Alles in einem Event-System
Ein gutes digitales Veranstaltungsmanagement vereint alle wichtigen Eventprozesse in einem System: Marketing, Vertrieb, Service und automatisiertes E-Mailing.
Unsere Lösungen leben das Prinzip „Single Point of Truth“. Dies bedeutet, dass alle wichtigen Informationen an einer Stelle gesammelt werden, damit Sie mehr Übersicht gewinnen und effizienter arbeiten können.
Ziele Veranstaltungssoftware
So überblicken Sie Ihre Veranstaltungsorganisation
Machen Sie Copy & Paste zu einem Relikt der Vergangenheit und sorgen Sie für eine übersichtliche und effiziente Zukunft.
Einladungs- und Anmeldungsmanagement
Teilnehmer melden sich über intuitiven Anmeldeprozess auf der Website an. Alle wichtigen Teilnehmerdaten sind zentral im System gespeichert.
360°-Sicht auf Teilnehmende
Die Event-Organisation überblickt schnell, wer bei welchen Events war bzw. angemeldet ist und wer nicht.
Alle Eventprozesse in einem System
Gewinnen Sie mehr Zeit durch übersichtliche Eventprozesse.
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Einladungsmanagment und Tickets
Online-Buchung und Anmeldung
Versenden Sie attraktive Einladungsmails direkt über die Veranstaltungssoftware oder ein angebundenes Marketing Automation Tool.
Über eine angebundene Website mit Shop können sich Teilnehmende direkt anmelden und buchen. Jede Anmeldung fließt automatisch in die Veranstaltungssoftware.
- Integriertes E-Mailing
- Drag & Drop Designer
- Serienbriefe
- Tickets mit QR-Code
- Einlasskontrolle
Teilnehmermanagement
Jeden Teilnehmenden im Blick haben
Keine Lust mehr auf unübersichtliche Excel-Listen und Copy & Paste von Teilnehmerdaten? Das digitale Veranstaltungsmanagement speichert alle Daten zentral und erlaubt so eine 360°-Sicht auf alle Teilnehmende und ihr Bestellverhalten.
- Teilnehmerinnen und Teilnehmer verwalten
- Referentinnen und Referenten verwalten
- Kontaktakte mit vernetzten Informationen
- Angebote, Rechnungen und Zahlungen erstellen und verwalten
- Kontakthistorie
Digitalisierung Veranstaltungsmanagement
Alle Event-Aufgaben in einem System
Verzichten Sie auf Excel & Co. und setzen Sie auf eine zentrale Veranstaltungssoftware, die Ihnen alle Tools zur Hand gibt, um Routineaufgaben zu automatisieren und alles Wichtige im Auge zu behalten.
- Automatisierung von Routineaufgaben
- Event-Dashboard
- Veranstaltungsvorlagen mit Aufgaben
- Integrierte E-Mail-Erinnerungen und Zielgruppen-Segmentierung
- Integriertes Angebots- und Rechnungswesen
- Mobile Nutzung auf Smartphone & Co.
Unsere Partner
Unsere Veranstaltungssoftware kann durch zahlreiche Plugins und Integrationen erweitert werden. Das macht die Lösung zu einem äußerst leistungsstarken Werkzeug. Die Erweiterungen ermöglichen eine nahtlose Integration mit verschiedenen Plattformen und Diensten. So haben Sie alles, was Sie für Ihr Eventmanagement brauchen, in einem System.
Testimonials
Das sagen unsere Kunden
Funktionen
All-in-one Veranstaltungssoftware
Die einzigartige Veranstaltungssoftware vereint Ihre Eventprozesse in einem System und bietet Ihnen so die Möglichkeit in der gleichen Zeit mehr zu erreichen.
Veranstaltungs-Management
Teilnehmer-Management
Referenten-Management
Zertifikats-Management
Mehrtägige Events & Event-Sessions
Online-Buchung & Ticketing
Integriertes
E-Mailing
Reporting &
vieles mehr
Referenzen Veranstaltungsmanagement Software
Kundenwelten
Jedes neue Projekt stellt einen Einblick in eine einzigartige Kundenwelt dar.
Digitales Eventmanagement für die Medienkompetenztage BW
Dreifache Teilnehmeranzahl dank Veranstaltungssoftware
Mit Eventmarketing das digitale Rennen gewinnen
Digitale Mitgliederverwaltung erleichtert die Verbandsarbeit
zahlen, die für sich sprechen
Früher haben wir ca. 300 Personen in Excel-Listen organisiert.
Dennis Cichowski
Geschäftsführer, C4B-Team
Heute organisieren wir über das gesamte Jahr hinweg etwa 3.000 Personen mit nur einem Mitarbeiter, der nur 30 % seiner täglichen Arbeitszeit dafür aufwendet. Dadurch konnten wir ohne zusätzliches Personal deutlich skalieren.
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Fahrplan für das Customizing Ihrer Veranstaltungs-Software
Mit der Veranstaltungssoftware vernetzen Sie Support, Marketing und Vertrieb und sorgen für eine auf die Kundenbedürfnisse zugeschnittene Betreuung.
1. Beratung und Analyse
Die Einführung einer neuen Veranstaltungssoftware oder Ablösung eines bestehenden Systems bedeuten häufig weitreichende Veränderungen für ein Unternehmen und die Menschen, die in bestehenden Prozessen arbeiten.
Gemeinsam besprechen wir, wie Sie Ihre Unternehmensziele mithilfe einer Veranstaltungssoftware erreichen können und welche Faktoren Sie beachten sollten.
2. Anforderungen definieren
Wir bieten verschiedene Workshops zur Definition Ihrer Anforderungen und Prozesse an. Eine bewährte Methode ist das Erstellen von User Stories, um Funktionen möglichst nah an den späteren Nutzenden auszurichten. Zudem unterstützen wir Sie dabei, die bestehenden Prozesse zu prüfen und mithilfe der neuen Funktionalitäten und ggf. Schnittstellen zu vereinfachen.
3. Konzeption und Planung
Nachdem wir durch die gemeinsame Anforderungsdefinition Klarheit geschaffen haben, planen wir das Customizing und bei Bedarf die Schnittstellenentwicklung. Wir nutzen dabei ein Kombination aus agilem und klassischem Projektmanagement. Auf diese Weise erhalten Sie einen klaren Zeitplan und wissen im Voraus, was preislich auf Sie zukommen wird. Durch den agilen Anteil sind wir gleichzeitig in der Lage, auf Änderungen während der Umsetzung flexibel zu reagieren.
4. Umsetzung
Die Umsetzung erfolgt in Zusammenarbeit mit Ihnen, da wir einen großen Wert darauf legen, die späteren Nutzenden des Systems frühzeitig miteinzubeziehen und zu enablen. Viele Anpassungen wie das Anlegen von benutzerdefinierten Feldern lassen sich sehr komfortabel durch einen IT-affinen Mitarbeitenden durchführen. Komplexere Aufgaben und Programmierung übernehmen selbstverständlich wir.
Ihre Zusammenarbeit ist auch beim Testen von Features gefragt. Nachdem neue Funktionen unsere internen Tests bestanden haben, geben wir diese an Sie frei, damit Sie prüfen können, ob die Umsetzung Ihren Vorstellungen entspricht und alle Ihre Use Cases abdeckt.
5. Onboarding
Sobald die Umsetzung auf einem Stand ist, dass Daten importiert und gepflegt werden können, übergeben wir das System an Sie und Ihr Team. Ihre Key-User erhalten eine Schulung und wir unterstützen bei Fragen, während die Key-User mit dem System arbeiten und ggf. Daten importieren. Bei komplexeren Datenstrukturen unterstützen wir bei der Datenaufbereitung und dem Import.
6. Support
Wir bieten verschiedene Service-Level für den kontinuierlichen Support an. Zusätzlich können Sie auf eine umfangreiche Dokumentation des Systems sowie regelmäßige Webinare zurückgreifen.
Sie wollen es ganz genau wissen?
Die Entscheidung für eine Software für das Veranstaltungsmanagement ist schon schwer genug. Da kann doch zumindest die Anforderungsspezifikation ein Zuckerschlecken sein.
Die folgende Checkliste bietet eine Übersicht über gängige Funktionen für das Veranstaltungsmanagement und hilft Ihnen dabei, die wirklich wichtigen Features übersichtlich zu kennzeichnen.
Veranstaltungssoftware mit visual4
Ihre Vorteile im Überblick
Als Digitalagentur für Veranstaltungsmanagement beraten wir Sie auf Augenhöhe und begleiten Sie in allen Bereichen rund um die Digitalisierung von Events und darüber hinaus.
All-in-one Veranstaltungsmanagement
Alle Teilnehmerdaten sowie Referenten, E-Mail-Verlauf und Buchungen in einem System.
Cloud oder On-Premises
Entweder wir übernehmen das Hosting Ihrer Lösung in unserer zertifizierten Cloud oder Sie hosten das System selbst.
Sicher & DSGVO-konform
Alle unsere Lösungen setzen auf aktuelle Sicherheitsstandards und lassen sich DSGVO-konform betreiben. Unser Rechenzentrum befindet sich in Stuttgart.
Ganzheitliche Unterstützung
Wir unterstützen Sie von der Anforderungsdefinition über die Umsetzung bis zu Schulung.
Team
Jetzt beraten lassen
Sie haben Fragen zur Veranstaltungssoftware? Wir beraten Sie gerne!
Weitere Lösungen anbinden
Die gesamte Teilnehmer-Journey digital abbilden
Auf der Website informieren, Veranstaltung online buchen und bei Anrufen sofort Hilfe bekommen. Komfortabel und nutzerfreundlich. Das ist, was Menschen begeistert. Eine vernetzte digitale Landschaft unterstützt auf jedem Schritt der Teilnehmer-Journey.
Lösung
Website Relaunch
Lösung
Website Relaunch
Lösung
Webshop
Lösung
Webshop
Lösung
Marketing Automation
Lösung
Marketing Automation
Lösung
Self-Service-Portal
Lösung
Self-Service-Portal
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