Kollaborationsplattformen für eine bessere Zusammenarbeit in Unternehmen

Erfolgreich digital zusammenarbeiten

Kannst du von jedem Ort aus und zu jeder Zeit an deinen Projekten effektiv arbeiten? Direkte Kommunikation, Übersicht über alle Projektbeteiligten und direkter Zugriff auf alle relevanten Termine, Dokumente und Vorgänge?

Die Kernbereiche einer Kollaborationsplattform sind Kommunikation, Koordination und Kooperation. Wir haben uns einige professionelle Open-Source-Lösungen angeschaut, die jedoch immer auf die eigenen Geschäftsabläufe abgestimmt werden sollten. Mit solchen digitalen Team-Plattformen kannst du komplexe Aufgaben und Projekte gemeinschaftlich ohne räumliche oder zeitliche Zwänge browserbasiert erfolgreich abwickeln. Bei der Auswahl, Anpassung und Optimierung von Kollaborationslösungen sind folgende Bereiche wichtig:

  • Kommunikationsunterstützung
  • Projektmanagment
  • Informations- und Datenmanagement
  • Administrative Funktionen

Vorteile von Open-Source-Kollaborationsplattformen

Nur ein informiertes Team ist ein erfolgreiches Team

Digitale Kollaborationsplattformen sind unternehmensweit über den Browser erreichbar, auch im Homeoffice. Die Überbrückung der räumlichen wie auch zeitlichen Grenzen sorgt für einen effizientere Teamarbeit. Kollaborationsplatt­formen schließen dabei auch externe Fachkräfte ein, die Unternehmen nur für ein begrenztes Projekt einsetzen und versorgen diese mit allen wichtigen Informationen.

Das erleichtert die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit. Denn die Nutzer solcher Kollaborationsplattformen können Dokumente und Datensätze gemeinsam erzeugen und bearbeiten. Jedes Teammitglied kann sich so selbständig über den aktuellen Stand informieren und selbst weitere Informationen hinzufügen oder Änderungen direkt einpflegen. Das verbessert die Aktualität und Qualität der Daten.

Auch die Koordination der Teammitglieder erleichtern Kollaborationsplattformen, z. B. mit einem Gruppenterminkalender und Meeting-Support-Systemen.

Mit einem informiertem Team besser Kunden betreuen
Besseres Teamwork mit CRM-System

Komponenten von Open-Source-Kollaborationsplattformen

Die wichtigsten Funktionen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit

Die Unterstützungsleistung von Kollaborationsplattformen zielt hautpsächlich auf die Bereiche Kommunikation, Kooperation und Koordination ab. Jede Lösung hat jedoch verschiedene Schwerpunkte. Manche Plattformen legen mehr Wert auf die Unterstützung der Team-Kommunikation und andere fokussieren sich mehr auf die Koordination und Abstimmung der Projektbeteiligten.

Die meisten Kollaborationsplattformen bringen in unterschiedlicher Ausprägung folgende Funktionalitäten mit sich:

Funktionen für eine bessere Kommunikation

So sprechen wir digital miteinander.

  • E-Mail – Die E-Mail-Funktion bietet die Möglichkeit, innerhalb einer Kollaborationsplattform E-Mails empfangen, lesen, schreiben und weiterleiten zu können.
  • Kontaktmanagement – Das Kontaktmanagement bietet die Möglichkeit, persönliche und geschäftliche Kontaktdaten zu speichern und zu verwalten.
  • Chat – Die Chat-Funktion ermöglicht eine Echtzeitkommunikation zwischen den Nutzern. Dabei kann jeder Nutzer auf schriftliche Mitteilungen unverzögert antworten.

Funktionen für ein effizientes Projektmanagement

So stimmen wir uns digital ab.

  • Kalender – Der Kalender zielt auf auf die Unterstützung der Koordination unter den Projektmitarbeitern ab. Zu diesem Zweck lassen sich Gruppentermine festlegen und mit den Terminen der einzelnen Nutzer abgleichen.
  • Projektmanagement – Projektmanagement besteht in der Regel aus dem Festlegen von Projekten durch eine kurze Beschreibung, der Zuweisung von Projektmitarbeitern und einer Einschätzung über Dringlichkeit und Zeitrahmen. Der Projektfortschritt lässt sich durch vorab gesetzte Meilensteine nachverfolgen. Gantt-Charts zeigen die zeitliche Reihenfolge von Projektaufgaben in einer übersichtlichen Weise.
  • Ressourcenmanager – Diese Funktionalität bietet die Möglichkeit, unterschiedliche Ressourcen zu verwalten. So können Räume, Beamer oder auch Fahrzeuge bestimmten Terminen zugewiesen werden.
  • Aufgabenmanagement – Das Aufgabenmanagement erlaubt die Definition von Aufgaben anhand mehrerer Merkmale und die Zuordnung zu den verantwortlichen Personen oder Gruppen.

Funktionen für einen besseren Informations- und Datenaustausch

So halten wir digital das gesamte Team auf dem gleichen Wissensstand.

  • Dokumentenmanagement – Dokumentenmanagementsysteme ermöglichen das Bearbeiten, Speichern und die Verwaltung von Zugriffsrechten auf Dokumente.
  • Wiki – Ein Wiki ist ein interaktives Nachschlagewerk. Es besteht aus einer Sammlung von Hyper-text-Seiten, die untereinander verlinkt sind. Das Wiki sammelt für die Projektmitarbeiter nützliche Informationen. Jeder der Nutzer hat wiederum die Möglichkeit, den Inhalt der Seite zu ändern und so sein Wissen mitzuteilen. Auf diese Weise wird der Wissensstand aller Nutzer zu einem Thema zusammengefasst.

Administrative Funktionen für die einfache Konfiguration des Systems

So lässt sich das digitale Team-System individuell anpassen.

  • Administration – Unter System-Administration werden diejenigen Funktionalitäten verstanden, welche die Verwaltung der Plattform selbst vereinfachen. Darunter fällt insbesondere die Verwal-tung von Zugriffs- und Benutzungsrechten und die Verwaltung von Nutzerkonten.
  • Portal – Ein Portal (oder auch Dashboard) wird von allen Plattformen angeboten. Darunter versteht man die nutzerindividuelle Startseite des Systems, auf der persönliche Kalendereinträge, offene Aufgaben etc. überblicksartig dargestellt werden. Vom Portal aus sind die anderen Funktionalitäten leicht zugänglich.

Beispiele von Open-Source-Kollaborationsplattformen

Ein Blick auf OpenGroupware, PHProjekt und Plone

Wir haben uns die gängigsten Kollaborationsplattformen im Open-Source-Bereich angeschaut und die wichtigsten Punkte kurze zusammengefasst.

OpenGroupware Kollaborationsplattform

Der OpenGroupware-Server ging aus dem kommerziellen Produkt Skyrix hervor. Auch heute noch stehen Produkterweiterungen und Support-leistungen durch Skyrix auf kommerzieller Basis zur Verfügung. Die freie Variante wurde für die Linux-Plattform geschaffen und wird von verschiedenen Distributoren unterstützt. Eine Nutzung auf Windows ist prinzipiell möglich, allerdings nicht ohne Einschränkungen. Die OpenGroupware-Gemeinde gilt als recht eifrig, deswegen sind Weiterentwicklungen auch in Zukunft zu erwarten. Erklärtes Ziel des Open-Groupware-Projekts ist es, Integrität mit anderen frei verfügbaren Standardanwendungen zu schaffen.

Kontaktmanagement
Kontaktdaten lassen sich speichern, ordnen und durch Suchfunktionen einfach wiederauffinden.

Kalender
Ermöglicht Terminplanung sowohl individuell als auch für ganze Gruppen. Die Termine sind mit Kontaktdaten und Projekten verlinkbar. Termin-überschneidungen werden automatisch erkannt.

Kommunikation
Der E-Mail-Client unterstützt IMAP. E-Mails lassen sich in mehreren Ordnern verwalten. Nachrichten können auf einem Nachrichtenboard veröffentlicht und für alle Nutzer bereitgestellt werden. Auf dem Nachrichtenboard werden dem Nutzer auch seine persönlichen Termine und Aufgaben angezeigt.

Projekte
Ermöglicht die gemeinsame Speicherung, den verteilten Zugriff und den Austausch von Dateien. Archivierte Dateien können Projekten zugeordnet werden. Mit einem integrierten Ressourcenplaner lässt sich der Einsatz von Ressourcen wie Fahrzeugen oder Besprechungsräumen verwalten. Mehrfache Ressourcenzuteilung wird vom Programm automatisch beanstandet. Die Aufgabenverwaltung ermöglicht die Zuordnung von Aufgaben zu Personen, Gruppen oder Projekten. Offene Aufgaben (»Todos«) können nach verschiedenen Kriterien geordnet angezeigt werden.

Synchronisierung
Eine Synchronisierung mit dem Betriebssystem eines Palm Timers ist möglich; mit anderen mobilen Endgeräten nur mittelbar. Über einen kommerziellen Adapter kann mit Microsoft Outlook auf Daten in Opengroupware zugegriffen werden.

Bewertung
Kommunikationsunterstützung **
Projektmanagement **
Informations- und Datenmanagement ***
Administrative Funktionen **

Weitere Informationen
URL: www.opengroupware.org
Sprachen: Englisch, Deutsch u. a.
Lizenz: GPL (LGPL für einige Unterprojekte)
Hersteller: Skyrix Software AG Sponsoren Skyrix Software AG, Linux Studio, IANUS, Levante Software, Fujitsu Siemens Computers u. a.

PHProjekt Kollaborationslösung

PHProjekt ist ein weit verbreitetes, umfassendes und ausgereiftes Produkt zur Unterstützung von Kollaboration. Die Software besteht aus mehreren Modulen, durch die alle üblichen Funktionalitäten einer Kollaborationsplattform abgedeckt werden. Die Handhabung ist nicht immer intuitiv möglich. Über alle Funktionalitäten werden vielfältige Filterungs- und Suchmechanismen angeboten. Auch für diese Software stehe einige Erweiterungen zu den Grundfunktionen zur Verfügung, die ebenfalls offen beziehbar sind. Dazu gehört auch eine Anwendung, durch die eine Datensynchronisierung zu mobilen Endgeräten möglich wird. Der Entwicklungspfad dieser Plattform kann sehr optimistisch eingeschätzt werden: In der Vergangenheit hat es regelmäßig neue Versionen mit umfangreichen Erweiterungen und Verbesserungen gegeben.

Kontaktmanagement
Gemeinsame Kontakte lassen sich hier speichern. Die Kontakte lassen sich dann zu Gruppen zusammenfassen oder Firmen zuweisen. Eine Verknüpfung mit Terminen, Dateien, Aufgaben und Projekten ist möglich.

Kalender
Ein Gruppenkalender ermöglicht die Abstimmung der Termine der Gruppenmitglieder. Andere Nutzer können zu Terminen eingeladen werden. Auf kollidierende Termine wird automatisch geprüft, ggf. werden Alternativvorschläge unterbreitet. Die Suche nach einem geeigneten Termin, an dem noch keiner der eingeladenen Teilnehmer verplant ist, kann auch gänzlich der Software überlassen werden. Wiederkehrende Termine lassen sich festlegen. An die Termine lassen sich Dateien anhängen.

Kommunikation
PHProjekt enthält einen E-Mail-Client, der eine Integration von Daten aus Microsoft Outlook ermöglicht. Dazu gehören außerdem Abwesenheitsschaltungen und Mailfilter. Über Nachrichtenboards und Foren können die Nutzer zeitversetzt Themen diskutieren. Die Polling-Funktion erlaubt Abstimmung zu verschiedensten Themen unter den Teilnehmern. Echtzeit-Kommunikation wird zusätzlich durch Chats ermöglicht. Darüber hinaus können die Teilnehmer ihr Wissen durch Dokumentationen, Handbücher und Wikis untereinander teilen.

Projekte
Hier werden Projekte und Aufgaben definiert und Personen oder Gruppen zugeteilt. Aufgabenpakete lassen sich hierarchisch ordnen und in eine Organisationsstruktur einfassen. Zur Projektbeschreibung stehen ungewöhnlich viele Merkmalsausprägungen zur Wahl, z. B. eine Skala zur Bestimmung der Projektpriorität von 1 bis 9. Die Aufgabenbewältigung lässt sich mit Hilfe von Meilensteinen und Gantt-Charts nachverfolgen. Auf zeitlich kollidierende Aufgaben wird auch hier automatisch geprüft. Die Gantt-Charts lassen sich zudem ausdrucken. Darüber hinaus können Workflows als eine Kette von Arbeitsschritten mehrerer Benutzer angelegt werden.

Dokumentenmanagement
Vielfältige Dateitypen lassen sich zentral speichern und verwalten. Eingeschränkte Zugriffsrechte sind definierbar. Die Zuordnung von Dateien zu Objekten der Projekthierarchie ist möglich. Unterschiedliche Datenbanksysteme können integriert werden.

Bewertung
Kommunikationsunterstützung ***
Projektmanagement ***
Informations- und Datenmanagement ***
Administrative Funktionen ***

Weitere Informationen
URL: www.phprojekt.de
Demo: https://www.softaculous.com/demos/PHProjekt
Sprachen:
Englisch, Deutsch u. a.
Lizenz: GNU GPL
Hersteller: Mayflower GmbH

Plone Kollaborationsplattform

Plone gehört zu den sog. Content Management Systemen und unterscheidet sich daher in seiner Anwendung von den anderen hier dargestellten Plattformen. Ausgefeiltere Lösungen enthalten aufwendige Redaktionssysteme, Dokumentenmanagementsysteme, Workflows (Veröffentlichungsregeln) sowie Groupware- und Portalfunktionen. Plone basiert auf Zope, einem verbreiteten Open Source-Server. Auch für Plone sind daher Zope-Grundkenntnisse hilfreich.

Die Benutzerführung in Plone gilt als gelungen und weitgehend intuitiv. Durch die Einschränkung von Rechten ist es möglich, manche Inhalte nur bestimmten Personen oder Gruppen zugänglich zu machen. Jeder Nutzer gelangt zunächst auf ein Portal. Mit Hilfe eines integrierten Editors lassen sich Dateien (beispielsweise in MS-Office) direkt bearbeiten. Sie brauchen dazu nicht vorher heruntergeladen und lokal gespeichert zu werden. Auch hier stehen weitere Funktionalitäten als Addons zur Verfügung. Diese können nach Bedarf in Plone integriert werden.

Mit dem Erweiterungsmodul CMFOpenflow lassen sich unstrukturierte Workflows definieren. Ein Workflow ist dabei eine Folge von Veröffentlichungsregeln, mit denen sich ein Prozess abbilden lässt. Beispielsweise wird ein bestimmtes Dokument einem Nutzer erst dann zugänglich gemacht, wenn ein zweiter Nutzer zuvor seine Aktionen durchgeführt hat. Auf diese Weise werden Zugriffsrechte von Nutzer zu Nutzer weitergeben und so das Dokument schrittweise bearbeitet. Besonders im Projektzusammenhang, wo wenig strukturierte Aufgaben typisch sind, unterstützen die inhaltlich offen gelassenen Workflows die Zusammenarbeit.

Kalender
Zu Terminen können Weblinks eingefügt werden. Einladungen anderer Nutzer sind nicht möglich.

Dokumentenmanagement
Die Erstellung und Verwaltung von Inhalten bildet den Schwerpunkt dieser Plattform. Die dazugehörigen Funktionalitäten lassen sich auch für Kollaborationszwecke nutzen. Hier lässt sich eine Hierarchie von Ordnern mit Inhalten anlegen. Ordner werden Nutzern zugeteilt. Dabei wird unterschieden zwischen veröffentlichten und nicht veröffentlichten Inhalten. Die Suche nach Inhalten wird durch die Vergabe von Stichworten vereinfacht. Auf als »Favoriten« markierte Artikel ist ein Schnellzugriff möglich. Dateien können zum Download angeboten werden. Ein Nutzer kann anderen Nutzern Zugriff zu seinen Ordnern gewähren; so können Inhalte gemeinsam erstellt werden.

Nachrichten
Nachrichten werden als »News« auf der Seite veröffentlicht. Auch die Integration von E-Mail oder Echtzeit-Messaging ist möglich.

Bewertung
Kommunikationsunterstützung **
Projektmanagement **
Informations- und Datenmanagement ***
Administrative Funktionen **

Weitere Informationen
URL: www.plone.org
Sprachen: Englisch, Deutsch u. a.
Lizenz: GNU GPL
Hersteller: Plone Foundation
Referenzen: zahlreiche NGOs, kommerzielle Anbieter und öffentliche Einrichtungen nutzen Plone

Vielen Dank fürs Lesen!

Christoph Plessner

Digital Architect, Geschäftsführer visual4