Kollaborationsplattformen
Erfolgreich digital zusammenarbeiten
Jedes der genannten Tools hat Vor- und Nachteile, keine Frage. Wichtig ist bei deiner Entscheidung vor allem eins: Die Software muss zu deinem Unternehmen passen, nicht umgekehrt. Deine Kollaborationsplattform soll die Zusammenarbeit effizienter, einfacher und schneller machen. Sie soll nutzerfreundlich und ergonomisch sein und es soll Spaß machen, damit zu arbeiten. Sie muss Probleme für euch lösen, die sich in der täglichen Zusammenarbeit ergeben – sowohl intern als auch mit externen Partnern.
Wie bei jeder Software-Einführung gilt auch bei der Auswahl einer Kollaborationsplattform: Hol dein Team von Anfang an mit ins Boot. Erstellt am besten gemeinsam vorab eine Liste mit Erwartungen, die ihr an das neue Tool habt und welche konkreten Probleme es für euch lösen soll. Gleicht dann ab, welche Plattformen eure Anforderungen abdecken und trefft eine erste Wahl. In den meisten Fällen ist es möglich, zunächst eine kostenlose Testversion zu nutzen, um sich ein umfassendes Bild von der Kollaborationsplattform zu machen und um zu sehen, ob sie sich im Alltag bewährt. Nutzt diese Chance und haltet das Feedback jedes Team-Mitglieds schriftlich fest.
Was ist eine Kollaborationsplattform?
Direkte Kommunikation, Übersicht über alle Projektbeteiligten und direkter Zugriff auf alle relevanten Termine, Dokumente und Vorgänge – ist das möglich? Ja, und zwar mit Kollaborationsplattformen.
Die Kernbereiche einer Kollaborationsplattform sind Kommunikation, Koordination und Kooperation. Wir haben uns einige professionelle Kollaborationstools angeschaut, die jedoch immer auf die eigenen Geschäftsabläufe abgestimmt werden sollten. Mit solchen digitalen Team-Plattformen kannst du komplexe Aufgaben und Projekte gemeinschaftlich ohne räumliche oder zeitliche Zwänge browserbasiert erfolgreich abwickeln. Bei der Auswahl, Anpassung und Optimierung von Kollaborationslösungen sind folgende Bereiche wichtig:
- Kommunikationsunterstützung
- Projektmanagement
- Informations- und Datenmanagement
- Administrative Funktionen
Vorteile einer Kollaborationsplattform
Nur ein informiertes Team ist ein erfolgreiches Team
Digitale Kollaborationsplattformen sind unternehmensweit über den Browser erreichbar, auch im Homeoffice. Die Überbrückung der räumlichen wie auch zeitlichen Grenzen sorgt für eine effizientere Teamarbeit. Kollaborationsplattformen schließen dabei auch externe Fachkräfte ein, die Unternehmen nur für ein begrenztes Projekt einsetzen und versorgen diese mit allen wichtigen Informationen.
Das erleichtert die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit. Denn die Nutzer solcher Kollaborationsplattformen können Dokumente und Datensätze gemeinsam erzeugen und bearbeiten. Jedes Teammitglied kann sich so selbständig über den aktuellen Stand informieren und selbst weitere Informationen hinzufügen oder Änderungen direkt einpflegen. Das verbessert die Aktualität und Qualität der Daten.
Auch die Koordination der Teammitglieder erleichtern Kollaborationsplattformen, zum Beispiel mit einem Gruppenterminkalender und Meeting-Support-Systemen.
Anforderungen an eine Kollaborationsplattform
Die Software muss zum Unternehmen passen – nicht umgekehrt!
Die Einführung einer Kollaborationsplattform im Unternehmen ist kein einfacher Job, denn: mit der bloßen Anschaffung eines Tools ist es nicht getan. Entscheidend sind die Mitarbeiter, die mit der Software arbeiten sollen und dadurch ein kollaboratives Unternehmen schaffen.
Stellt euch demnach zuerst die Fragen:
- Welche Ziele verfolgt unser Unternehmen?
- Wie erledigen unsere Mitarbeiter aktuell ihre täglichen Aufgaben und welche Probleme ergeben sich dabei?
- Wo wünschen wir uns effizientere Abläufe in unserer täglichen Zusammenarbeit?
- und vieles mehr.
Wollen wir die interne und externe Kommunikation entscheidend verbessern? Dann wäre vielleicht Slack genau richtig für uns. Geht es darum, Freelancer in unsere Projekte mit einzubinden und sich mit ihnen gut abzustimmen? Dann eignet sich eventuell Trello. Geht es uns mehr darum, Kundeninformationen gemeinsam zu verwalten und abteilungsübergreifend effektiver zu nutzen, dann sollten wir über ein umfassendes CRM-System nachdenken.
Übrigens: Mitarbeiter in den Auswahl- und Entscheidungsprozess mit einzubinden erhöht nicht nur die Chancen, die richtige Software zu finden, sondern schafft auch die Basis dafür, dass sie tatsächlich genutzt und akzeptiert wird.
Welche Kollaborationsplattform eignet sich am
besten für dein Unternehmen?
Geht es vielleicht einfach nur darum, die Kommunikation innerhalb eurer Mannschaft anzukurbeln und den Informationsfluss zu verbessern? Dann sind Slack oder SharePoint die Mittel der Wahl.
Wollt ihr Freelancern oder externen Partnern eine Plattform bieten, um Redaktionspläne, Projektpläne und Briefings zu teilen sowie Fotos, Texte und Videos auszutauschen? Dann funktioniert das hervorragend mit Diensten wie Dropbox oder Trello.
Seid ihr eher auf der Suche nach einem ganzheitlichen System, welches nicht nur Kommunikation und Datenaustausch vereinfachen soll, sondern vielmehr eine gleichzeitige vernetze Zusammenarbeit an Dokumenten, Präsentationen und mehr ermöglichen soll? Dann kommt ihr an G Suite oder Office365 nicht vorbei.
Triff die Entscheidung nicht alleine – hol dein Team mit ins Boot.
Wie bei jeder Software-Einführung gilt auch hier: Hol dein Team von Anfang an mit ins Boot. Erstellt am besten gemeinsam vorab eine Liste mit Erwartungen, die ihr an das neue Tool habt und welche konkreten Probleme es für euch lösen soll. Gleicht dann ab, welche Plattformen dies abdecken und trefft eine erste Wahl.
In den meisten Fällen ist es möglich, zunächst eine kostenlose Testversion zu nutzen, um sich ein umfassendes Bild von der Kollaborationsplattform zu machen und um zu sehen, ob sie sich im Alltag bewährt. Nutzt diese Chance und haltet das Feedback jedes Nutzers schriftlich fest.
Auf diese Weise stellst du sicher, dass du einerseits die bestmögliche Wahl triffst und andererseits, dass die Software auch tatsächlich im Unternehmen akzeptiert und genutzt wird.
Komponenten Kollaborationsplattform
Die wichtigsten Funktionen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit
Die Unterstützungsleistung von Kollaborationsplattformen zielt hauptsächlich auf die Bereiche Kommunikation, Kooperation und Koordination ab. Jede Lösung hat jedoch verschiedene Schwerpunkte. Manche Plattformen legen mehr Wert auf die Unterstützung der Team-Kommunikation und andere fokussieren sich mehr auf die Koordination und Abstimmung der Projektbeteiligten.
Die meisten Kollaborationsplattformen bringen in unterschiedlicher Ausprägung folgende Funktionalitäten mit sich:
Funktionen für eine bessere Kommunikation
So sprechen wir digital miteinander.
- E-Mail – Die E-Mail-Funktion bietet die Möglichkeit, innerhalb einer Kollaborationsplattform E-Mails empfangen, lesen, schreiben und weiterleiten zu können.
- Kontaktmanagement – Das Kontaktmanagement ermöglicht es, persönliche und geschäftliche Kontaktdaten zu speichern und zu verwalten.
- Chat – Die Chat-Funktion schafft eine Echtzeitkommunikation zwischen den Nutzern. Dabei kann jeder Teilnehmer auf schriftliche Mitteilungen sofort antworten.
- Video–Konferenz – die Video-Konferenz macht es möglich, mit Teammitgliedern rund um den Globus live zu kommunizieren.
Funktionen für ein effizientes Projektmanagement
So stimmen wir uns digital ab.
- Kalender – Der Kalender zielt auf die Unterstützung der Koordination unter den Projektmitarbeitern ab. Zu diesem Zweck lassen sich Gruppentermine festlegen und mit den Terminen der einzelnen Nutzer abgleichen.
- Projektmanagement – Projektmanagement besteht in der Regel aus dem Festlegen von Projekten durch eine kurze Beschreibung, der Zuweisung von Projektmitarbeitern und einer Einschätzung über Dringlichkeit und Zeitrahmen. Der Projektfortschritt lässt sich durch vorab gesetzte Meilensteine nachverfolgen. Gantt-Charts zeigen die zeitliche Reihenfolge von Projektaufgaben in einer übersichtlichen Weise.
- Ressourcenmanager – Diese Funktionalität bietet die Möglichkeit, unterschiedliche Ressourcen zu verwalten. So können Räume, Beamer oder auch Fahrzeuge bestimmten Terminen zugewiesen werden.
- Aufgabenmanagement – Das Aufgabenmanagement erlaubt die Definition von Aufgaben anhand mehrerer Merkmale und die Zuordnung zu den verantwortlichen Personen oder Gruppen.
Funktionen für einen besseren Informations- und Datenaustausch
So halten wir digital das gesamte Team auf dem gleichen Wissensstand.
- Dokumentenmanagement – Dokumentenmanagementsysteme ermöglichen das Bearbeiten, Speichern und die Verwaltung von Zugriffsrechten auf Dokumente.
- Wiki – Ein Wiki ist ein interaktives Nachschlagewerk. Es besteht aus einer Sammlung von Hyper-Text-Seiten, die untereinander verlinkt sind. Das Wiki sammelt für die Projektmitarbeiter nützliche Informationen. Jeder der Nutzer hat wiederum die Möglichkeit, den Inhalt der Seite zu ändern und so sein Wissen mitzuteilen. Auf diese Weise wird der Wissensstand aller Nutzer zu einem Thema zusammengefasst.
Administrative Funktionen für die einfache Konfiguration des Systems
So lässt sich das digitale Team-System individuell anpassen.
- Administration – Unter System-Administration werden diejenigen Funktionalitäten verstanden, welche die Verwaltung der Plattform selbst vereinfachen. Darunter fällt insbesondere die Verwaltung von Zugriffs- und Benutzungsrechten und die Verwaltung von Nutzerkonten.
- Portal – Ein Portal (oder auch Dashboard) wird von allen Plattformen angeboten. Darunter versteht man die nutzerindividuelle Startseite des Systems, auf der persönliche Kalendereinträge, offene Aufgaben und vieles mehr überblickartig dargestellt werden. Vom Portal aus sind die anderen Funktionalitäten leicht zugänglich.
Die wichtigsten Kollaborationsplattformen
Ein Blick auf Trello, Slack, G Suite, Office 365, SharePoint, Dropbox und Nextcloud
Wir haben uns die gängigsten Kollaborationsplattformen angeschaut und die wichtigsten Punkte für dich zusammengefasst.
Trello
Kollaborationsplattform alias „die virtuelle Pinnwand“
Projekte auf virtuellen Pinnwänden verwalten – so könnte man Trello in etwa umschreiben.
Im Jahr 2017 übernahm das Unternehmen Atlassian (bekannt durch Entwickler-Tools wie Jira, Hipchat oder Confluence) die Plattform.
Auf deine Trello-Pinnwand kannst du sogenannte Karten heften. Diese lassen sich beschriften und verfügen außerdem über verschiedene Funktionen. Du kannst auf deinen Karten Projekte definieren, Deadlines setzen, klassische To-Do-Listen erstellen und Teammitgliedern Aufgaben zuweisen. Dabei lässt sich jede dieser Karten individuell gestalten. Mit Farbcodes, Fotos oder Notizen. Je nach Dringlichkeit lassen sich die Karten auf deiner Pinnwand verschieben. So hat jeder Beteiligte immer einen aktuellen Überblick über den Stand des Projekts.
Kalender
Trello bietet eine Kalenderfunktion. Sofern Karten mit einem Datum versehen wurden, erscheinen sie in der Monats- und Wochenübersicht. So haben alle Teammitglieder einen Überblick über anstehende To-Do’s. Der Trello-Kalender lässt sich außerdem mit persönlichen Kalendern synchronisieren.
Kommunikation
In den Kommentaren zu einer Karte lassen sich Zuteilungen organisieren. So kannst du Kommentare direkt an bestimmte Mitarbeiter oder Kollegen richten, indem du sie über „@name“ ansprichst. Auf diese Weise wird eine Benachrichtigung erzeugt, damit der Beteiligte auch ohne ständiges Mitlesen auf dem aktuellen Stand bleibt. Diese Kommunikationsform kann nervige E-Mail-Ketten ersetzen und ermöglicht Späteinsteigern einen guten Überblick über das laufende Projekt.
Die klassische E-Mail-Funktion kann ebenfalls genutzt werden, denn jede Trello-Karte hat eine eigene Mail-Adresse. So können Diskussionsbeiträge zum jeweiligen Projekt über den gewohnten Mail-Client verschickt werden.
Projekte und Dokumentenmanagement
Trello eignet sich gut für agile Team-Projekte. Geplant wird auf sogenannten Boards. Auf diesen Boards können Listen erstellt werden. Diesen Listen lassen sich wiederum beliebig viele Karten hinzufügen, welche man verschieben, kopieren und archivieren kann.
Den Trello-Boards können nun bereits registrierte oder neu hinzugefügte Kollegen zugeordnet werden.
In einem seitlich angeordneten Menü findet der User eine Suchfunktion, eine Kalender-Übersicht und weitere Einstellungen.
Weitere Informationen
URL: https://trello.com/
Sprachen: Englisch, Portugiesisch, Französisch, Spanisch, Deutsch, Finnisch, Norwegisch, Schwedisch, Russisch, Polnisch, Ungarisch, Ukrainisch, Tschechisch, Niederländisch, Italienisch, Türkisch, Thai, Japanisch, traditionelles Chinesisch, vereinfachtes Chinesisch und Vietnamesisch.
Datenspeicherung/Datensicherheit: Trello ist ein Cloud-Dienst. Wer gerne eine Kanban-Board einsetzen würde, Cloud-Dienste aber ablehnt, für den eignet sich beispielsweise das Tool „Wekan“.
Open Source/Proprietär: Trello ist keine Open Source-Lösung. Wer nicht darauf verzichten möchte, der wählt die quelloffene Alternative „Wekan“.
Kosten: Neben einer kostenlosen Basisversion gibt es Trello als „Business Class“ für 9,99 € im Monat und als „Enterprise“ für 20,83 € im Monat (Preise jeweils pro Person).
Hersteller: Fog Creek Software aus New York, 2017 übernommen durch Atlassian
Slack
Kollaborationsplattform alias „der E-Mail-Killer“
Slack bietet sogenannte Kanäle, die ähnlich wie Chatrooms funktionieren. Nachrichten erscheinen in Echtzeit und alle Teilnehmer im jeweiligen Kanal können sich an der Unterhaltung beteiligen.
Du entscheidest, ob du mit einer Einzelperson chattest oder einen Gruppenchat eröffnest. Innerhalb der Kanäle kannst du Dokumente und Dateien mit Teammitgliedern teilen. Slack lässt sich auch mit anderen Diensten verknüpfen, beispielsweise mit Dropbox und sozialen Netzwerken.
Slack Technologies wurde 2009 in Vancouver, Kanada gegründet.
Slack wird vor allem für die Kommunikation untereinander genutzt und lässt sich gut mit anderen Programmen kombinieren.
Kalender
Slack selbst bietet keine eigene Kalenderfunktion, lässt sich aber beispielsweise sehr gut mit dem Google-Kalender oder anderen Drittanbietern kombinieren. Terminerinnerungen lassen sich an dafür vorgesehene Kanäle verschicken.
Kommunikation
Die Kommunikation funktioniert bei Slack über sogenannte Kanäle, die man mit Unternehmen, Agenturen und Partnern teilen kann. Es ist sogar möglich, Themen per Audio- oder Video-Anruf direkt von Slack aus zu besprechen. Um seinem Gegenüber seine Arbeit zu präsentieren, kann man gegebenenfalls sogar den eigenen Bildschirm freigeben.
Projekte und Dokumentenmanagement
Slack bietet verschiedene Möglichkeiten, To-Do-Listen zu erstellen und Aufgaben zu verwalten. Beispielsweise, indem du Nachrichten oder Dateien mit Stern markierst, die du nicht aus den Augen verlieren willst. Durch eine Art Filter-Funktion werden dir die markierten Elemente als Liste angezeigt.
Eine andere Möglichkeit ist das Erstellen eines eigenen Kanals für To-Do-Listen. Hier lassen sich Gruppenaufgaben von einem Ort aus nachverfolgen und zuweisen.
Nachrichten, Dateien und Dokumente können als To-Do-Elemente in einem Channel gepinnt werden. Per Drag-and-Drop lassen sich PDFs, Bilder, Videos und andere Dateien direkt in Slack ablegen. Alle Teilnehmer in einem Kanal können auf diese Elemente zugreifen, können Pins hinzufügen oder entfernen.
Weitere Informationen
URL: https://slack.com
Sprachen: Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch und Japanisch.
Datenspeicherung/Datensicherheit: Slack wird auf Amazon Web Services (AWS) gehostet, ausschließlich in den Vereinigten Staaten. Slack bietet Datenverschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand.
Open Source/Proprietär: Slack ist keine Open Source-Lösung. Als quelloffene Alternative bietet sich beispielsweise Spectrum.
Kosten: Hier gibt es neben einer kostenlosen Variante eine „Standard“-Version für 6,25€ pro Monat und eine „Plus“-Version für 11,75€ pro Monat (Preise jeweils pro Person).
Hersteller: Slack Technologies
Kundenverwaltung mit CRM
Zentralisieren Sie Ihre Kontaktdaten und behalten Sie den vollen Überblick – mit einer effizienten Kundenverwaltungssoftware.
G Suite Kollaborationsplattform alias „der virtuelle Werkzeugkasten“
G Suite (früher Google Apps for Business, dann Google Apps for Work) ist eine Reihe von Software-Tools des Unternehmens Google. Und damit sozusagen ein „Allrounder“. Die Plattform umfasst die Produkte: Gmail, Google Kalender, Google Drive, Hangouts, Google Docs, Sheets, Slides und Forms, Google Sites, Google+ und Google Apps Vault.
Kalender
G Suite bietet die Möglichkeit, Kalender so freizugeben, dass andere User Termindetails entnehmen oder lediglich deine Verfügbarkeit überprüfen können. Für eine bessere Übersicht im Team lassen sich mehrere Kalender sogar in einer Ansicht übereinanderlegen.
Auch das Erstellen von Gruppenkalendern ist möglich. So lassen sich Urlaubstage oder Besprechungen gut planen.
Kommunikation
Die Kommunikation untereinander wird unterstützt durch
- die klassische E-Mail-Funktion mit G-Mail
- durch das soziale Netzwerk Google+,
- durch die Chatfunktion Hangouts sowie
- Video-Konferenzen mit Hangouts Meet.
Damit ist so ziemlich alles abgedeckt, was man braucht, um sich mit Kollegen zeitlich und örtlich unabhängig auszutauschen.
Projekte und Dokumentenmanagement
G Suite bietet einiges an Möglichkeiten, um gemeinsam an Dokumenten, Tabellen, Präsentationen und sogar an Webseiten arbeiten kann und zwar über folgende Funktionen:
- Docs: Dokumente können gemeinsam in Echtzeit bearbeitet werden.
- Tabellen: Online Tabellen mit erweitertem Funktionsumfang erstellen und bearbeiten.
- Formulare: Hier können gemeinsam Umfragen und Formulare erstellt werden.
- Präsentationen: gemeinsam an überzeugenden Präsentationen arbeiten
Neben diesen Basisfunktionen lassen sich über G Suite außerdem Websites und Apps entwickeln.
Über Google Notizen werden Aufgaben und Ideen notiert. Diese Notizen können gemeinsam im Team bearbeitet werden. Über Erinnerungsfunktionen bleiben alle Beteiligten auf dem Laufenden.
Weitere Informationen
URL: https://gsuite.google.com
Sprachen: Arabisch, Chinesisch, Niederländisch, Englisch, Französisch, Deutsch, Italienisch, Japanisch, Koreanisch, Polnisch, Portugiesisch, Russisch, Spanisch, Schwedisch, Türkisch, Tschechisch, Dänisch, Philippinisch, Finnisch, Hebräisch, Hindi, Ungarisch, Indonesisch, Norwegisch, Thailändisch, Ukrainisch, Vietnamesisch
Datenspeicherung/Datensicherheit: Die Daten werden in der Cloud gespeichert und liegen auf den Google-Servern. Zwar beschäftigt Google Sicherheitsexperten und besitzt als großer Konzern eine entsprechend ausgeklügelte Infrastruktur, um Datenverlust zu vermeiden. Dennoch landen die Daten auf potenziell unsicheren Servern eines Drittstaates, für den andere Datenschutzbestimmungen gelten.
Open Source/Proprietär: G Suite ist eine proprietäre Lösung.
Kosten: Hier gibt es eine „Basis“-Version für 4,- € monatlich, eine „Business“-Version für 8,- € sowie eine „Enterprise“-Version für 23,- € (Preise pro Nutzer).
Hersteller: Google LLC
Office 365 Kollaborationsplattform alias „der Allrounder“
Office 365 aus dem Hause Microsoft ist sowohl ein Online-Service als auch eine Desktop-Software. Es bietet verschiedene Pakete für Unternehmen und Privatpersonen, die sich in ihrem Leistungsumfang unterscheiden. Doch eines haben sie gemeinsam: Sie beruhen auf einem Abo-Modell.
Im Kern besteht diese Kollaborationssoftware aus den bekannten Office-Anwendungen Word, PowerPoint, Excel, Access und Outlook. Neben diesen Anwendungen bietet die Software auch E-Mail-Lösungen und Tools für die Zusammenarbeit im Unternehmen, wie beispielsweise Skype for Business oder SharePoint.
Kalender
Über Outlook ist es möglich, sowohl Kalendereinträge als auch Kontakte mit anderen Nutzern zu teilen und Termine zu vereinbaren.
Kommunikation
Die Kommunikation untereinander wird zum einen unterstützt durch das E-Mail-Programm Microsoft Office. Die Plattform bietet jedoch auch die Möglichkeit, für Online-Besprechungen und Chats via Microsoft Teams. In Videokonferenzen lassen sich Bildschirme freigeben für bis zu 250 Mitglieder. Dank Bildern und Videos der Teilnehmer weiß jeder Beteiligte, mit wem er gerade spricht und kennt dessen Funktion.
Projekte und Dokumentenmanagement
Mit den mobilen Apps von Office 365 ist es möglich, von unterwegs aus an Dokumenten zu arbeiten – egal mit welchem Endgerät.
Auch das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten ist möglich. So können beispielsweise mehrere Personen an einer Präsentation arbeiten. In Echtzeit sind die Änderungen für alle Beteiligten sichtbar. Durch die direkte Ansprache via „@…“ ist es möglich, einzelne Personen auf etwas aufmerksam zu machen.
Weitere Informationen
URL: https://products.office.com/de-DE/?ms.url=office365com
Sprachen: Wie es sich für einen „Allrounder“ gehört ist dieses Tool in rund 90 Sprachen verfügbar. (https://support.office.com/de-de/article/in-welchen-sprachen-ist-office-verf%C3%BCgbar-26d30382-9fba-45dd-bf55-02ab03e2a7ec)
Datenspeicherung/Datensicherheit: Auch Office 365 ist ein Cloud-Dienst. Die Daten befinden sich derzeit im sogenannten Office 365 Trust Center. Microsoft reagiert jedoch ab 2019 auf veränderte Kundenanforderungen und stellt seine Cloud-Dienste künftig aus neuen Rechenzentren in Deutschland bereit
Open Source/Proprietär: Office 365 ist eine proprietäre Software.
Kosten: Office 365 stellt hier verschiedene Pakete für Privatpersonen und Unternehmen bereit. Für Unternehmen gibt es „Business“-Version für 8,80 €, eine „Business Premium“-Version für 10,50 € und eine „Business Essentials“-Version für 4,20 €, jeweils pro Monat und Nutzer.
Hersteller: Microsoft Corporation
SharePoint Kollaborationsplattform alias „der Wiki-Generator“
SharePoint, ebenfalls aus dem Hause Microsoft, ist eine Webanwendung, die die Büroorganisation vereinfachen soll. Mit SharePoint lassen sich Projekte planen, Aufgaben koordinieren, Webseiten für das Unternehmen erstellen sowie Blog- und Diskussionsportale einbauen. Daten und Formulare können über diese Kollaborationsplattform einfach und schnell ausgetauscht werden.
Kalender
Mit SharePoint-Kalendern ist die Terminplanung ähnlich wie bei Microsoft Outlook möglich. SharePoint-Kalendern lassen sich darüber hinaus gut mit Outlook-Kalendern synchronisieren. Im Übrigen kannst du auch mehrere Kalender übereinanderlegen für eine bessere Team-Übersicht und einzelne Kalender auswählen, die du beispielsweise ein eine selbst erstellte Website einbinden möchtest.
Kommunikation
Über SharePoint lassen sich unternehmensinterne Kommunikationswebseiten erstellen. Hier können Nachrichten, Berichte oder sonstige News für verschiedene Personen freigegeben werden. Um Kollegen gezielt zu informieren können verschiedene sogenannte Webparts verwendet werden, zum Beispiel:
- News: Mit dem Feature „News“ hältst du deine Kollegen auf dem Laufenden und kannst sie mit wichtigen Infos oder Storys versorgen.
- Ereignisse: Damit verweist und erinnerst du an anstehende Ereignisse und Events.
Doch auch eine Echtzeit-Kommunikation mit dem Team ist möglich durch integrierbare Diskussionsportale.
Projekte und Dokumentenmanagement
Um Dokumente mit SharePoint zu verwalten, kann man diese beispielsweise in Microsoft Word direkt auf dem Server speichern oder über die Website hochladen. In der Dokumentenbibliothek sind dann alle neu hinzugefügten Dokumente entsprechend gekennzeichnet.
Jedem Dokument lässt sich eine eigene und eindeutige ID zuweisen, was den Anwendern die Suche in der Bibliothek erleichtern soll.
Weitere Informationen
URL: https://products.office.com/de-DE/?ms.url=office365com
Sprachen: analog zu Office 365 ist SharePoint in über 90 Sprachen verfügbar.
Open Source/Proprietär: SharePoint ist eine proprietäre Software. Als Open Source-Alternative bietet sich beispielsweis Alfresco.
Datenspeicherung/Datensicherheit: siehe Office365 – der Zugang zu den Daten, die innerhalb Deutschlands liegen, obliegt dem Datentreuhänder T-Systems International GmbH. Die Daten werden nach deutschem Recht behandelt.
Kosten: SharePoint gibt es kostenfrei und kostenpflichtig. Die kostenpflichtigen Versionen von SharePoint fangen bei 4,20€ pro Benutzer pro Monat an und reichen bis 19,70€ pro Benutzer pro Monat. Im teuersten Paket sind die gesamte Office-Suite und andere Dienste von Microsoft enthalten.
Hersteller: Microsoft Corporation
Dropbox Kollaborationsplattform alias „die Dokumentenwolke“
Dropbox ist in Cloud-Storage-Anbieter und wurde 2007 durch das Unternehmen Dropbox Inc. mit Sitz in den USA entwickelt. Mit dieser Kollaborationsplattform ist es möglich, Dateien online zu speichern, zwischen verschiedenen Endgeräten zu synchronisieren und Dateien mit anderen zu teilen. Es ist also eine Art Internet-Festplatte, ein Online-Speicherplatz, der auf einem Dropbox-Server hinterlegt wird.
Kalender
Dropbox selbst bietet keine Kalenderfunktion, lässt sich aber beispielsweise mit dem Google- oder Outlook-Kalender verknüpfen.
Kommunikation
Eine klassische Nachrichten- oder Chatfunktion gib es bei Dropbox nicht. Allerdings kann jeder Nutzer Dateien oder Bilder in der Voransicht kommentieren, was beispielsweise die Zusammenarbeit mit Freelancern erleichtert.
Projekte und Dokumentenmanagement
In diesem Bereich liegt die Kernkompetenz von Dropbox. Dateien, Bilder und Videos werden in die Cloud hochgeladen und können für bestimmte Personengruppen freigegeben werden. Dropbox sorgt automatisch dafür, dass auf allen Endgeräten die jeweils aktuellste Version der Dateien zu finden ist.
Weitere Informationen
URL: https://www.dropbox.com/de/
Sprachen: Verfügbar in mehreren Sprachen, z. B. Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Niederländisch.
Datenspeicherung/Datensicherheit: Dropbox ist ein Cloud-Dienst. Die hochgeladenen Daten werden verschlüsselt und auf Speicherservern in verschiedenen Rechenzentren in den USA verwahrt.
Open Source/Proprietär: Dropbox ist eine proprietäre Software.
Kosten: Dropbox bietet eine kostenlose Basisversion mit 2 GB Speicherplatz. Wer mehr Speicherplatz braucht, der wählt Dropbox Plus, Professional oder Business. Die Preise variieren je nach Land und Abo. In Deutschland liegt der Preis bei monatlicher Abrechnung bei 9,99€ für Dropbox Plus und bei 19,99 € für Dropbox Professional. Für Unternehmen gelten wiederum andere Konditionen – die Variante Dropbox Business unterteilt sich in Standard für 10,- € monatlich, Advanced für 15,- € monatlich und Enterprise als individuelles Angebot, welches man direkt bei Dropbox erfragen muss.
Hersteller: Dropbox Inc., USA
NextCloud / OwnCloud
Open-Source-Kollaborationsplattform alias „meine eigene Dokumentenwolke“
OwnCloud hat sich als kostenfreie und selbst gehostete Alternative zu Dropbox entwickelt. Wer seine Daten nicht auf einem fremden Rechner in den USA speichern will, greift lieber zur eigenen Cloud mit OwnCloud.
NextCloud ist ein Fork von OwnCloud, also eine Kopie von OwnCloud, die sich nun eigenständig weiterentwickelt. Hinter NextCloud steht der Gründer von OwnCloud, der sich jedoch von der Firma hinter OwnCloud getrennt und eine eigene Firma gründete – die NextCloud GmbH. Viele vom damaligen OwnCloud-Projektteam sind zu NextCloud gewandert und es sieht aktuell danach aus, dass Unentschlossene mit NextCloud besser beraten sind als mit OwnCloud.
Kalender
OwnCloud wie auch NextCloud bieten einen Kalender an, der sich mithilfe von CalDAV mit dem Smartphone und E-Mail-Programmen wie Outlook oder Thunderbird synchronisieren lässt.
Kommunikation
Wer Wert auf einen Chat und Video-Konferenzen legt, der findet bei NextCloud eine App dafür. OwnCloud bietet keine Chat- oder Video-Konferenz-Funktion.
Projekte und Dokumentenmanagement
Beide Kollaborationsplattformen bieten Smartphone-Apps, über die sich Dateien in die Cloud laden lassen. Und natürlich bieten beide Tools Datei-Sharing an. Eure Teammitglieder können sich über die Desktop-Oberfläche oder über das Smartphone einloggen und Dokumente, Bilder oder Videos hochladen und freigeben. Es lassen sich auch verschiedene Rechte vergeben wie Schreib- und Leserechte.
Weitere Informationen zur Open-Source-Kollaborationsplattform NextCloud
URL: https://nextcloud.com/
Sprachen: Verfügbar in über 33 Sprachen, z. B. Deutsch, Englisch.
Datenspeicherung/Datensicherheit: NextCloud ist ein Cloud-Dienst, der sich auf dem eigenen Server oder bei dem eigenen Hosting-Provider in Deutschland installieren lässt. NextCloud lässt die eigene Software mithilfe von Hackathon-Beteiligungen auf Schwachstellen überprüfen.
Open Source/Proprietär: Nextcloud ist eine Open-Source-Software.
Kosten: NextCloud ist kostenlos. Nur die eigenen Hosting-Gebühren fallen an. Wahlweise lassen sich Support-Pakete von NextCloud buchen.
Hersteller: Nextcloud GmbH, Stuttgart, Deutschland