Projektmanagement auf dem Prüfstand

Klassisch oder agil?

14. Mai 2018 - von Karin Bayer

Je größer die Projekte, desto größer die Katastrophen? Das muss nicht sein, denn es ist alles eine Frage der richtigen Planung.

In Sachen Projektmanagement kannst du grundsätzlich zwei Marschrichtungen wählen: klassisch oder agil. Wir stellen beide Methoden auf den Prüfstand und zeigen dir, wie du die Vorteile beider Welten für dich nutzen kannst.

Klassisches Projektmanagement

One-Way-Ticket zum Erfolg?

Bei der klassischen Wasserfallmethode nimmst du als Projektmanager, im Gegensatz zur agilen Methode, eine große Rolle ein. Du bist die Person im Unternehmen, die in der Pflicht steht, das Projekt zum Erfolg zu führen. Deine Aufgabe besteht in erster Linie darin, den Auftrag zu analysieren, Aufwände abzuschätzen, Ressourcen realistisch zu planen und anschließend den fortschreitenden Prozess zu überwachen. Außerdem bist du das Sprachrohr zum Kunden und informierst über den aktuellen Entwicklungsstand.

Der Ablauf deines Projektes folgt dabei, wie der Name schon sagt, dem Prinzip eines Wasserfalls. Da das Wasser in nur eine Richtung fließt, musst du linear vorgehen. Rückschritte sind nur schwer realisierbar, wenn nicht sogar unmöglich.

In vier klaren Schritten zum Projektabschluss

Diese Methode hat ihren Ursprung im Bereich der Softwareentwicklung und teilt sich in folgende Phasen auf:

  1. Anforderungen prüfen (Konzeption und Analyse)
  2. Entwurf erstellen
  3. Implementierung durchführen
  4. Überprüfung und Wartung sicherstellen

Hier strebt alles in eine Zielrichtung, nämlich zum lange voraus geplanten Projektabschluss. Dieser gelingt dir, wenn du nachfolgende Punkte beachtest.

Detaillierte Analyse als stabiles Fundament für dein Projekt

Ein effizientes Anforderungsmanagement, sprich eine detaillierte Analyse der Ausgangssituation, bildet die perfekte Basis und spielt anschließend eine entscheidende Rolle. Nimm dir ausreichend Zeit dafür und gehe dabei in die Tiefe. Wenn du nämlich zum späteren Zeitpunkt feststellst, dass du Anforderungen falsch oder gar nicht erfasst hast, entstehen im weiteren Verlauf Kosten, die du bei der Planung nicht berücksichtig hast. Je später Fehler ans Licht kommen, desto gravierender wirken sie sich aus.

Es verhält sich ähnlich wie bei einer Hebelfunktion. Je länger der Hebel ist, beziehungsweise je länger der Prozess läuft, desto größer werden die Ausschläge am Ende des Hebels sein, sprich am Ende des Projektes. Achte auch darauf, dass die formulierten Ziele messbar und für alle transparent, also klar sind. Das sind entscheidende Erfolgsfaktoren! Denn nur so kannst du kontrollieren, ob die jeweiligen Schritte fristgerecht umgesetzt werden. Außerdem kann jedes Teammitglied immer wieder abchecken, ob es sich noch auf Kurs befindet.

Vorteil: Mehr Struktur für mehr Orientierung und Sicherheit

Dieses strukturierte Vorgehen von Anfang bis zum Schluss bietet ein hohes Maß an Planungssicherheit – sowohl für dein Projektteam als auch für deinen Kunden. Deshalb profitieren besonders große, komplexe Projekte von dieser Arbeitsweise, denn es bleiben kaum Fragen offen. Alles ist genau spezifiziert und festgelegt, Zeit und Geld richten sich nach dem jeweiligen Inhalt.

Nachteil: Unvorhergesehene Kursänderungen lassen sich schlecht abbilden

Leider kannst du nicht immer alle Anforderungen bereits in der Analysephase vollständig erfassen. Selbst wenn du alle Details auf Grundlage deiner Erfahrungen abschätzt – spontane Kursänderungen können während der Projektarbeit trotzdem auftreten. Im Vergleich zum agilen Projektmanagement kommen solche Kursänderungen erst spät im Projekt. Der Kunde wirft erst nach der Umsetzung einen ersten Blick auf das Produkt und bemerkt so erst spät, wenn Vorstellung und Realität nicht ganz zusammenpassen.

Du kannst natürlich Puffer für solche Fälle einplanen. Allerdings blähen Puffer den Projektplan unnötig auf.

Agiles Projektmanagement

Dein Kunde im Fokus!

Auch wenn die klaren Strukturen der Wasserfallmethode deine Projektarbeit um einiges erleichtern: Bedenke, dass Kunden heute im Allgemeinen schneller konsumieren als früher. Innovative Angebote drängen deshalb schneller auf den Markt. Für langwierige Produktentwicklungsprozesse bleibt keine Zeit! Sie müssen demnach so effizient wie möglich gestaltet werden. Das gilt nicht nur für technische Bereiche, sondern nahezu für alle Branchen.

Dieser harte Wettbewerb um die Gunst des Kunden verändert deine Arbeit als Projektleiter und die deines Teams. Dein Kunde erwartet viel mehr Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Das gelingt dir nur, wenn du Verantwortung abgibst und stets intensiven Kontakt zum Auftraggeber pflegst. Die starre Wasserfallmethode stößt genau hier an ihre Grenzen. Agiles Projektmanagement hingegen kann dich und dein Team dabei wirkungsvoll unterstützen.

Scrum it up! Mehr Dynamik für dein Projekt

Auch dieser Ansatz hat seinen Ursprung in der Softwareentwicklung. Er stellt allerdings deinen Kunden mit all seinen Wünschen an das Produkt in den Mittelpunkt. Eine der bekanntesten und gängigsten Arbeitstechniken ist Scrum.

Die agile Arbeitswelt sieht im Gegensatz zur Wasserfallmethode die Rolle des Projektleiters nicht vor. Hier teilen sich Product Owner, Scrum-Master und Team die Verantwortung, das Projekt zum Erfolg zu führen.

  • Der Product Owner handelt stets aus Sicht des Nutzers, definiert den Projektumfang und legt Prioritäten fest.
  • Der Scrum-Master kümmert sich in erster Linie um die Ressourcen, sorgt dafür, dass Teammitglieder nicht überlastet werden und sorgt für eine reibungslose Zusammenarbeit und Kommunikation.
  • Das Team realisiert die festgelegten Ziele, entwickelt die Anforderungen aus dem sogenannten „Product Backlog“ und bildet damit den Kern des agilen Projektmanagements. Die Teammitglieder handeln autonom und arbeiten gemeinsam die gestellten Aufgaben ab. Sie entscheiden also selbst, wer an welchem Thema arbeitet und agieren somit auf Augenhöhe mit Product Owner und Scrum-Master. Flache Hierarchien sind hier die Devise.

Sei flexibel, aber bitte mit Weitsicht!

Während bei der klassischen Projektplanung von Anfang an alles bis ins Detail geplant wird, fokussieren sich alle Beteiligten bei der agilen Methode auf einzelne Entwicklungsschritte. Jeder Abschnitt wird als Sprint bezeichnet und dauert in der Regel zwei bis vier Wochen. Jedes abgeschlossene Teilziel bietet dem Auftraggeber einen konkreten Mehrwert, den er sofort testen und nutzen kann. Er kann also Schritt für Schritt prüfen, ob seine Anforderungen an das Produkt wirklich Sinn machen und ob sie ihm den erwarteten Nutzen bieten können. Auch Designfragen klären sich oft erst dann, wenn der Kunde das Ergebnis mit eigenen Augen sieht. Nach jedem neuen Entwicklungsstand werden die Projektinhalte geschärft und flexibel angepasst, immer in direkter Abstimmung mit dem Auftraggeber.

Alle wollen agil, aber was ist mit den Kosten?

Ehrlich gesagt: Zu Beginn eines Projektes kannst du, gerade im Software-Bereich, keine realistische Planung vornehmen. Das gilt gleichermaßen für klassische und Scrum-Projekte und hat absolut nichts mit deinen Fähigkeiten als Dienstleister zu tun. Es ist einfach dem Wesen komplexer IT-Projekte geschuldet. Meistens sind Rahmenbedingungen unklar, es sollen neue Technologien eingesetzt werden, Prioritäten ändern sich und so weiter.

Bei klassischen Wasserfall-Projekten analysierst du als Projektleiter bereits im Vorfeld sämtliche Anforderungen an das Produkt so exakt und detailliert wie möglich aufgrund deiner Erfahrungswerte. Das ist aufwendig und kann unter Umständen lange dauern, denn deine Schätzung muss immerhin akkurat sein. In Scrum-Projekten hingegen fällt die Budgetabschätzung etwas grober aus und ist dadurch auch schneller erledigt. Anhand sogenannter „Story Points“ kannst du die Komplexität des Projektes in etwa einschätzen. Aus diesen Werten leitest du anschließend einen Ausblick auf das Gesamtbudget ab.

Vorteil: Keine unangenehmen Überraschungen

Es gibt hier keine unangenehmen Überraschungen, die der Kunde einfach hinnehmen muss, wie beim Wasserfall-Projekt, denn der Kunde kann nach jedem Sprint das Produkt testen und seinen Anforderungen überprüfen.

Nachteil: Gesamtbudget erst spät im Projekt konkret abschätzbar

Der agile Ansatz erlaubt keinen Ausblick auf das Projektende. Vielmehr geht dieser davon aus, dass das Projektteam auf einen laufenden Zustrom mit neuen Wünschen und Anforderungen entsprechend reagieren und diese kontinuierlich umsetzen kann.

Im Vergleich zum Wasserfall-Projekt, bei dem ein ausführliches Pflichtenheft geführt wird, sind die Budget-Schätzungen im Scrum-Projekt nicht in Stein gemeißelt. Sie werden erst im Laufe des Projektes konkretisiert. Mit jeder Iteration wird die Budget-Kontrolle etwas klarer und das Projekt-Team kann immer besser absehen, wie hoch das erforderliche Gesamtbudget sein wird.

Vergleich Projektmanagement-Methoden

Was nun… agil, klassisch – oder beides?

Wie entscheidest du am besten, welche Projektmanagement-Methode wann Sinn macht oder ob nicht vielleicht sogar die Kombination aus beiden Welten der richtige Weg ist?

Dies findest du heraus, indem du dir folgende Fragen stellst:

Pro klassische Wasserfallmethode:

  • Ist dein Projekt langfristig planbar und komplex?
  • Kannst du auf Erfahrungen von früheren, ähnlichen Projekten zurückgreifen?
  • Braucht dein Team eine klare Führung und ist durch Linienaufgaben gebunden?

Pro agiles Projektmanagement:

  • Müssen Elemente flexibel und anpassungsfähig bleiben?
  • Ist der Weg zum Ziel nicht von Anfang an klar und eindeutig definierbar?
  • Kannst du auf ein Team zählen, das gut mit spontanen Planänderungen umgehen kann und weitestgehend selbständig arbeitet?

Hybrides Projektmanagement: Vorteile bündeln

Die Wahrheit liegt in der Mitte

Eine Art Rezept, das dir genau vorschreibt, was zu tun ist, wäre wünschenswert. Das kann es aber nicht geben. Willst du die Vorteile aus beiden Welten bündeln, könnte der hybride Ansatz eine Chance für dich sein. Doch wie funktioniert dieser?

Eines vorweg: Für hybrides Projektmanagement brauchst du anpassungsfähige Akteure. Nur wenn alle bereit sind, Kompromisse einzugehen, kann euer Projekt gelingen. So müssen sich Verfechter der agilen Methode einer frühzeitigen Analyse- und Planungsphase unterwerfen, während die Wasserfall-Fraktion im späteren Verlauf Unsicherheiten ertragen muss.

Diese Kombination gelingt nur, wenn jeder Einzelne sich von seinen Grundprinzipien lösen kann. Es macht bei diesem Vorgehen Sinn, eine Art Projektmanager zu ernennen, der Inhalte strategisch plant, bewährte Prozesse auswählt und empfiehlt, den Fortschritt dokumentiert und archiviert und für positive Kommunikation im Team sorgt.

Fazit: Trau dich, gehe den hybriden Weg

Natürlich wird es einige Zeit beanspruchen, wenn du dieses neue Vorgehensmodell im Unternehmen etablieren möchtest. Doch es lohnt sich! Denn das hybride Projektmanagement bringt dir einiges an Vorteilen:

  • Sie wird dem stetigen Drang nach Innovation gerecht, da der Produktentwicklungsprozess schnell voran schreitet.
  • Der Kunde hat zu jedem Zeitpunkt ein funktionstüchtiges System (MVP  – Minimal Viable Product).
  • Die Bedürfnisse deines Kunden stehen absolut im Mittelpunkt und du kannst sie zu jedem Zeitpunkt berücksichtigen.
  • Änderungen sind möglich und lösen keine ungeplanten Kosten-Katastrophen aus.
  • Dein Projekt bleibt kalkulierbar, was Budget und Meilensteine betrifft.

Gerade bei langfristigen Projekten mit Anpassungen an Software und Hardware ist das hybride Projektmanagement sinnvoll. Vor allem aufgrund der durchgängigen Planung und übergreifenden Erfolgskontrolle. Wenn du also nicht vor dem Aufwand zurückschreckst, den diese neue Arbeitsmethode mit sich bringt, und du auf die Kompromissbereitschaft in deinem Team zählen kannst, dann probiere es doch einfach mal aus …

Freie Texterin Karin Bayer
Von Karin Bayer
Nicht die Technik sondern der Mensch steht im Mittelpunkt: Kommunikationsspezialistin und Texterin Karin Bayer bereitet unsere technischen Themen unterhaltsam auf und gibt Unternehmen Tipps, wie sie ihre Angestellten auf die digitale Reise mitnehmen.