Digitalisierung: Wie der Transformationsprozess für dein Unternehmen gelingt

Die Digitalisierung ist schon länger in deinem Wohnzimmer angekommen. Alexa spielt für dich deine Lieblingsmusik ab, Licht und Heizung steuerst du ganz smart von unterwegs, dein digitaler Schrittzähler überwacht deine Fitness und meldet sich lautstark, wenn du mal wieder zu lange untätig warst. Es gibt zahlreiche Beispiele, die zeigen, dass wir schon längst in einer digitalen Welt leben.

Der digitale Wandel beeinflusst Gesellschaft und Wirtschaft gleichermaßen. Organisationen und Unternehmen aller Branchen sind betroffen.

Wie steht es um den digitalen Transformationsprozess in deinem Unternehmen?

„Statt Briefe schreiben wir nur noch E-Mails. All unsere Mitarbeiter sind mit Smartphones und Tablets ausgestattet. Facebook und Co.? Da sind wir längst dabei.“

Das klingt zwar digital. Ein digitalisiertes Unternehmen ist das aber noch lange nicht.

Beim digitalen Transformations-prozess geht es um die komplette Veränderung der Unternehmenskultur.

Digitale Technologien geben zwar oft die Marschrichtung vor, sind aber nicht allein maßgebend, ob ein Unternehmen erfolgreich ist und bleibt.

Digitalisierung ist komplex. Keine Frage. Der Kunde von heute ist sehr anspruchsvoll. Kaufentscheidungen werden nicht mehr im Point of Sale, also im Geschäft vor Ort, getroffen, sondern lange vorher in sozialen Netzwerken, auf Portalen oder ganz woanders.

Mitarbeiter fordern flexiblere Arbeitszeitmodelle. Privates und Arbeit verschwimmen immer mehr.

Neben all den Herausforderungen und Risiken, die der digitale Wandel mit sich bringt, gibt es große Chancen für dein Unternehmen. Die Unternehmen, die es verschlafen, ihren eigenen Digitalisierungsprozess anzustoßen, werden das Nachsehen haben und schlimmstenfalls vom Markt ganz verschwinden.

Mitarbeiter kennen aus ihrem privaten Bereich viele Vorteile, die die Digitalisierung bisher mit sich gebracht hat. Und sie wissen auch, dass die Technik, also Software oder Roboter, lästige und immer wiederkehrende Arbeiten wie beispielsweise Copy & Paste – Aufgaben abnehmen können. Also fordern sie den Einsatz genauso im Arbeitsumfeld.

Automatisierte und vernetzte Vertriebsprozesse sparen den Mitarbeitern Zeit, in der sie sich der Weiterentwicklung des Unternehmens widmen können. Bei diesen Prozessen haben moderne, digitale Technologien ihre Finger im Spiel:

• Online Marketing löst die Kaltakquise von Vertriebsmitarbeitern ab.

Der Kunde von heute sucht sich seine Informationen selbst.

• Vor wenigen Jahren galt die Website nur als Visitenkarte eines Unternehmens. Heute ist die Internetpräsenz mit Online-Shop der treibende Vertriebskanal.
• Bei komplexen individualisierbaren Produkten bieten beispielsweise 3D-Konfiguratoren auf der Website einen Mehrwert für den Kunden.
• Der Kunde von heute sucht sich seine Informationen selbst und findet die Antworten auf seine Fragen auf der Website mit zeitgemäßem Webdesign in Form von Anleitungen, Dokumentationen, Videos oder in den bereitgestellten FAQ.

• Manche Unternehmen stellen einen kompletten Self-Service-Bereich zur Verfügung, in dem sich Kunden anmelden und verschiedene Aktionen wie Bestellungen, Reklamationen oder Feedback selbst ausführen können.
• Mithilfe digitaler Technologien erstellst du in Sekundenschnelle ein Angebot und wandelst es später mit einem Klick in eine Rechnung um.
• Bei der Beziehungspflege arbeiten nicht nur Vertriebsmitarbeiter mit einer Customer Relationship Management (CRM) Software. Als zentrale Datenbasis fungiert das moderne CRM auch für alle anderen Mitarbeiter des Unternehmens.
• Die Anbindung von Drittsystemen und damit die Zentralisierung von Informationen ist bei der Digitalisierung von Unternehmen ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Das Programmieren von individuellen Schnittstellen kann schnell teuer werden, allerdings gibt es mittlerweile zahlreiche Plattformen, sogenannte Workflow-Management-Systeme, die vorkonfigurierte Schnittstellenadapter zur Verfügung stellen und damit die Anbindung von Drittsystemen selbst für technikaffine Laien ermöglichen.

Moderne Software stellt alt bewährte Vertriebsprozesse auf den Kopf – mit Erfolg.

Du stellst dir sicher die Frage: „Wo fange ich am besten in meinem Unternehmen an?“ Brauche ich zwingend einen Online-Shop als neuen Vertriebskanal? Oder ist ein CRM wichtiger für uns? Welche Prozesse machen grundsätzlich Sinn, digitalisiert zu werden? Welche nicht?

Jedes Unternehmen hat ein anderes Kerngeschäft, andere Ziele und Vorhaben. Es gibt daher kein pauschales Vorgehen. Eine Hilfestellung gibt der Digitalisierungsfahrplan, der vom Förderprogramm Mittelstand-Digital des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) erarbeitet wurde. Dieser empfiehlt, dass du dich in fünf abgrenzbaren Arbeitsschritten deiner Digitalisierungsstrategie mithilfe von relevanten Fragen näherst.

1. Stelle den digitalen Reifegrad deines Unternehmens fest
   Wie sind die Prozesse organisiert? Welche technische Infrastruktur gibt es? Was ist mein Kerngeschäft, und welche Abläufe müssen funktionieren? Gibt es gegebenenfalls Silodenken im Unternehmen, das es aufzulösen gilt?

Welche Bereiche können durch die Digitalisierung eine hohe Skalierung erfahren?

2. Grenze den Handlungsbedarf ein
   Welche Ziele möchte ich mit Hilfe der Digitalisierung erreichen? An welcher Stelle im Unternehmen ist Digitalisierung erforderlich, damit dadurch Vorteile zu erwarten sind? Welche Bereiche können durch die Digitalisierung eine hohe Skalierung erfahren und welche nur bedingt?
3. Ermittle den Bedarf
   Welche technische Ausstattung ist erforderlich, um meine Ziele zu erreichen? Wie können meine Mitarbeiter mit einbezogen werden? Ist gegebenenfalls externe Unterstützung wünschenswert?
4. Kläre die Kosten
   Welche Kosten fallen an und wie könnte ein Finanzierungsplan aussehen? Beachte auch Fördermittel von Banken oder staatlichen Programmen.
5. Plane die Umsetzung
   Kann uns die Digitalisierung entlang unserer gesamten Wertschöpfungskette nützlich sein – und nicht nur in Teilen? Wer ist vom Digitalisierungsprozess betroffen? Wie sensibilisiere ich meine Mitarbeiter? Ist eine externe Beratung erforderlich?

Die Digitalisierung ist kein Ziel, sondern eine Reise. Es dauert somit, bis alle Bereiche an den Stellen digitalisiert sind, wo es sinnvoll ist. Und es ist eine Sache, die die ganze Unternehmenskultur in deinem Unternehmen betrifft. Führungskräfte wie Fachpersonal sind gleichermaßen betroffen und müssen sensibilisiert werden.

Bist du mutig genug, das eigene Geschäftsmodell zu hinterfragen?

Flache Hierarchien und  agiles Arbeiten sind gefragt in einer digitalen Welt, in der möglichst viele Abläufe in Echtzeit passieren sollen. Denn der Kunde will sein Produkt, seine Dienstleistung am besten jetzt sofort.

Der erste Schritt für eine Veränderung hin zu einem digitalisierten Unternehmen ist es, den Mut zu haben, sein eigenes Geschäftsmodell infrage zu stellen. Um dann zu erkennen, wie die Digitalisierung dabei helfen kann, besser zu werden.

Beginne mit kleinen digitalen Veränderungen und behalte gleichzeitig deine Digitalisierungsstrategie im Blick, damit dein Unternehmen wettbewerbsfähig bleibt.

Die Digitalisierung ist ein komplexer Prozess, der nicht nur den Einsatz von digitaler Technologie erfordert, sondern auch das Hinterfragen und Optimieren von bestehenden Prozessen. Viele Digitalagenturen besitzen das Know-how um die Technik, aber auch Branchenkenntnisse und Erfahrungen aus vorherigen Kundenprojekten. Eine Digitalagentur bietet daher technische Beratung wie auch Inspiration, um noch effizienter und reibungsloser zusammenarbeiten zu können.

Du bist überzeugt, dass eine digitale Strategie dein Unternehmen voranbringt? Als autorisierter go-digital-Berater stehen wir dir gerne mit Rat und Tat zur Seite. Lass uns gemeinsam eine Digitalisierungsstrategie erarbeiten, die zu deinem Unternehmen passt.

Bis zu 50 % der Beratungs- und Umsetzungskosten exklusive Mehrwertsteuer können sich KMU und Handwerksbetriebe vom Förderprogramm go-digital des BMWi schenken lassen.