Terminbuchungssysteme für die eigene Website

9 Online-Terminbuchungssysteme im Vergleich

Online-Terminbuchungssysteme automatisieren das Management von Terminen und sparen dadurch Zeit und Ressourcen. Doch was genau sind Terminbuchungssysteme? Welche Funktionen sollte ein Buchungssystem bieten und welche Systeme gibt es? Diese Fragen wollen wir im folgenden Beitrag beantworten.

Inhalt:

Definition

Was sind Online-Terminbuchungssysteme?

Über Online-Terminbuchungssysteme lassen sich Termine direkt über die Website gebucht buchen. Somit entfällt eine manuelle Terminbuchung durch E-Mails oder Anrufe und der Buchungsprozess wird automatisiert.

Die Kunden sehen auf der Website freie Termine und können den Termin dort direkt buchen und sich bestätigen lassen. Auf diese Weise lässt sich die manuelle Abstimmung per E-Mail und die damit einhergehenden Frustrationen umgehen.

Funktionen

Was sollte ein Terminbuchungssystem können?

Es gibt einige gute Online-Terminbuchungssysteme, die eine Vielzahl an Funktionen haben. Welche Funktionen für Ihr Unternehmen relevant sind, hängt von Ihren Ansprüchen ab.

Einige Grundfunktionen sollte Ihr Online-Terminbuchungssystem jedoch auf jeden Fall haben. Diese sind auch in den meisten Systemen enthalten, da sie so gut wie immer benötigt werden.

  • Termine anzeigen und buchen
    Grundsätzlich sollte das System in der Lage sein, buchbare Zeitslots innerhalb der Öffnungszeiten Ihres Unternehmens anzuzeigen. Nur so können die Kunden alle möglichen Termine sehen und buchen.
  • Buchungsbestätigungen versenden
    Hat eine Person einen Termin gebucht, sollte diese direkt eine Buchungsbestätigung erhalten. Dies bietet eine Rückversicherung für die buchende Person und sorgt so für einen positiven Kontakt mit dem eigenen Unternehmen.
  • Erinnerungs-E-Mails versenden
    Damit die gebuchten Termine nicht vergessen werden, ist das Versenden von Erinnerungen eine wichtige Funktion von Buchungssystemen. Sowohl die Person, die den Termin gebucht hat, als auch der*die Ansprechpartner*in im Unternehmen können diese Erinnerung per E-Mail erhalten.
  • Termine speichern
    Die Speicherung der Termine kann entweder auf Ihrer Datenbank z.B. durch WordPress oder in einem externen Kalender geschehen. Viele Tools bieten an, Termine automatisch in einem oder mehreren Kalendern (z.B. in Outlook, Google Kalender) zu speichern. Dadurch fällt eine manuelle Übertragung der Termine weg.
  • Kundendaten verwalten
    Die Personen, die Termine buchen, sollten Kontaktdaten angeben, um über ihren Termin informiert werden zu können. Die getesteten Buchungssysteme bieten eine Übersicht über alle Personen, die eine Buchung getätigt haben. In der Regel lassen sich über das Buchungssystem Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse und Telefonnummer erfassen. So lassen sich auch kurzfristige Änderung problemlos mit dem Kontakt direkt absprechen. Eine ordnungsgemäße Speicherung dieser Daten muss sichergestellt sein.
  • Zahlungen annehmen (optional)
    Je nach Geschäftsmodell, sollte es möglich sein, direkt bei der Buchung des Termins zu zahlen. Diese Funktion ist z.B. bei Webinaren oder digitalen Schulungen wichtig. Die Anbieter sollten hier eine einfache und sichere Zahlung über übliche Zahlungsmittel, wie z.B. PayPal, Kreditkarte oder Lastschrift ermöglichen. Zusätzlich zu einer Buchungsbestätigung ist hier auch eine Bestätigung der Zahlung wichtig, um auf beiden Seiten Transparenz zu schaffen.

Varianten

Welche Arten von Buchungssystemen gibt es?

Für die Einbindung der Terminplanung gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über eine Auswahl an Systemen für diese Varianten von Terminbuchungssoftware:

  • eigenständige Buchungssysteme
  • WordPress-Plugins

Eigenständige Terminbuchungssysteme

Eigenständige Terminbuchungssysteme sind Buchungstools, die sich als eigenständige Software einsetzen lassen. Diese Systeme bringen häufig zusätzliche Funktionen mit, die über die grundlegenden Buchungssfunktionen hinaus gehen.

WordPress-Plugins

Für WordPress existieren eine Reihe von Terminbuchungsplugins, die sich komfortabel in die Website einbinden lassen.

Eigenständige Buchungssysteme

Software für die Terminbuchung im Vergleich

Microsoft Scheduling and Booking App

Der große Vorteil des MS Booking Systems ist die Einbindung in das große MS-Office-Ökosystem. Gebuchte Termine lassen sich so direkt mit Skype oder MS Teams verknüpfen sowie im Outlook- oder Teams-Kalender anzeigen und bearbeiten. Öffnungszeiten, sowie die Zuordnung von Mitarbeitern zu bestimmten Terminen lassen sich hier integrieren.

MS-Booking

Wenn ein Unternehmen MS Office bereits nutzt, ist es daher empfehlenswert auf dieses Buchungssystem zu setzen. Nicht zuletzt, weil es bei Microsoft 365 ab dem Business Standard Level inclusive ist. Für das Tool fallen also die Gebühren von Microsoft Business Standard an.

Highlights der Microsoft Scheduling and Booking App:

  • Ideale Einbindung in MS-Office
  • In MS-Office inklusive

SimplyBook.me

Neben Funktionen wie Zahlungen annehmen und der Integration in Social-Media-Seiten und andere Websites, bietet SimplyBook.me viele individuelle Funktionen an, wie Gutscheine, Mitgliedschaften oder Anmeldeformulare. Auch wenn es als eigenständiges System agiert, lässt es sich ebenfalls in andere Systeme wie z. B. WordPress integrieren oder über eine API anbinden.

simplybook
Bildquelle: https://crmaddonfactorygmbh.simplybook.it/v2/

Besucher:innen können zudem wiederkehrende Termine buchen und Termine bewerten. Buchungen Für bis zu 50 Buchungen pro Monat kann Simplybook kostenfrei genutzt werden. Für die kostenpflichtige volle Version mit mehr als 50 Buchungen richtet sich die monatliche Bezahlung stufenweise nach der Anzahl der monatlichen Buchungen.

Hightlights von simplybook:

  • Viele individuelle Funktionen
  • Bewertung von Terminen

WordPress-Terminbuchungstools

WordPress-Plugins für die Terminbuchung im Vergleich

Wer die eigene Website mit WordPress betreibt, der kann auf viele praktische Plugins zugreifen. Diese lassen sich auf der eigenen Website direkt einbauen. Der Vorteil ist, dass die Besucher*innen nicht auf eine externe Buchungsseite müssen, um ihren gewünschten Termin zu buchen.

Calendly

Über Calendly lassen sich verschiedenste Meetings planen und koordinieren. Es kann flexibel gewählt werden, welche Mitarbeiter an welchem Termin teilnehmen oder nach welcher Priorisierung Mitarbeiter für einen Termin ausgewählt werden sollen.

Calendly
Bildquelle: https://calendly.com/sararogersphoto/indoor?month=2020-12

In Calendly lassen sich mehrere Kalender gleichzeitig mit den Terminen synchronisieren. Sie können Calendly als Plugin in ihre bestehende Website einbetten. Zudem ermöglicht das System, Zahlungen mit Kreditkarte oder PayPal abzuwickeln.

Das Basisprodukt für einen Kalender pro Benutzer ist kostenlos, danach staffeln sich die monatlichen Preise der kostenpflichtigen Version nach der Anzahl der Kalender pro Benutzer. Mit mehreren Kalendern lassen sich auch unterschiedliche Ereignisse planen.

Highlight von Calendly:

  • Integration mehrerer Kalender pro Benutzer

Booking Calendar

Die Open-Source-Software Booking Calendar erlaubt eine Speicherung der Kalenderdaten ausschließlich in der eigenen Datenbank. Es ist also kein Account bei Drittanbietern nötig. Das Plugin ist sehr einfach auf Ihrer WordPress-Website zu installieren und lässt sich ohne große Anfangshürden direkt einsetzen.

Booking Calendar
Bildquelle: https://de.wordpress.org/plugins/booking/

Ein großer Vorteil von Booking Calendar ist, dass es kostenlos, sehr einfach in der Bedienung, aber trotzdem sehr mächtig ist.

Highlights von Booking Calendar:

  • Open Source
  • Kein Account nötig

Amelia

Ihre Kunden und Interessenten erhalten via Amelia eine Übersicht über all Ihre angebotenen Dienstleistungen und geplante Events. Eine Suchfunktion für Termine lässt sich integrieren. Sie können diverse Kalendersysteme und Zahlungssysteme über Amelia einbinden. Auch in diesem Plugin sind diverse Extras für die Buchungen möglich. So können beispielsweise Rabattcodes eingesetzt werden.

Amelia
Bildquelle: https://sports.wpamelia.com/find-classes/

Amelia ist kostenpflichtig und lässt sich jährlich abonnieren, basierend auf der Anzahl der Domains, auf der das Plugin installiert wird. Amelia bietet keine gratis Version an, Sie müssen also ein Jahrespaket kaufen, um das Plugin zu nutzen.

Highlights von Amelia:

  • Suchfunktion für Termine
  • Viele individuelle Funktionen

StartBooking

StartBooking bietet einen Kalender, der sich an Ihre Anforderungen anpassen lässt. Öffnungszeiten und Verfügbarkeiten von Mitarbeitern lassen sich angeben, sowie den gewünschten Ansprechpartner für den Termin auswählen.

Start Booking
Bildquelle: https://demo.startbooking.com/life-coach/#start-booking-services

Eine Übersicht über die Buchungen bietet die Website von Start Booking. Auf dieser können Sie sich einloggen, um Ihre Buchungen zu überblicken und zu managen. Zusätzlich können Sie den Kalender mit Ihrem Google-Kalender verknüpfen.

Start Booking ist kostenpflichtig und lässt sich in zwei Versionen abonnieren, wobei die teurere Business-Option mit einigen extra Funktionen kommt, wie ausführlicheren Reportings.

Highlight von Start Booking:

  • Terminübersicht auf der Website des Anbieters

Simple Booking Calendar

Das Tool Simple Booking Calendar ist ein weiteres sehr simples WordPress-Plugin. Es erlaubt jedoch lediglich das Buchen von ganzen Tagen und ist darum ein ideales Tool für Buchungen für Übernachtungen oder Räume. Hierfür reicht die Belegung für ganze Tage vollkommen aus. Dadurch ist das Tool sehr simpel und weitere Funktionen machen es nicht unnötig komplex.

Simple Booking
Bildquelle: https://wordpress.org/plugins/wp-simple-booking-calendar/

Die Basisversion von WP Simple Booking Calendar ist kostenlos.

Highlights von WP Simple Booking Calendar:

  • Sehr simples Tool
  • Buchungen für ganze Tage
  • Ideal für Übernachtungen oder Räume

Easy Appointments

Das Easy Appointments Plugin kann verschiedene Dienstleistungen, Orte und Mitarbeiter koordinieren. Diese lassen sich flexibel koordinieren und zuordnen. Das Plugin selbst sowie die E-Mails, die davon verschickt werden, lassen sich einfach anpassen und personalisieren.

Easy Appointments
Bildquelle: https://wordpress.org/plugins/easy-appointments/

Auch bei diesem Plugin ist die Basisversion kostenlos. Jedoch nur mit der kostenpflichtigen Plugin-Version von Easy Appointments lassen sich externe Kalender synchronisieren.

Highlight von Easy Appointments:

  • Plugin und E-Mails personalisierbar

WP Forms

WP Forms ist sehr einfach zu bauen. Sie können aus über 100 Templates auswählen und die Elemente einfach per Drag & Drop an die richtige Stelle platzieren. Die Funktionen von WP Forms beschränken sich hierbei nicht auf Kalender. Mit dem Tool lassen sich jegliche Formulare bauen, wie Registrierungen für Newsletter oder Kontaktformulare. Da es kein explizites Buchungsplugin ist, lassen sich keine Öffnungszeiten einstellen und die über Formulare eingehenden Termine müssen manuell bestätigt und in einen Kalender eingetragen werden.

WP Forms
Bildquelle: https://wpforms.com/demo/dinner-reservation-form-demo/

Das kostenpflichtige Plugin kann in jährlichen Abonnements auf vier verschiedenen Preisstufen mit unterschiedlich vielen Funktionen erworben werden.

Highlights von WP Forms:

  • Einfach einzubauen
  • Formulare auch für weitere Funktionen nutzbar

Fazit

Welches Terminbuchungssystem ist das richtige für mich?

Auf den ersten Blick ist die Vielzahl an Buchungssystemen überwältigend. Eine erste Vorauswahl lässt sich mit der Entscheidung treffen, ob ein eigenständiges Buchungssystem oder ein WordPress-Plugin gewünscht ist.

Für die endgültige Entscheidung sollten Sie sich die Funktionen der Systeme genau anschauen. Wer ein sehr einfaches System für WordPress sucht und mit den absoluten Basisfunktionen auskommt, für den eignen sich WordPress Pugins, wie WP Forms, Simple Booking Calendar oder Booking Calendar. Wer jedoch höhere Ansprüche hat und Integrationen in externe Kalender oder eine Bezahlfunktion braucht, der ist mit Calendly oder Amelia gut beraten. Falls die Buchungen über externe Systeme koordiniert werden sollen, bieten sich Start Booking oder die Microsoft Scheduling and Booking App an.

Björn Rafreider, Digital Architekt und GeschäftsführungChristoph Plessner, Digital Architect und GeschäftsführungWalter Sindlinger, Digital Architekt und Geschäftsführung

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