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CRM-basiertes Eventmanagement

Die Digitalisierung spielt auch beim Eventmanagement eine Rolle

Einige unserer Kunden wie HUGO BOSS, der deutsche Skilehrerverband oder M2M Consulting setzen bereits auf unsere CRM-basierte Eventmanagement-Lösung. Den gesamten Eventworkflow in einem System abzubilden, macht die Veranstaltungsplanung komfortabler, übersichtlicher und erfolgreicher. Deshalb würdigte die Initiative Mittelstand unseren digitalen Veranstaltungsmanager jetzt mit einer Auszeichnung.

Eventorganisatoren haben eine riesige Checkliste abzuarbeiten, um Feiern, Konferenzen, Seminare oder Vorträge von Anfang bis Ende zu planen und durchzuführen. Es müssen Rundmails versendet, Teilnahmen registriert und Aufgaben geplant werden. Referenten und Räume buchen sich ebenfalls nicht von alleine; und nach der Veranstaltungen möchten Teilnehmer Bilder, Videos etc. ansehen können. Da immer den Überblick zu behalten ist gar nicht so einfach.

Vorteile der CRM-basierten Lösung

360°-Sicht auf Ihre Teilnehmer und Events

Im CRM-basierten Event-System fließen alle Informationen und Aufgaben in einer Software und einer Datenbank zusammen: Event-Mails, Daten von Teilnehmern und Dozenten, Projektmanagement, Event-Anmeldungen und mehr. Organisatoren loggen sich in nur einem System ein und sehen dann alle für sie wichtigen Informationen in ihrem persönlichen Dashboard. Sie sehen zum Beispiel, bei welchen Events noch Plätze frei sind, ob Dozenten ihre Anfrage angenommen haben und welche Aufgaben noch zu erledigen sind.

Die besondere Aufgabe, die das CRM-basierte Event-System löst: Persönliche Daten sowie Transaktionsdaten von Teilnehmern lassen sich zentral an einer Stelle pflegen. Denn oftmals nutzen Unternehmen für die unterschiedlichen Aufgaben im Organisationsprozess voneinander getrennte Software-Lösungen. Um zum Beispiel Mails eines Teilnehmers und seine Veranstaltungshistorie einzusehen, melden sich Mitarbeiter in zwei verschiedenen Systemen an – und müssen Änderungen an den persönlichen Daten eines Teilnehmers in beiden Systemen manuell nachziehen.

Die CRM-basierte Eventlösung hingegen vereint alle persönlichen Daten eines Teilnehmers sowie alle weiteren Interaktionen zwischen Teilnehmer und Eventanbieter. Das vereinfacht die Datenpflege und gibt Organisatoren einen Rundum-Blick auf die Teilnehmer und den gesamten Eventstatus.

Komfortable Event-Anmeldung über Website

Mit der CRM-basierten Eventlösung lassen sich Anmeldungen und Buchungen über eine Website automatisiert registrieren – und auch Tickets zum Selbstausdrucken anbieten. Der Event-Organisator schaut nur noch ab und zu in die Eventlösung rein, um sich über den Anmeldungsstatus zu informieren.

Kurzes Beispiel: Eine Event-Organisatorin möchte wissen, wie gut ihr Event bei einer bestimmten Zielgruppe ankommt. Sie filtert die Liste der eingeladenen Personen nach einer bestimmten Zielgruppe und überblickt, wer sich zum Event angemeldet und wer abgesagt hat.

Informative Eventanalyse mit Berichten

Wer Events professionell organisiert, möchte natürlich wissen, wie sich die Besuchs- und Verkaufszahlen steigern lassen. Hierfür analysieren Event-Organisatoren die vergangenen Veranstaltungen: Welche Veranstaltungen waren immer ausgebucht? Welche Events waren bei welchen Zielgruppen beliebt? Und welche Marketing-Kampagnen haben bereits zu höheren Verkaufs- bzw. Besuchszahlen geführt?

Die CRM-basierte Eventlösung bietet ein umfassendes Berichtswesen. Wichtige Kennzahlen stellen sich Organisatoren einmal zusammen und lassen sich die Berichte dann regelmäßig vom System per E-Mail zusenden. Auf Basis dieser Informationen lassen sich dann die Events oder die Marketing-Strategie sinnvoll anpassen.

Eventmanagement digitalisieren
Veranstaltungsmanagement Software

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