Digitalisierung Hochschule: Digitale Exzellenz für Hochschulen

Hochschulen haben in Bezug zur Digitalisierung mit vielen Widerständen zu kämpfen. Zum einen müssen verschiedene Perspektiven und Bedürfnisse unter einen Hut gebracht werden und zum anderen unterliegen Hochschulen strengen Datenschutzrichtlinien. Dass Hochschulen komplexe Einrichtungen mit vielen verschiedenen Themenschwerpunkten sind, macht die Sache nicht leichter.

Um als Hochschule für Studieninteressierte wie auch Industrie und Forschung relevant zu bleiben, ist ein moderner Webauftritt und ein aktuelles und benutzerfreundliches digitales Angebot unumgänglich. Die Digitalisierung mithilfe von CRM, Newsletter-Kampagnen und Veranstaltungsmanagement bietet eine weitere große Chance für Hochschulen aus den knappen Ressourcen mehr herauszuholen und der Konkurrenz voraus zu sein.

Wie Hochschulen trotz aller Widerständen sich digital erfolgreich aufstellen?

Indem Hochschulen

• ihre Stärken als klare Marke leben und online sichtbar machen,
• eine digitale Studienberatung bieten,
• das Bewerbermarketing automatisieren und das Studierenden- und Interessierten-Management optimieren,
• ihre Software-Plattformen vernetzten und zentrale Einstiegspunkte für Mitarbeiter:innen und Studierende bieten.

Denken Sie auch an Ihr Hochschul-Personal

Ein sehr wichtiger Punkt, den viele vernachlässigen, ist den Professoren wie auch Forschungsmitarbeitern eine Plattform bereitzustellen, um ihre Kompetenzen, Publikationen und Forschungsaktivitäten wirksam darzustellen. Denn was wäre eine Hochschule ohne exzellente Dozenten und Forscher?

Das Personal einer Hochschule hat einen immens großen Einfluss darauf, ob Studierende von der Hochschule begeistert sind oder nicht. Aus diesem Grund lohnt es sich, das eigene Fachpersonal im Marketing hervorzuheben und stärker in den Mittelpunkt zu stellen.

Quelle: HIS-Studie „Digitalisierung der Hochschulen“ von 2019 (Link)

Gute Beratung ist in der Wirtschaft wie auch bei Hochschulen wirkungsvoller als jede Werbung. Doch wo beraten Hochschulen aktuell? Auf Messen und Infotagen, zu denen die Studieninteressierten hingehen müssen. Studien zufolge informieren sich Studieninteressierte allerdings hauptsächlich über das Internet. Und genau dort muss auch die Studienberatung der Hochschulen verankert sein.

Online-Profile nutzen

Wichtige Touchpoints mit Studieninteressierten sind zum einen gängige Vergleichs- und Bewertungsportale wie studycheck.de und der Hochschulkompass wie auch das staatliche Informationsportal studieren-in-bw.de. Portale wie studycheck lassen es sich gut bezahlen, wenn Hochschulen das eigene Profil optimieren möchten.

Doch wenn sich viele Studieninteressierte auf diesem Portal über den Studiengang informieren, lohnt es sich in die Profilaufwertung zu investieren. Denn oftmals sehen Interessierte dieses Profil noch vor der Website der Hochschule.

Digitale Informationsangebote bieten

Heutzutage gibt es vielfältige Möglichkeiten, um über die eigenen Studiengänge und die eigene Hochschule aufzuklären.

• Videos, Podcasts wie auch Social Media sind wichtige Medien gerade, aber nicht nur, für die junge Zielgruppe von Schülerinnen und Schüler.
• Chats und Web-Konferenzen bieten weitere Möglichkeiten, um mit Studieninteressierten digital direkt in Kontakt zu treten und eine persönliche Beratung zu bieten, zum Beispiel von Studierenden zu Studieninteressierten.
• Die Website bleibt zudem zentraler Ankerpunkt für alle Informationen rund um das Studium. Diese bleibt die Basis. Ist aber meist wenig interaktiv und damit schnell langweilig für die YouTube- und SnapChat-Generation.

Die Kampagnenseite Studieren im Schloss zeigt, dass eine Website nicht langweilig sein muss. Mit einem Schwerpunkt auf interaktiven Elementen wie großen Videos und einer Google-Maps-Karte mit verzeichneten Freizeitmöglichkeiten spricht die Microsite junge Menschen ganz gezielt an.

Inklusive Hochschule mit barrierefreiem Webdesign

Seien Sie ein Vorbild und sorgen Sie für digitale Inklusion. Seit Juni 2021 ist für alle Onlineangebote deutscher Hochschulen und öffentlicher Stellen ein barrierefreies Webdesign Pflicht. Mit barrierefreien Webinhalten verschaffen Sie allen Besuchern Zugang, sodass auch Studieninteressierte mit beeinträchtigter Sicht Ihre Informationsangebote problemlos abrufen und nutzen können.

Hochschul-Websites sind informationstechnisch eine Herausforderung, denn sie müssen schnellen Zugang zu ganz unterschiedlichen Informationen bieten.

• Studieninteressierte möchten möglichst schnell tiefere Informationen zu den möglichen Studiengängen wie auch Formalien zur Bewerbung und auch Gründe, warum sie an der ausgewählten Hochschule studieren sollten.
• Studierende besuchen regelmäßig das Webangebot, um Prüfungspläne einzusehen, nach Nebenjobs und Wohnungen zu suchen sowie für sie relevante News zu erfahren. Studierende brauchen einen besonders schnellen Zugang zu den für sie relevanten Plattformen wie E-Learning und die Prüfungsverwaltung.
• Alumni nutzen die Website zum Beispiel als Personaler einer Firma, müssen aber in der Regel über Mailings auf die Hochschule wieder aufmerksam gemacht werden.
• Mitarbeiter nutzen die Website insbesondere, um auf dem aktuellen Stand zu bleiben, für ihren Bereich zu werben und Interessierte wie auch Studierende und Unternehmen zu informieren. Hochschulangestellte brauchen ebenfalls einen Überblick über die für sie relevanten Plattformen und einen schnellen Zugang.
• Unternehmen nutzen die Website, um zum einen Talente zu finden und zum anderen sich über Forschungs- und Kooperationsmöglichkeiten zu informieren.

„Verschiedene Zugänge schaffen“ heißt die Zauberphrase

Um verschiedene Zielgruppen auf der Website möglichst schnell zum Ziel zu führen, ist es wichtig, an zentralen Stellen verschiedene Zugänge zu schaffen. Die Startseite wie auch das Hauptmenü wie auch ein sogenanntes Meta-Menü im Kopfbereich der Seite bieten sich dafür an.

Die Hochschule Albstadt-Sigmaringen bietet auf der Startseite einen sogenannten Trichter: Besucher unterscheiden sich zum einen anhand des thematischen Interesses und zum anderen nach Typ. Mithilfe des Trichters lassen sich die vielfältigen Besucher anhand der Wahl, die sie treffen, sofort zu den für sie interessanten Informationen leiten. Das Schöne daran: Jede Zielgruppe braucht die gleiche Anzahl an Klicks.

Mit dem Meta- und Mega-Menü einen zentralen Zugang für alle schaffen

Ordnung ist das halbe Leben, sagt man so schön. Und ein gutes Ordnungssystem erleichtert die Sache immens. Ein Mega-Menü allein macht die Website nicht übersichtlich. Dazu gehört ein ausgeklügeltes System, wo welche Information zu finden sein muss und an welchen Stellen und in welcher Form Schnelleinstiege sinnvoll sind.

• Das Meta-Menü befindet sich meist oberhalb der Hauptnavigation und bietet sich für Schnelleinstiege an, die Webseitenbesucher täglich nutzen.
• Das Mega-Menü bietet eine schnelle Übersicht zum Beispiel über das gesamte Studienangebot oder das Forschungsspektrum einer Hochschule. Das Mega-Menü gibt Besucherinnen und Besuchern den Eindruck das komplette Informationsangebot zu überblicken und hilft so bei der Orientierung.
  
  Beim Mega-Menü sollten Hochschulen jedoch darauf achten, es nicht zu überladen. Welche Detailseiten lassen sich zum Beispiel zusammenfassen? Ideal sind fünf bis sieben Punkte unterhalb eines Bereiches. Neun Punkte sollten das absolute Maximum sein mit Ausnahme des Studienangebots. Bei diesem kann es sinnvoll sein, alle Studiengänge abzubilden.

Mit dem Studyfinder schnell zum passenden Studiengang

Studiengänge sind für Hochschulen was Produkte für Unternehmen sind. Dieser Analogie folgend sind die Studieninteressierten die potenziellen Kunden der Hochschule. Daher ist es eine besondere Aufgabe der Hochschul-Website Studieninteressierte zum einen darüber aufzuklären, welche Studiengänge es an ihrer Hochschule gibt, sowie zu beraten, welcher Studiengang nun der richtige für sie ist.

Der Studyfinder ist ein leistungsstarkes, interaktives Tool, das Studieninteressierte hilft, das oftmals große Studienangebot auf die für sie interessanten zu reduzieren. Dies erleichtert die Wahl und hilft so, die Entscheidung für einen Studiengang zu beschleunigen.

Der Studyfinder der DHBW Mosbach bietet nicht nur einen schnellen Überblick über die für die Person interessanten Studiengänge, sondern durch die Interaktivität, mehr Spaß und Leben auf der Website.

Digitale Plattform für Professor:innen und Mitarbeiter:innen bieten

Können sich Ihre Dozentinnen und Dozenten mit Ihrer Hochschul-Website identifizieren? Bietet die Website ihnen genug Möglichkeiten, um ihre eigenen Errungenschaften und Kompetenzen zu zeigen?

Mit dem Lehrpersonal an Hochschulen steht und fällt die Lehrqualität. Gerade im Wettbewerb um Exzellenz ist es daher wichtig, gute Professor:innen für sich zu gewinnen und an der Hochschule zu halten. Der Beruf Professor:in ist ein sehr selbständiger Beruf. Daher empfiehlt es sich, dem Lehrpersonal eine Plattform zu bieten, in der sie die Informationen bereitstellen können, die für sie von Bedeutung sind. Das können sein:

• Publikationen
• Vorträge
• Forschungsaktivitäten
• Betreute Abschlussarbeiten
• Informationen für Studierende

Forschungsaktivitäten sichtbar machen

Wenn Ihre Hochschule im Bereich Forschung sehr aktiv ist und an Projekten beteiligt ist, die gesellschaftliche Relevanz haben, warum diese Aktivitäten nicht marketingwirksam einsetzen?

Wenn die Forschungsaktivitäten Studieninteressierte begeistern sollen, dann ist es wichtig, den Nutzen und das Ziel der Forschung in den Mittelpunkt zu stellen und darzulegen, inwieweit die eigene Hochschule an der Forschung beteiligt ist. Idealerweise zeigt eine Hochschule auf, wie Studierende selbst den Weg als Forscher:in einschlagen können.

Manchmal ist die Kampagnen-Seite die bessere Wahl

Da so viele unterschiedliche Menschen auf die Hochschul-Website kommen, fällt es manchmal schwer, sich auf eine Botschaft für eine Person ganz gezielt zu konzentrieren. Um die Person aber mit den vielen umherschwirrenden Botschaften auf der Website nicht abzulenken, empfiehlt es sich, eine Kampagnen-Seite zu erstellen. Diese konzentriert sich auf eine einzige Botschaft, die so viel schneller und wirkungsvoller bei der Person ankommt.

Die Kampagnenseite studieren-im-schloss.de der DHBW Bad Mergentheim konzentriert sich darauf, Studieninteressierten die Vorteile des Standortes näher zu bringen. Als Call-to-Action dient ein Formular, über das sich Studieninteressierte direkt zur Studienberatung anmelden können.

Hochschul-Website mit dem richtigen CMS umsetzen

• WordPress für mittelgroße Websites, Microsites und Content-Marketing
• TYPO3 für Websites mit anspruchsvollem Rechtesystem
• NEOS als nutzerfreundliche TYPO3-Alternative

Eine zentrale Datenbank für Kontaktdaten bringt viele Vorteile: Informationen sind wesentlich schneller zur Hand, die Kontakte lassen sich in Gruppen einteilen und dann zielgerichtet mit Informationen per E-Mail versorgen. Ein CRM bietet für Hochschulen diese zentrale Datenbank.

Im CRM für Hochschulen lassen sich Kontaktdaten speichern bspw. von:

• Studieninteressierten,
• Studierenden,
• Alumni,
• Mitarbeitenden
• sowie Unternehmen und Behörden

Alumni- und Partner-Netzwerk stärken

Ein Grund, warum Hochschulen CRM-Systeme einsetzen, ist, um die Bindung von Alumni und Partner-Unternehmen und -Behörden zu erhöhen. Gerade praxisorientierte Hochschulen profitieren von einem guten Netzwerk zu Industrie und Forschung.

Dieses Netzwerk lässt sich im CRM schön abbilden und die Kontakte effizienter pflegen. Zum Beispiel mit regelmäßigen Newsletter-Kampagnen oder E-Mails mit automatisierter persönlicher Ansprache.

Studieninteressierte identifizieren und Beratung optimieren

Um Studieninteressierte digital besser abzuholen, lassen sich mit einem CRM-System sogenannte Leads generieren und diese dann mit Informationen per E-Mail versorgen.

So lassen sich zum Beispiel interessante Informationen zur Studienwahl, Studierendenleben, Berufschancen, zur Bewerbung und den ersten Tagen nach und nach den Studieninteressierten per E-Mail zusenden. So können Hochschulen noch vor dem ersten persönlichen Kontakt eine Beziehung aufbauen.

Web-to-Lead und Marketing Automation: Studieninteressierte automatisiert mit Informationen versorgen

Mithilfe eines Web-to-Lead-Formulars ist es möglich, Beratungsanfragen direkt ins CRM zu spielen, inklusive der Kontaktdaten des Studieninteressierten. Um den Datenschutz zu gewährleisten, müssen die Daten verschlüsselt übertragen werden und der Studieninteressierte muss sein Einverständnis zur Datenverarbeitung aktiv setzen.

Mit einer zweiten Checkbox kann der Interessent oder die Interessentin sich zusätzlich an einem Newsletter für Studieninteressierte anmelden. Sobald diese Checkbox gesetzt ist, erhält diese Person eine E-Mail zur Bestätigung der Einwilligung. Sobald diese zweite Einwilligung gegeben ist, wird im CRM automatisiert das Opt-In bei der Person gesetzt und der Kontakt kommt automatisch in eine Empfängerliste für den entsprechenden Newsletter.

Web-to-Lead ist die einfachste Form der Marketing Automation und lässt sich mit einem CRM-System bereits umsetzen. Eine weitere Stufe ist die Marketing Automation mit einer speziellen Marketing-Automation-Software, z. B. Mautic: Website-Besucher lassen sich damit anhand ihres Verhaltens in bestimmte Segmente einordnen und automatisiert mit passenden Informationen bespielen.

Ziel von Marketing Automation im Bereich Hochschule ist, Studieninteressierte bereits im Vorfeld alle wichtigen Informationen zu liefern, um so das Service-Personal der Hochschule zu entlasten.

Wie sich mit den digitalen Möglichkeiten Studieninteressierte wie auch Absolventen gewinnen lassen, um einen Empfehlungskreislauf zu schaffen – das zeigt Björn Rafreider in folgendem Beitrag auf: Closed-Loop-Marketing für Hochschulen: Studienberatung mit System.

Veranstaltungen mit einer großen Anzahl an Teilnehmern wie auch Ausstellern oder Referenten werden schnell unübersichtlich. Deshalb beauftragen Hochschulen oftmals externe Eventmanagement-Agenturen oder behelfen sich mit Excel & Co.

Mit einer Veranstaltungslösung auf CRM-Basis können Hochschulen sich die Organisation und Kommunikation mit Teilnehmern und Beteiligten erleichtern:

• Empfängerlisten mit wenigen Klicks erstellen und Einladungen versenden
• Tickets mit Barcode für die Zutrittskontrolle erstellen und versenden
• Begleitmaterial direkt mitsenden
• Veranstaltungen auswerten: Wer war da? Welche Veranstaltung hatte die meisten Anmeldungen?
• weiterführende Marketingmaßnahmen planen anhand der Resonanz

Es gibt dabei mehrere Ausprägungen der Veranstaltungslösung.

• Die einfachste Form ist eine Website mit Veranstaltungskalender und Buchungsoption.
• Die zweite Form konzentriert sich auf die Organisation und Kommunikation von Beteiligten und Teilnehmern und ist hauptsächlich im CRM angesiedelt.
• Die dritte Form vernetzt die Veranstaltungswebsite mit dem CRM, sodass Anmeldungen und Buchungen automatisiert im CRM erfasst werden und sich dann von dort aus weiterbearbeiten lassen.

Hochschulen haben in der Regel ein Sammelsurium an verschiedenen Online-Tools im Einsatz. Um den Erklärungsaufwand zu erleichtern, lassen sich zentrale Einstiege schaffen und Tools so weit wie möglich vernetzen.

In ganz einfacher Form können das Links auf der Website sein, die für die Zielgruppe leicht zugänglich sind. Bei komplexeren Anwendungen, die auf Daten eines Studieninteressierten zugreifen, empfiehlt sich die Nutzung eines zentralen Systems für die Datenpflege. Andere Anwendungen können dann auf dieses System zugreifen, um benötigte Daten abzurufen. Sicherheitsaspekte müssen dabei selbstverständlich stets gewährleistet sein.

Wie die Lösungen zusammenarbeiten, hängt von den jeweiligen Prozessen ab:

• Leads gewinnen: Auf einer Webseite wird ein Formular veröffentlicht, in das sich Studieninteressierte eintragen und einen Newsletter abonnieren können. Diese Daten fließen nun in das Marketing-Automation-Tool, das die Person in eine Mailing-Liste aufnimmt und den entsprechenden Newsletter versendet.
• Alumni binden: Nutzt eine Hochschule ein CRM für das Studierenden-Management, kann der Status eines Studierenden nach erfolgreichem Abschluss auf Alumni gesetzt werden. Sobald der Status auf Alumni steht, wird die Person in die E-Mail-Liste für Alumni aufgenommen. Alumni erhalten nun automatisiert einen entsprechenden Newsletter und bleiben so auf dem Laufenden, was an der Hochschule passiert.
• Single-Sign-On: Um die verschiedene Systeme wie ILIAS, Intranet und Prüfungsverwaltung zu vernetzen, bietet sich ein Single-Sign-On auf der Website an. Single-Sign-On bedeutet, dass sich Studierende wie auch Mitarbeitende sich nur einmal auf der Website in den internen Bereich einloggen müssen und dann automatisch in den anderen Systemen ebenfalls angemeldet sind. So sind alle Systeme an zentraler Stelle zur Verfügung.

Eine vollkommene Vernetzung wird aus datenschutzrechtlichen Gründen nur selten möglich sein. Doch es gibt eine Schnittmenge zwischen dem, was Hochschulen öffentlich bereitstellen und intern verwalten, z. B. das Ausfüllen eines Formulars auf der Website, das die eingegebenen Daten dann ins CRM spielt. Oder die Online-Veranstaltungsanmeldung, die sich dann im CRM weiterbearbeiten lässt.

Oder möchten Sie einfach nur digital aufholen? An welchem Punkt Sie gerade sind, wir beraten Sie gern zu den digitalen Möglichkeiten für Hochschulen und Bildungseinrichtungen und unterstützen Sie dabei, Ihre Hochschule digital kompetent aufzustellen. Wir greifen dabei auf einen Erfahrungsschatz von über 20 Jahren in der Digital-Branche sowie zahlreichen Kundenprojekten im Hochschul- und Bildungsbereich zurück.

Profitieren Sie von unserer digitalen Expertise und stellen Sie sich jetzt zielgerichtet und datenschutzkonform digital auf.