CRM+-Software

Ein digitales System wird nur dann gerne genutzt, wenn der Benutzer einfach und intuitiv damit arbeiten kann. CRM⁺ lässt sich deshalb personalisieren und so an die Bedürfnisse der späteren Anwender und Anwenderinnen anpassen.

Die Ersteinrichtung übernimmt der Administrator. Dieser kann CRM⁺ über die Benutzeroberfläche so einrichten, dass die Anwender nur die Module und Felder sehen, die sie brauchen. Um dies zu tun sind keine Programmierkenntnisse seitens des Administrators erforderlich.

Darüber hinaus kann jeder Anwender sein eigenes Home-Dashboard zusammenstellen. Die Bedienung ist dadurch einfach, schnell und intuitiv.

Übersichtliche Bedienungsoberfläche

CRM⁺-Benutzer können das vom Administrator vorkonfigurierte System weiter an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Zum Beispiel können sie auf der Startseite Charts oder Listenansichten anlegen.

Mobiler Zugriff

CRM⁺ lässt sich über eine Web-App mobil auf Smartphone und Tablet nutzen. Die Anwender rufen CRM⁺ über den Browser ihres mobilen Geräts auf und werden dann automatisch zu einer für mobile Geräte optimierten Web-App weitergeleitet. Die mobiloptimierte CRM-Variante ist eine auf die wichtigsten Funktionen abgespeckte Variante. Voraussetzung für die Nutzung ist eine bestehende Internetverbindung.

Mit CRM⁺ werden unqualifizierte Kontakte (Leads), Ansprechpartner, Firmen, Lieferanten und Partner in eigenständige Module unterteilt und DSGVO-konform gespeichert. Dabei können Benutzer die für sie sichtbaren Einträge mit Schlagworten versehen, Massenbearbeitungen durchführen, Serienbriefe erstellen und ausdrucken oder eine einfache Dublettensuche durchführen. Eine Zusammenstellung mit gewünschten Selektionswerten ist intuitiv ausführbar und die Ergebnisse werden in einer Liste oder Grafik zur Ansicht gebracht.

Kundenverwaltung

Die erforderlichen Informationen zu einem Kunden sind meist aus vertrieblicher, marketingspezifischer oder buchhalterischer Sicht individuell. Mit CRM⁺ werden die Masken individuell auf die Arbeitsbereiche eingerichtet und an die Rollen im Unternehmen gebunden. Dadurch sind notwendige Informationen für die gewünschten Aktionen direkt einsehbar.

Kontaktverwaltung

Es stehen die Module Leads, Kontakte, Organisationen und Partner für die Kontaktverwaltung zur Verfügung. Jedes dieser Module kann individuell mit eigenen Feldern erweitert werden, damit die wichtigsten Informationen passend zum Datensatz hinterlegt werden können.

Daten können per CSV, Schnittstelle oder über die Webseite dynamisch importiert werden. Alle wichtigen Informationen wie E-Mails, Dokumente, Notizen und Termine lassen sich untereinander teilen, damit alle Benutzer zur selben Zeit auf dem gleichen Stand sind. Eine 360°-Sicht auf die Historie ist ebenfalls möglich, wie auch eine Filterung der gewünschten Kundengruppen.

Beziehungsmanagement

Welcher Mutter- oder Tochtergesellschaft gehört der Kunde an? Wer ist der Vorgesetzte von meinem Ansprechpartner oder welches übergeordnete Projekt wurde bei dem Kunden geplant? Mit CRM⁺ finden Sie Ihre relevanten Verknüpfungen und Hierarchien übersichtlich in einer Grafik. Zudem lassen sich auch Berichte erzeugen, womit die Beziehungen dargestellt werden.

Automatisierte Benachrichtigungsfunktionen über das Ticketsystem und direkte Zuordnung zu Kunden, sowie automatischer Scan von Anfragen sind Standardfunktionalitäten des Support-Prozesses.

Kundenportal

Mit dem Kundenportal können Kunden über einen eigenen Login auf das CRM⁺-Portal zugreifen und alle erforderlichen Informationen wie eigene Kundendaten, Angebote, Rechnungen oder FAQ einsehen.

Das Kundenportal dient überwiegend als Werkzeug für die Erstellung von Tickets an den entsprechenden Dienstleister.

Serviceverträge

Um den Überblick über alle Supportfälle zu erhalten, können Serviceverträge angelegt werden, die direkt zu einem Kunden referenziert werden. Informationen wie z.B. Start- und Enddatum oder aktueller Verbrauch der Serviceleistung können jederzeit kontrolliert werden.

Tickets

Das Modul Tickets ist eine vollständige und professionelle Integration in das CRM⁺-System, die Kunden erlaubt, einfach und schnell Problemfälle einzusenden. Die Tickets lassen sich mit den Serviceverträgen verknüpfen.

Zusätzlich lassen sich auch über das Kundenportal Support-Tickets erstellen, die direkt ins CRM⁺-System des Dienstleisters reinlaufen. Der Dienstleister kann daraufhin mit dem Kunden entweder telefonisch, per E-Mail oder über das Kundenportal kommunizieren und die Informationen direkt im CRM mit dem Ticket verknüpfen.

Wissenbasis (FAQ)

Eigene Fragen und Antworten zu Produkten oder Dienstleistungen lassen sich in CRM⁺ erstellen, und Kunden über das Kundenportal zur Verfügung stellen. Besonders praktisch ist auch das direkte Hinzufügen von bestehenden Tickets direkt zur Wissensbasis.

Schulungen

Um einen Einstieg in das CRM⁺-System so effektiv wie möglich zu gewährleisten, stehen verschiedene Schulungsarten bereit. Sowohl eine Online-Schulung als auch eine Schulung vor Ort kann hinzugebucht werden. Bei einem Workshop vor Ort werden gemeinsam mit Produktexperten die Prozesse analysiert und Lösungen besprochen. Für Administratoren gibt es ein speziell ausgerichtetes Training.

Zudem lassen sich Datensätze per Aktion weiterempfehlen. So ist ein lästiges E-Mail-Schreiben nicht notwendig. Damit jeder den gleichen Ist-Stand immer im Blick hat, wird auf dem Moduldashboard alles Wichtige zusammengefasst. Zum Beispiel Stammdaten, Termine und Aufgaben, Anrufe, Angebote, Tickets und sonstige verknüpfte Daten des Kunden.

Aktivitäten

Als Aktivitäten gelten Termine und Aufgaben, die zu einem oder mehreren Datensätzen verknüpft werden können. Falls parallel ein Microsoft Exchange (auch Office 365) mit CRM⁺ verknüpft ist, werden Termine und Aufgaben bidirektional übermittelt. Über welche Stelle die Aktivitäten primär erstellt und gesteuert werden, entscheidet jeder Benutzer nach seinem Belieben. Zuordnung der Aktivitäten zu verschiedensten Datensätzen ermöglicht eine maximale Dateninformationsbasis.

E-Mails

Eine Synchronisierung von E-Mails mit Microsoft Outlook in Kombination mit Microsoft Exchange (auch Office 365) ist möglich. Dadurch können alle E-Mails zu entsprechenden Kontakten in CRM⁺ verknüpft werden. Zudem bietet CRM⁺ auch einen einfachen E-Mail-Client. Damit lassen sich E-Mails direkt aus dem CRM mit dem eigenen Postfach versenden.

Der Vorteil dabei ist, dass die gesendete E-Mail beim jeweiligen Kontakt im CRM verknüpft ist und die E-Mail wie sonst auch im eigenen Postausgang zu finden ist. Aus dem CRM-System lassen sich zudem personalisierte HTML-E-Mails versenden, da hierzu Platzhalter für die Anwendung zur Verfügung stehen.

Über das CRM⁺-Modul „E-Mail Postfächer“ lassen sich eingehende E-Mails auch ohne einen MS Exchange- oder Outlook-Konto mit Datensätzen in CRM⁺ verknüpfen. Dabei wird über die entsprechende E-Mail-Adresse des Datensatzes die Identität geprüft und verknüpft. Zusätzlich lassen sich weitere Module 1:N mit der E-Mail verknüpfen, wie z.B. Angebote.

Telefonate (PBX Manager)

Mit der sipgate-, Asterisk-, Starface- und NFON-Integration können Anwender direkt aus CRM⁺ heraus telefonieren. Bei eingehenden Anrufen und gespeicherter Rufnummer öffnet sich automatisch ein Anruf-Popup mit einem Link zum jeweiligen Kontakt. Alle Informationen wie Gesprächsteilnehmer, Dauer und Uhrzeit werden beim Kontakt zur Historie hinzugefügt. Auch weitere Telefonanlagen lassen sich mit CRM⁺ per Schnittstelle verbinden.

Notizen

Alle Notizen zu Kunden können mit der Kommentarfunktion hinterlegt werden, die auch von anderen Benutzern jederzeit eingesehen und kommentiert werden können. Zu einem Kommentar kann man bei Bedarf auch die Benachrichtigungsfunktion aktivieren, um andere Benutzer von der erfassten Notiz in Kenntnis setzen zu können. Welcher Benutzer über Kommentare informiert wurde, ist im Kommentar selbst hinterlegt.

Kalender

Der CRM⁺-Kalender bietet vielfältige Möglichkeit. Ob in einer Listen- oder Kalenderansicht, werden die gewünschten Termine farblich hinterlegt. Gemeinsames Arbeiten durch Freigaben bietet die Basis für einen schnelle Überblick der verfügbaren Kapaziäten. Überfällige Kalendereinträge oder Gruppentermine könne gesondert angezeigt und über den Status informiert werden.

Meist ist ein Projekt auch mit einem Angebot bzw. Auftrag verknüpft. Damit die Zusammenarbeit zwischen den unterschiedlichen Abteilungen optimal gewährleistet ist, kann die Projekthistorie jederzeit eingesehen oder ausgewertet werden. Falls ein Kunde während oder nach einem Projekt per Tickets Meldungen erzeugt, können diese Tickets auch dem jeweiligen Projekt zugeordnet werden.

Die offenen Projekte lassen sich in diversen Grafiken oder als Listenansicht darstellen. Zudem kann durch automatisierte Prozesse das Projektteam unterstützt werden.

Projekte

Über das Projektmanagement lassen sich Projekte abbilden, die mit dazugehörigen Informationen wie Kunde, Projektleiter, Budget oder Kontingent hinterlegt werden. Darüber hinaus sind alle notwendigen Projektaufgaben unter Berücksichtigung des dazugehörigen Projektmitarbeiters sowie Angaben zu geplanter Dauer oder aktueller Fortschritt ersichtlich.

Projektmeilensteine

Mithilfe eines Ganttdiagrammes erhalten Projektfachkräfte eine grafische Übersicht über das Projekt, Fortschritt und die gesetzten Meilensteine.

Dokumentenmanagement

Wichtige Dokumente, die zu einem Projekt gehören, können zu einem Projekt verknüpft werden. Hierzu sind verschiedenste Dateitypen wie Dokumenten-, Bild-, Ton-, oder Videodateien erlaubt. Dokumente wie PDF, Bilder oder Videos können mit der Vorschaufunktion direkt aus dem CRM betrachtet werden.

Wiki

CRM⁺ bietet ein Wiki, in dem sich Beiträge, Beschreibungen oder Benutzerhandbücher mit Dateianhängen erzeugen lassen. Neuigkeiten lassen sich darüber hinaus kategorisieren und mit Kollegen teilen. Zudem bietet dieses Modul sehr viele Verknüpfungsmöglichkeiten zu anderen Modulen. Es lässt sich damit vielfältig für verschiedenste Zwecke einsetzen.

Jeder Berichtstyp hat seine Stärken. So lassen sich fast alle denkbaren Auswertungen durchführen. Zum Beispiel:

• einen Quartalsbericht über Potenziale oder Tickets,
• Auswertungen für Marketingaktionen oder auch ein Berichtsset,
• ein Zusammenschluss aus mehreren einzelnen Berichten.

Zu jedem Bericht lässt sich außerdem eine Grafik hinzufügen. So lässt sich die Liste der Daten optimal mit einem grafischen Element untermauern.

Wenn ein Bericht in einem bestimmten Turnus automatisch erzeugt und per Mail zugestellt werden soll, kann dies mit wenigen Klicks direkt im Bericht eingestellt werden. Hierzu wählt man ein Intervall aus, zu dem der gewünschte Benutzer den Bericht zugesendet bekommen soll, sowie ein Format. Zum Beispiel die Auswertung der Aufträge aus dem letzten Monat mit dem Versand am 1. jedes Monats. Berichte können auch manuell exportiert werden. Die Formate CSV, PDF und PPTX stehen zur Verfügung.

Diagramme und Reporting

Erstellen von eigenen Berichten in Summen-, Listen- oder Chartform. Die gewünschten Kennzahlen können dann in Excel, PDF oder Powerpoint exportiert werden. Zusätzlich können Zeitplanungen aktiviert werden, um stets die aktuellsten Kennzahlen vor internen Meetings automatisch per E-Mail im Posteingang aufzufinden. Die Berichtstypen Tabellen, Berechnungen und Matrix haben verschiedene Einstellungsmöglichkeiten, um den Bedarf an Auswertungen möglichst vollständig abzudecken.

Berichtssets

Zahlreiche Berichte aus Listen- und Grafikdarstellungen werden in einer ganzheitlichen Übersicht zusammengestellt. Alls Informationen und Querauswertungen können so in einer einzigen Ansicht dargestellt werden, welche in PDF oder PowerPoint exportiert werden können.

CRM⁺ lässt sich auf verschiedene Weise erweitern. CRM⁺ bietet folgende Add-Ons:

• PDF-Vorlagen Plus (Vorlagen für Angebote, AB, RE, Serienbriefe etc.)
• Umkreissuche (Suche Kunden in einem bestimmten Radius)
• Multimandant (Mehrere Mandanten in einem CRM vereinen inkl. unterschiedlichen Nummernkreisläufe)
• Datev (Übertragung zu Datev der Eingang- und Ausgangsrechnung, Storno & Gutschrift)

Weiterhin besteht die Möglichkeit, CRM⁺ via Schnittstelle mit anderen Systemen zu verbinden und damit die Leistungsfähigkeit zu erweitern. Auch individuelle Programmierungen sind jederzeit möglich.

Microsoft-Outlook-Integration

Voraussetzung für eine Verknüpfung von Microsoft Outlook ist Exchange (aktuelle Version oder 365). E-Mails lassen sich mit der Integration von Outlook per Drag & Drop ins CRM übertragen. Kalender, Aufgaben und Kontakte können bei Bedarf bidirektional synchronisiert werden.

E-Commerce-Anbindung

CRM⁺ hat keine E-Commerce-Anbindung per Erweiterung. Allerdings verfügt CRM⁺ über eine Webservice-Schnittstelle (REST-API). Brainformatik oder ein Drittanbieter kann damit eine E-Commerce-Anbindung zu CRM⁺ entwickeln. Die CRM⁺-Schnittstelle bietet alle gängigen Funktionen wie Erstellen, Aktualisieren, Synchronisieren uvm. an.

PDF-Vorlagen Plus

Besonders hervorzuheben bei CRM⁺ ist der über eine Erweiterung erhältliche PDF-Editor. Mit diesem lassen sich individuelle PDF-Vorlagen selbst gestalten. Über sogennante „Conditions“, Bedingungen auf Deutsch, ist es zudem nicht erforderlich für jede Angebots- oder Rechnungsvariante eine Vorlage zu erstellen. Sondern mithilfe dieser Bedingungen lassen sich verschiedene Dokument-Varianten aus einer PDF-Vorlage erstellen.

DATEVconnect online

CRM⁺ ist eines der wenigen CRM-Systeme, die DATEVconnect online als käufliche Erweiterung integriert haben. Einzelne Buchungsbelege lassen sich inklusive der dazugehörigen PDF-Dokumente an DATEV übertragen. Nach der Übertragung ist die PDF-Datei nicht mehr editierbar, nicht einmal mit Admin-Rechten.

Entscheidet sich der Kunde für eine Cloud-Installation, übernimmt der Hersteller Brainformatik alle notwendigen Arbeiten und installiert das System. Anschließend stellt Brainformatik alle erforderlichen Informationen inkl. Systemlink dem Kunden zur Verfügung.

Bei einer In-House-Installation installiert der Hersteller das System kostenlos per Remote-Zugriff. Dabei prüft Brainformatik vorher, ob die Systemvoraussetzungen des Servers gegeben sind. Als Dienstleitung bietet Brainformatik auch die Installation des erforderlichen Webservers an. So stellt Brainformatik sicher, dass bei der Installation und späterer Nutzung durch den Benutzer keine Fehler auftreten.

Zur Konfiguration des CRM-Systems bietet Brainformatik Schulungen und Workshops an. Im Rahmen der Schulung geht der Hersteller alle relevanten Themen mit den Kunden durch und richtet das System gleich individuell ein.

Wenn ein In-House Kunde das wünscht, übernimmt die Brainformatik auch die CRM⁺ Serverpflege. Damit werden Aktualisierungen und Wartungsarbeiten von der Brainformatik durchgeführt.

Installationsassistent

Für CRM⁺ gibt es keinen Installationsassistenten. In der Cloud-Variante übernimmt Brainformatik die Installation und in der On-Premises-/In-House-Variante übernimmt Brainformatik ebenfalls die Installation per Remote-Zugriff. Falls Unternehmen CRM⁺ ohne Eingriff von Brainformatik In-House installieren möchten, dann stellt der Anbieter ein Installationspaket mit Anleitung zur Verfügung.

Erweiterbar durch Programmierung

CRM⁺ lässt sich nur durch den Hersteller erweitern. Brainformatik verspricht jedoch, dass auch bei individuellen Anpassungen durch Erweiterungen das CRM-System updatefähig bleibt. Die gewünschte Erweiterung wird meist in einem Workshop genau identifiziert. Bei Beauftragung erstellt der Anbieter zudem ein Pflichtenheft mit allen wichtigen Details.

Rechteverwaltung

Das Rechtemanagement funktioniert mit einer generellen Grundeinstellung in Kombination mit einer Rollenhierarchie und Benutzerprofilen. So lässt sich ganz genau einstellen, welcher Benutzer auf welche Daten zugreifen kann bzw. welche Module und Felder dem jeweiligen Benutzer zur Verfügung stehen. Mithilfe des Rechtemanagements lassen sich auch Funktionen deaktiveren wie das Importieren und Exportieren oder die Dublettenzusammenführung.

Bereits ohne die Erweiterung des Add-Ons „Multimandant“, kann mit der bestehenden Berechtigung bei Bedarf eine Mandantenfähigkeit eingestellt werden.

Personalisierung Benutzeroberfläche

Mit der Einstellung „Themes“ lässt sich CRM⁺ grafisch personalisieren. Zum Beispiel die Grundfarbe oder auch ein Logo hinzufügen. Bei Bedarf lässt sich auch ein Hintergrundbild hinzufügen, welches anschließend auf jeder Seite zu finden ist. Der Benutzer kann entscheiden, ob er dieses Hintergrundbild in seinem Login sehen, oder doch lieber eine eigene Hintergrundfarbe nutzen möchte.

Regionale Einstellungen

Unter „meine Einstellungen“ kann jeder Benutzer seine Daten wie Zeitzone, Adresse oder auch Telefonnummern hinterlegen. Diese können anschließend für Vorlagen oder auch für eine Umkreissuche genutzt werden.

Mit CRM⁺ ist es über verschiedene Wege möglich, neue Daten zu importieren oder exportieren. Der klassische Weg führt über einen CSV-Import/Export. Die Schnittstelle bietet weitere Möglichkeiten für einen Import und Export sowie eine Verbindung mit Microsoft Exchange.

Über die vorhandene API (Schnittstelle) lassen sich Daten importieren, aktualisieren sowie abrufen/exportieren. Bei einem Wechsel von anderen CRM-Anbietern unterstützt der CRM⁺-Anbieter Brainformatik dabei, die Daten via Skript ins CRM⁺ zu importieren. Die Daten werden somit vollständig übernommen, womit ein nahtloser Wechsel zu CRM⁺ möglich ist.

Dublettencheck

Das Prüfen von Dubletten ist in geregelten Abständen sinnvoll. Dazu bietet CRM⁺ ein Dublettencheck, welcher der Benutzer justieren kann. Zum Beispiel, sollte der Nachname und die E-Mail Adresse gleich sein, sollen die Treffer angezeigt werden. Bis zu drei Datensätze gleichzeitig kann man dabei vergleichen und zum Schluss zusammenführen. Diese Funktion wird auch bei einem Import zur Verfügung gestellt.