Konzeption und Webdesign für Ministerien

Konzeption und Webdesign für öffentliche Institutionen

Barrieren sprengen und
dabei Aufwände verringern

Wenn Anträge regelmäßig falsch gestellt und ausgefüllt werden und Mitarbeiter E-Mails zu Themen erhalten, die nicht in ihren Zuständigkeitsbereich fallen, dann liegt das meist an einer benutzerunfreundlichen Informationsversorgung. Der Website-Relaunch des EFRE-Programms beweist, dass sich mit verständlicher Sprache und geschickter Darbietung von Informationen Aufwände bei der Antragsbearbeitung und in der Antragstellerbetreuung minimieren lassen.

Kunde:Ministerium für Ländlichen Raum und Verbraucherschutz Baden-Württemberg
Branche:Öffentliche Institutionen
Ort:Stuttgart

Gute User Experience schmälert Verwaltungsaufwand

Darum zahlt sich eine gute User Experience aus

Jeden Tag besuchen Bürger, Kommunen, Unternehmen oder Universitäten die Website des EFRE-Programms. Sie informieren sich über Förderungsmöglichkeiten und laden sich die passenden Anträge herunter. Über den Förderungsfinder findet jeder sofort die für ihn relevanten Förderungerungsprogramme. Alle wichtigen Informationen und Formulare finden sie gebündelt nach Förderung vor. Jeder Besucher fühlt sich gut beraten und informiert, vor allem weil Paragrafen und Fachbegriffe auf ein Minimum reduziert sind. So findet jeder die für ihn passenden Informationen und kann seine Förderung entspannt und richtig beantragen.

Die Aussicht staatliche Formulare auszufüllen, treibt vielen den Angstschweiß auf die Stirn. Die Herausforderung fängt schon bei der Wahl des richtigen Formulars und den relevanten Zusatzformularen an. Hilfestellung mit Paragrafenzitierungen und unbekannten Fachbegriffen sind zwar gut gemeint, führen den Antragsteller jedoch noch tiefer in das Tal der Verzweiflung. Die Folge sind fehlerhaft gestellte Anträge, mehrere Aufrufe Informationen und Dokumente nachzureichen und womöglich zahlreiche Anrufe bei der zuständigen staatlichen Einrichtung. Dies steigert nicht nur den Aufwand auf Seiten des Antragstellers, sondern vor allem auf Seiten der Öffentlichen Institution.

Erleichterung auf beiden Seiten schafft eine benutzerfreundlichere Informationsversorgung. Der Website-Relaunch des EFRE-Programms beweist, dass Antragsstellung und einfach zusammenpassen kann. Die Website agiert als eine verständliche und umfassende Online-Beratung. Mit einem intelligenten Förderungsfinder und einer übersichtlichen Zusammenstellung aller wichtigen Dokumente finden Interessenten schnell alles zum richtigen Antrag. Zudem unterstützt die teilweise automatisierte Informationspflege und das integrierte Veranstaltungsmanagement die Redakteure optimal.

Dies erreicht das EFRE-Programm mit dem Website-Relaunch:

Online-Beratung mit Mehrwert
Bessere Online-Beratung
Verständlicher mit Besuchern kommunizieren und sie so optimal abholen.
Fehlerquote gezielt senken
Geringere Fehlerquote
Besucher gezielt zur richtigen Information führen.
Integriertes Eventmanagement
Integriertes Eventmanagement
Veranstaltungen in WordPress erstellen und Zahlungen managen.
Automatisierter Datenimport
Automatisierter Datenimport
Daten automatisiert importieren und per Knopfdruck veröffentlichen.

Benutzerfreundliche Inhalte

Die Besucherbrille aufsetzen und
besser informieren

Um Aufwände in der direkten Kommunikation mit Antragstellern zu verringern, bietet sich eine informative und verständliche Online-Beratung an. Insbesondere immer wiederkehrende Fragen lassen sich online auf der Website schnell und einfach beantworten. Und das nur ein einziges Mal für alle Antragsteller.

Damit die Online-Beratung aber tatsächlich ihre Funktion erfüllt, müssen die Besucher die gegebenen Informationen leicht erfassen können. Das heißt, sie müssen schnell und einfach verstehen, was ihnen mitgeteilt wird. Um Antragsteller also optimal zu erreichen, ist es also entscheidend, die metaphorische Besucherbrille aufzusetzen und in der Sprache des Besuchers zu kommunizieren.

Den inhaltlichen Aufbau an den Bedürfnissen der Besucher ausrichten und mehr Kunden gewinnen

Sprache und Informationsmenge an die Besucher anpassen.

In der Sprache des Besuchers zu kommunizieren bedeutet für staatliche Einrichtungen, Fachbegriffe und Paragrafen sparsam einzusetzen. Eine einfache und bildliche Sprache fördert zusätzlich das Verständnis auf Seiten der Antragsteller. Natürlich haben auch Fachbegriffe ihren Platz und müssen und sollen auch hier und da verwendet werden. Die EFRE-Website bietet deshalb ein Glossar mit allen wichtigen Fachbegriffen. Besucher, die auf einer Seite auf einen Fachbegriff stoßen, erhalten dann die Erklärung sofort und direkt als Tooltip.

Weitere Hilfen bieten praktische Beispiele. Theoretische Erklärungen über Förderungsmöglichkeiten lassen sich z. B. mit Projektbeispielen anschaulich darstellen. Förderungsinteressierte lassen sich auf diese Weise inspirieren und erhalten ein besseres Verständnis über ihre Möglichkeiten.

Dir richtigen Informationen
zur richtigen Zeit
Webdesign und Usability

Informationen filtern

Fehlerquote bei der
Antragsstellung verringern

Staatliche Institutionen kämpfen oftmals mit fehlerhaft oder mangelhaft ausgefüllten Anträgen. Oder es wird der komplett falsche Antrag eingereicht. Die Antragsteller sind schlicht überfordert und dies führt zu Fehlern. Deshalb ist es wichtig, die Antragsteller an die Hand zu nehmen und sie schnell und einfach zu den richtigen Formularen und Informationen zu führen.

Online haben wir schöne Möglichkeiten, die auch verschiedene Zielgruppen gut abholen und sie dort hinführen, wo sie hin möchten – nämlich zum richtigen Antrag und den Hilfestellungen zum Ausfüllen.

Vielfältige Einstiege bieten und so Interessenten und Antragsteller überall abholen

Die Website von EFRE holt zum einen Antragsteller ab, die bereits genau wissen, welche Förderung sie beantragen möchten, und Interessenten, die sich noch für die richtige Förderung entscheiden müssen.

Förderungsfinder für Interessenten: Der Link zum Förderungsfinder ist prominent als Button auf der Startseite platziert. Interessenten lassen sich so leicht und schnell zu den Förderungsinformationen umleiten. Der Förderungsfinder holt dann die Besucher als Teil einer bestimmten Zielgruppe ab, indem er ihnen eine Filterung nach Zielgruppe erlaubt. Der Besucher wählt also Unternehmen, Hochschule, Kommune etc. aus und sieht dann auf einen Blick, welche Förderung für ihn relevant ist. Dies bietet ihm eine erste Informationsübersicht. Er kann sich also weiter über die Förderungen informieren, die für ihn in Frage kommen.

Förderungsfilter für die gezielte Suche: Besucher, die sich bereits für eine bestimmte Förderung entschieden haben, lassen sich ideal über den Förderungsfilter abholen. Dieser befindet sich im Formularcenter, da diese Besucher gezielt im Menü nach dem Stichwort Formulare suchen. Der Förderungsfilter ist bei EFRE als DropDown umgesetzt, aus dem sich Besucher ihre Förderungsmaßnahme raussuchen können. Nachdem sie die gewünschte Förderung gewählt haben, erhalten sie eine Liste aller Dokumente, die für die Förderung relevant sind. Das sind zum einen Informationen zur Antragstellung und zum anderen die für den Antrag auszufüllenden Formulare. Auf diese Weise erhalten Antragsteller alle Informationen gebündelt und können so keine wichtige Information übersehen.

Veranstaltungsmanagement in WordPress

Eventmanagement
integrieren

Aufwände lassen sich nicht nur durch besseres Abholen der Zielgruppe verringern, sondern auch durch Zentralisierung verschiedener Aufgaben in einem System. Das Veranstaltungsmanagement beispielsweise lässt sich in WordPress perfekt integrieren. So lassen sich Events einfach auf der Website bewerben und gleichzeitig im Backend übersichtlich verwalten.

Eventwerbung. Eventorganisation. Buchungsmanagement. Alles in einem System

EFRE-Redakteure erstellen und verwalten Veranstaltungen, Teilnehmerlisten und Buchungen im gleichen System und auf die gleiche Weise wie Seiteninhalte. Sie loggen sich bequem in WordPress ein, erstellen dort eine Veranstaltung mit allen wichtigen Eckdaten. Sie können dabei entscheiden, ob es sich bei der Veranstaltung um ein kostenpflichtiges oder kostenfreies Event handelt. Per Knopfdruck veröffentlichen sie dann das Event auf der Website.

Da die Veranstaltung an prominenter Stelle präsentiert wird, z. B. auf der Startseite wie bei EFRE, werden Besucher auf das Event aufmerksam. Kostenpflichtige Veranstaltungen können sie dann direkt über die Website buchen, solange noch Plätze frei sind. Wer sich für welche Veranstaltung angemeldet hat, sehen die Redakteure ebenfalls im WordPress-Backend. Zur Veranstaltungsvorbereitung können sie sich dann die Teilnehmerliste einfach ausgeben lassen und ausdrucken. Zudem sehen sie, ob Zahlungen bereits eingegangen sind und können auch selbst Zahlungen eintragen – z. B. wenn Teilnehmer bar bezahlt haben.

Mit einem integrierten Veranstaltungsmanagement lassen sich allerdings nicht nur Aufwände verringern, sondern auch die Teilnehmerzahlen und damit den Erfolg der Veranstaltungen analysieren. Öffentliche Institutionen wie das Ministerium für Ländlichen Raum und Verbraucherschutz haben so eine gute Datenbasis, um zu entscheiden, welche Art von Veranstaltungen sich lohnen und welche nicht. Was natürlich ebenfalls zu einer Effizienzsteigerung beiträgt.

Einfaches Veranstaltungsmanagement
Digitales Eventmanagement
"Die Zusammenarbeit mit visual4 ist stets sehr konstruktiv und lösungsorientiert."
Dr. Georg Ris, Leiter der EFRE-Verwaltungsbehörde, Ministerium für Ländlichen Raum und Verbraucherschutz Baden-Württemberg

"Die Internetagentur visual4 aus Stuttgart hat durch die konzeptionelle Herangehensweise und das klare Webdesign überzeugt. Das gemeinsam erzielte Ergebnis ist gut gelungen und passgenau auf die Zielgruppen zugeschnitten, was auch durch das sehr positive Feedback der Europäischen Kommission sowie der für die Strukturfonds EFRE und ESF zuständigen Publizitätsbeauftragten der Bundesländer bestätigt wird. Die Zusammenarbeit mit visual4 ist stets sehr konstruktiv und lösungsorientiert."

Daten synchronisieren

Externe Datenquelle
anschließen

Noch mehr Effizienz in der Information der Öffentlichkeit lässt sich durch das Anschließen externer Datenquellen erreichen. Man spricht hier von Datenanreicherung. Datenprovider wie z. B. die L-Bank geben Zugriff auf bestimmte Daten in standardisierter Form. Manche bieten die Daten dann über eine Webschnittstelle an oder als Datei, die Redakteure selbst auf ihre Webplattform hochladen. Im verwendeten Redaktionssystem, z. B. WordPress, lassen sich diese Daten daraufhin automatisiert importieren, prüfen und dann entweder ebenfalls automatisiert oder manuell publizieren.

Durch Schnittstellen Inhalte automatisiert bereitstellen

 

Automatisierter Datenimport. Automatisierte Präsentation. Kontrollierte Publikation.

EFRE informiert die Öffentlichkeit darüber, welche Projekte bereits durch das Programm mit welchen Mitteln gefördert wurden. Auf der Website werden die Projekte als filterbare Tabelle ausgegeben. Es kann zum Beispiel nach Förderungsmaßnahme, Ort oder Verwaltungsvorschrift gefiltert werden. Wer mehr über das geförderte Projekt erfahren möchte, kann das jeweilige Projekt einfach ausklappen.

Die in der Tabelle enthaltenen Daten erhält EFRE von der L-Bank in Form einer CSV-Datei. EFRE-Redakteure laden diese in ihr Webverzeichnis hoch und die enthaltenen Daten importiert WordPress dann automatisch. Vor der Aktualisierung der aktuellen Projektdatenbank prüfen die EFRE-Redakteure, ob auch alles richtig synchronisiert wurde. Sind alle Daten korrekt importiert, veröffentlicht der Redakteur die Projektdatenbank per Knopfdruck. Die Projekttabelle wird daraufhin aktualisiert auf der Website ausgegeben.

Die automatisierte Datensynchronisation entlastet somit die EFRE-Redakteure in der Informationsaufbereitung für die Öffentlichkeit. Trotz Automatismus behalten sie dennoch die Kontrolle darüber, welche Informationen auf der Website veröffentlicht werden.

Ministerium für Ländlichen Raum und Verbraucherschutz Baden-Württemberg

Mit EFRE zu einer stärkeren EU

Das Ministerium für ländlichen Raum und Verbraucherschutz Baden-Württemberg ist die baden-württembergische Verwaltungsbehörde für das EFRE-Programm der EU. Es informiert Unternehmen, Hochschulen, Forschungseinrichtungen, Kommunen etc. über ihre Fördermöglichkeiten und bearbeitet ihre Anträge.

 

EFRE – Europäischer Fonds für regionale Entwicklung

Das EFRE-Programm wurde initiiert, um die EU wirtschaftlich zu stärken: Schwache Regionen sollen stärker werden, starke Regionen noch wettbewerbsfähiger und die Zusammenarbeit zwischen Grenzregionen- und -Ländern verbessert.

Je nach Situation der Region werden daher unterschiedliche Initiativen gefördert: Schwache Regionen brauchen zum Beispiel mehr dauerhafte Arbeitsplätze oder eine modernere Infrastruktur. Initiativen, die dies erreichen, lassen sich daher mit EFRE-Mitteln fördern. Starke Regionen stehen im Wettkampf. Daher werden u. a. Initiativen gefördert, die den Wettbewerbsvorsprung ausbauen, zum Beispiel im Bereich Innovation und wissensbasierte Wirtschaft. Grenzregionen bieten die ideale Möglichkeit, um die Zusammenarbeit zu stärken. Daher werden EFRE-Mittel bewilligt, wenn Initiativen dieses Ziel fördern.

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