Workflow-Management-Systeme im Vergleich

7 Workflow-Management-Systeme im Vergleich

16. August 2022 - von Mara Kasubke

Ein Workflow-Management-System bietet die ideale Grundlage für die Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse und ermöglicht die Ausführung modellierter Arbeitsabläufe (engl. Workflow). Doch was genau sind Workflow-Tools und welche Funktionen bieten sie? Einen Vergleich 7 verschiedener Workflow-Management-Systeme erwartet Sie in diesem Beitrag.

Inhalt:

Definitionen

Was ist ein Workflow-Management-System?

Ein Workflow-Management-System ist ein Softwaresystem, das der Unterstützung der Ablaufsteuerung von Geschäftsprozessen dient. Workflow-Management-Systeme bieten die Möglichkeit das Geschäftsprozessmanagement technologisch zu unterstützen. Viele Automatisierungs-Tools verfügen über intuitiv zu bedienende Tools zur Gestaltung der Arbeitsabläufe.

Workflow Tools steuern und überwachen sämtliche digitalisierten und automatisierten Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse eines Unternehmens. Erfolgreiche Workflow-Tools haben die Aufgabe Prozesse zu optimieren und transparenter zu gestalten. Zusätzlich ist es Absicht eines Workflow-Management-Systems verschiedene Softwaresysteme miteinander zu vernetzen.

Was ist ein Workflow?

Arbeitsabläufe sind definierte Reihenfolgen von einzelnen Arbeitsvorgängen bis zur Produktion von Ergebnissen. Im englischsprachigen Raum werden diese Arbeitsabläufe als Workflows bezeichnet.

Die „Workflow Management Coalition“ definiert einen Workflow als eine komplette oder teilweise Automatisierung eines Geschäftsprozesses, während der Dokumente, Informationen oder Aufgaben gemäß einer Reihe von Verfahrensregeln von einem Beteiligten an einen anderen weitergereicht werden. 

Bei den Beteiligten kann es sich um Personen wie auch Softwaresysteme oder anderen Maschinen handeln. Ein typisches Beispiel für einen Workflow ist die automatisierte Bearbeitung einer Produktbestellung. Dieser Prozess beginnt mit einem Formular das per E-Mail eingeht und weitere Aktionen als Trigger auslöst. Das Ziel dieses Prozesses ist die Bestellbearbeitung, das Verschicken einer Rechnung sowie die Übermittlung der Ware an den Kunden.

Funktionen

Funktionen von Workflow-Management-Systemen

  • Einfache Benutzeroberflächen (UI) sind ohne Programmierkenntnisse bedienbar.
  • Dank der einfachen Bedienung von Workflow-Tools ist die Fehlerbehebung (Debugging) kinderleicht.
  • Workflow-Tools erleichtern die digitale Prozessautomatisierung um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. Die Geschäftsprozessautomatisierung verläuft häufig robotergesteuert.
  • Viele Workflows können über Icons visualisiert und über einfache Drag & Drop Verfahren getriggert werden.

Prozessautomatisierung

7 Workflow-Management-Systeme im Vergleich

n8n

n8n (nodemation) ist ein Workflow-Management-System, das die Automatisierung von Arbeitsabläufen erleichtert. Es handelt sich um eine kommerzielle Open-Source Software und sie bezeichnen sich selbst als Fair-Code Software. Das Automation Tool ermöglicht es, verschiedenste Web-Anwendungen auch ohne Programmierkenntnisse durch Programmierschnittstellen (APIs) zu verbinden und Workflows auszulösen.

Workflow-Tool n8n
Bildquelle: https://rootkit.ch/n8n-workflow-nodejs-npm-ubuntu-serie-1

Es lassen sich benutzerdefinierte Integrationen (engl. Nodes) errichten und effektive Workflows triggern. Das Tool bietet eine Synchronisierung zu mehr als 90 Anwendungen, darunter Google Analytics und Google Calendar. Der Unterschied zu anderen Workflow-Management-Systemen ist, dass n8n zum Selbsthosten ausgelegt ist.

Es werden auch drei verschiedene n8n Cloud Optionen als SaaS („Software-as-a-Service“) angeboten mit einer Price Range zwischen 20 € pro Monat und 120 € pro Monat. Sie unterscheiden sich in der Anzahl der aktiven Workflows, der Workflow Ausführungen und der lösungsorientierten Beratungstätigkeit seitens n8n. Die Firma n8n GmbH hat ihren Sitz in Berlin.

LizenzmodellCloud oder On-Premises
Kosten20 € monatlich bis 120 € monatlich
ServerstandortDeutschland
Highlight„Copy and Paste“ und Import und Export der eigenen Workflows

Zapier

Mit Zapier kannst du Workflows, sogenannte „Zaps“, ohne IT- Vorkenntnisse im Handumdrehen einrichten. Das Workflow-Tool bietet zahlreiche integrierte Applikationen, wie eine Nachrichtenbox, eine Anruf-App, Erinnerungen und einen Kalender und verschiedene andere Apps mit denen benutzerdefinierte Workflows errichtet werden können. Dank intelligenter Automatisierung kann dein Fokus auf dem Vertrieb anstelle von zeitaufwendiger Dateneingabe liegen.

Workflow-Tool Zapier
Bildquelle: https://peltarion.com/knowledge-center/documentation/tutorials/verify-images-with-zapier-and-peltarion

Mit Zapier kannst du mehr als 5000 Applikationen miteinander verbinden und somit Daten austauschen und Aktionen auslösen. Verschiedene Trigger eröffnen den automatisierten Prozess zwischen den Apps, bei welchem beispielsweise neue Leads zu einer E-Mail-Liste hinzugefügt werden. Wichtig zu erwähnen ist, dass das Workflow-Management-System unter anderem Kundendaten in AWS Servern in den Vereinigten Staaten Amerikas hostet. Eine Option, bei welcher Daten nur in der EU gehostet werden wird nicht angeboten.

Zapier bietet eine gratis Variante an, welche 100 Tasks pro Monat ermöglicht und fünf „Zaps“ erlaubt. Es stehen insgesamt vier zahlungspflichtige Varianten zur Auswahl. Der Starter Plan kostet derzeit 20,35 € monatlich und erlaubt 750 Tasks pro Monat mit 20 „Zaps“. Im Vergleich dazu kostet die Professional Version 49,88 € monatlich, erlaubt 2000 Tasks im Monat und bietet unendlich viele „Zaps“.

LizenzmodellCloud
Kosten0 € monatlich für Einsteiger bis 49,88 € monatlich
ServerstandortUSA
HighlightZaps können verschiedene Aktionen basierend auf eigenen Regeln ausführen

IFTTT

IFTTT steht für „If this, then that“ und ist ein weiteres Workflow-Management-System. IFTTT bietet die Möglichkeit Cloud-Dienste zu synchronisieren und die Nutzung von Social-Media-Seiten zu vereinfachen. Wie bei anderen Automatisierungstools sind Programmierkenntnisse nicht benötigt, denn es wird auf ein graphisches Interface geachtet. Trotz den vielfältigen Möglichkeiten ist die Nutzung des Service erfreulich einfach.

Workflow-Tool IFTTT
Bildquelle: https://www.macstories.net/news/ifttt-launches-powerful-applet-tools-in-new-maker-tier/

In dem Workflow Tool ist das gleichzeitige Posten von Fotos in mehreren sozialen Netzwerken und die automatische Synchronisation von Kontakten zwischen Google Kontakten und Microsoft Office 365 spielend leicht. Neben besagten Features lassen sich auch Smart-Home-Lösungen wie Alexa und Google Home mit IFTTT verbinden. Im Vergleich zu anderen Workflow-Management-Systemen, die eher auf Business Anwendungen ausgelegt sind, eignet sich IFTTT eher für private Anwendungen.

Für Privatanwender ist das Workflow-Tool kostenlos und bietet fünf Workflows (Applets). IFTTT Pro kostet 2,50 € monatlich und erlaubt bis zu 20 Workflows. Des Weiteren wird IFTTT Pro+ angeboten, bei welchem sich die monatlichen Kosten auf 5 € belaufen und unendliche Workflows zur Verfügung stehen und mehrere Accounts miteinander verbunden werden können.

LizenzmodellCloud
Kosten0 € monatlich für Einsteiger bis 5 € monatlich
Serverstandortunbekannt
HighlightOptimal für Soziale Netzwerke, zusätzlich auch als App erhältlich

Make

Das visuelle Workflow-Management-System Make, welches früher Integromat hieß, lässt Sie innerhalb von Minuten alles von einfachen Tasks bis hin zu komplexen Workflows automatisieren. Wie bei anderen Workflow-Management-Systemen sind Programmierkenntnisse nicht unbedingt notwendig, da die Prozesse ähnlich wie eine Mindmap visualisiert werden. Jede Anwendung wird als eigenes Icon dargestellt und durch Verknüpfungen zu anderen Apps entsteht ein strukturiert zu überblickender Prozessablauf.

Workflow-Tool Make
Bildquelle: https://medium.com/integromat/from-zapier-to-integromat-what-makes-us-different-37ebf1e67c85

Das Workflow-Tool bietet mittlerweile Apps aus allen Kategorien wie beispielsweise CRM-Anwendungen, Social-Media Apps bis hin zu Banking Integrationen. Als europäisches Unternehmen arbeitet Make DSGVO konform.

Es gibt eine kostenlose Version von Make, welche bis zu 1000 Aktionen monatlich ermöglicht. Des Weiteren ist Make in 3 kostenpflichtigen Varianten Core, Pro und Teams erhältlich. Core ist ideal für Solo-Entrepreneurs und ermöglicht Ihnen 10000 Aktionen pro Monat. Die Kosten belaufen sich auf 10,59$ monatlich. Pro bezieht sich eher auf Start-Ups und kostet 18,34$ pro Monat. Teams ermöglicht es für monatlich 34,12$, dass Agenturen und Gruppen erfolgreich Workflows managen.

LizenzmodellCloud
Kosten0 € monatlich für Einsteiger bis umgerechnet 33,50 € monatlich
ServerstandortTschechien
HighlightVisualisierung durch Mindmap

Apache Airflow

Bei dem kalifornischen Workflow-Management-System Apache Airflow handelt es sich um eine kostenlose Open-Source-Software mit der Arbeitsabläufe (Workflows) durch Programmierung erstellt, geplant und überwacht werden können. Es läuft unter der Apache License 2.0. Es ist als Saas Cloud-Dienst und web-basierend erhältlich. Das dynamische Automatisierungstool ist erweiterbar und verfügt über zahlreiche Plugins.

Workflow-Tool Apache Airflow
Bildquelle: https://towardsdatascience.com/getting-started-with-apache-airflow-df1aa77d7b1b/

Workflows laufen nach Trigger- Events oder festgelegten Zeitplänen ab und ihr detaillierter Status lässt sich über die grafische Benutzeroberfläche im Webbrowser erörtern und live verfolgen.
Airflow und seine Workflows sind in Python geschrieben und werden über azyklisch gerichtete Graphen (DAGs) abgebildet. Dies bietet den Vorteil, dass jeder der über Python Kenntnisse verfügt eigene Workflows beschreiben und implementieren kann.

Das grafische Interface ermöglicht es dennoch Workflows zu überwachen ohne Programmierkenntnisse vorzuweisen. Programme wie Apache Pig und Amazon EMR sind mit Apache Airflow kompatibel. Das Workflow-Management-System verfügt über viele Anwender weltweit und gilt als Top-Level Projekt der Apache Software Foundation. Der Preis von Apache Airflow bezieht sich auf das jeweilige Angebot von Server-Anbietern.

LizenzmodellCloud
Kostenje nach Server-Anbieter
Serverstandortje nach Server-Anbieter
HighlightStatus der Workflows ist live nachvollziehbar

Microsoft Power Automate

Das Cloud-basierte Workflow-Management-System Microsoft Power Automate, welches früher Ms Flow hieß, ermöglicht es automatisierte Prozesse mit Flows zu erstellen um Unternehmen effizienter zu machen. Power Automate ermöglicht Ihnen Drag-and-Drop-Tools mit wenig Code und hunderten von vorgefertigten Connectors um sich wiederholende, alltägliche Aufgaben mühelos zu automatisieren. Populäre Connectors sind Dropbox, Google Calendar und Notifications.

Workflow-Tool MS Power Automate
Bildquelle: https://blog.sysfore.com/power-automate/

Es wird zwischen Cloud-Flows, Desktop-Flows und Geschäftsprozessflüssen unterschieden. Sie erstellen Cloud-Flows, wenn ihre Automatisierung entweder automatisch, sofort oder über einen Zeitplan ausgelöst werden soll. Desktop-Flows werden verwendet um Aufgaben im Web oder auf dem Desktop zu automatisieren. Geschäftsprozessflüsse bieten eine optimale Benutzeroberfläche, anhand derer die Mitarbeiter durch Prozesse für Interaktionen geführt werden, die vom Unternehmen definiert wurden, und die auf bestimmte Weise zu einem Abschluss gebracht werden sollen. Die Benutzerumgebung kann ebenfalls angepasst werden.

Microsoft bietet das Workflow-Tool in drei individuellen Abonnements an. Zwei Pro-Benutzer Pläne für je 12,60 € monatlich und 33,70 € monatlich, wobei das teurere Abonnement zusätzlich zu den Cloud-Flows auch Desktop-Flows mit beaufsichtigter robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) unterstützt. Microsoft bietet auch einen Pro-Flow-Plan an, welcher pro Monat 84,30 € kostet. Dieses Abonnement erlaubt einer unbegrenzten Anzahl an Benutzern digitale Prozessautomatisierung (DPA) innerhalb eines Workflows. Für Unternehmen die mehr Flexibilität benötigen werden auch „Pay as you go“ Pläne angeboten.

LizenzmodellCloud
Kosten12,60 € monatlich bis 84,30 € monatlich
Serverstandortunbekannt
HighlightCloud-basierende Datenverlust Prävention

Node-RED

Node-RED ist ein von IBM entwickeltes grafisches Workflow-Management-Tool und dient vorwiegend der Hausautomatisierung. Mit dem Workflow-Tool lassen sich verschiedene Hardware Geräte, APIs und Online-Services miteinander verbinden. Node-RED eignet sich ebenfalls für Smart-Home-Lösungen wie Alexa und Google Home. Mittlerweile ist das Workflow-Tool Teil der OpenJS Foundation.

Workflow-Tool Node-RED
Bildquelle: https://techexplorations.com/guides/esp32/node-red-esp32-project/1-introduction-to-node-red/

Node-RED ist kostenlos und Open-Source und bietet den Vorteil, dass der Programmierer keine komplexen Programme schreiben muss. Durch das Zusammenfügen verschiedener Knoten (Nodes) und wenigen Zeilen einfachen Codes kann ein Programm zum Versenden einer E-Mail erstellt werden. Für die meisten Anwendungsfälle sind bereits Nodes programmiert. Zwischen den Nodes werden Nachrichten zugestellt und so werden beispielsweise online Wetterdaten extrahiert, Fahrenheit in Celsius umgerechnet und der Wert dann per MQTT an andere Geräte übermittelt.

Das visuelle Programmier-Tool ermöglicht auch Web-Zugang, E-Mail- HTTP Requests, Bluetooth sowie das Steuern der GPIO-Ports von Raspberry Pi, Arduino und ESP32. Node-RED kann an Ihrem lokalen Computer, auf einem Gerät wie etwa Android und Raspberry Pi und in der Cloud genützt werden. Wer sich für die Cloud-basierende Version entscheidet kann unter anderem auf IBM Cloud und Amazon Web Services zurückgreifen.

LizenzmodellCloud
 Kostenje nach Server-Anbieter
 Serverstandortje nach Server-Anbieter
 HighlightSmart-Home Lösungen lassen sich mit Online Services verbinden

Fazit

Welches Workflow-Management-System ist das richtige für mich?

Die Vielzahl der Workflow-Management-Systeme ist auf den ersten Blick überwältigend. Für Ihre Entscheidung sollten Sie sämtliche Funktionen der Workflow-Tools vergleichen und abwägen, welches das richtige für Sie ist, damit die Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse effektiv gelingt. Außerdem sollten Sie die Serverstandorte und Lizenzmodelle berücksichtigen.

Make, Zapier, n8n und IFTTT eignen sich besonders dann, wenn Sie bisher eher wenig Erfahrung mit Workflow-Tools haben. Für Smart-Home-Anwendungen und Hausautomatisierung ist Node-RED die ideale Lösung. Wer jedoch höhere Ansprüche hat und eventuell schon über Programmierkenntnisse verfügt, findet mit Microsoft Power Automate oder Apache Airflow das ideale Automatisierungs-Tool.

Von Mara Kasubke
Hi, ich bin Mara von visual4. Als ausgebildete Technische Redakteurin liegt es mir am Herzen, digitale Technologien zu verstehen und die Vorteile und Funktionsweise verständlich und unterhaltsam zu erklären. Viel Spaß in unserem Digital-Blog!
Christoph Plessner, Digital Architect und GeschäftsführungWalter Sindlinger, Digital Architekt und GeschäftsführungBjörn Rafreider, Digital Architekt und Geschäftsführung

Jetzt individuelle Beratung anfragen