier stehen 12 Voreinstellungen zur Verfügung. Für die Zeitzone kann ein übergeordneter Standard definiert werden, welcher von den Benutzer individuell angepasst werden kann.

Import und Export

In 1CRM lassen sich, analog zu SugarCRM, Aktivitäten, Kontakte, Kampagnen, Leads und Chancen importieren. Der Import ist aus folgenden Quellen möglich: SugarCRM und beliebigen CSV Dateien. Zusätzlich lassen sich auch vCards importieren um Kontakte anzulegen.

Aus 1CRM können Aktivitäten, Dokumente, Kontakte, Firmen, Kampagnen, Leads, Chancen, Partner, Prognosen, Veranstaltungen, Zielkunden, Angebote, Rechnungen, Aufträge, Eingangsrechnungen, Gutschriften, Produkte, Wareneingang, Warenausgang, Zahlungen Projekte, Supportanfragen, Softwareprodukte, Wiki Beiträge, Wiederkehrende Leistungen als CSV-Dateien exportieren werden.

Dublettencheck

1CRM findet direkt beim Importieren von Kontakten Dubletten und eliminiert diese bei Bedarf umgehend. Beim Zusammenführen eines Duplikates, können die einzelnen Felder individuell aus beiden Einträgen gewählt werden.