Digitalen Arbeitsplatz einrichten

Ab ins Homeoffice!

19. März 2020 - von Mara Kasubke

Im Büro herrscht gähnende Leere. Zuhause bleiben ist angesagt. Doch zum Glück gibt es für viele die Möglichkeit, digital von zuhause zu arbeiten. 

Viele von uns bei visual4 nutzen das Homeoffice bereits seit Jahren regelmäßig. Aber das Ausmaß während der Corona-Pandemie ist auch für uns eine völlig neue Situation.

In diesem Beitrag zeigen wir auf, wie wir mit dem digitalen Arbeitsplatz umgehen, welche Fehler wir gemacht haben und Sie vermeiden können und wie sich die Kommunikation und Zusammenarbeit im Homeoffice optimieren lässt.

Der digitale Arbeitsplatz

Was brauche ich fürs Homeoffice?

Ein PC / Mac / Notebook und ähnliches ist fürs Erste schonmal super. Kommt dann noch eine zuverlässige WLAN-Verbindung hinzu, kann schon fast nichts mehr schiefgehen ;). Oder: Jetzt fängt der Spaß erst an …

Denn was viele erst einmal brauchen, ist ein digitaler Zugang zum Büro. Und das heißt, die Heimarbeiterinnen und -Arbeiter müssen an der Firewall vorbei. Wie geht das?

 

Homeoffice-Tool Nr. 1: Der Remote Desktop

Wir bei visual4 nutzen dafür einen sogenannten Remote Desktop. Den Zugang schafft ein sauber konfiguriertes Apache Guacamole. Das ist eine kostenlose Open-Source-Software, mit der sich eine Tür in die Firewall meißeln lässt. Wir lassen im Büro also den PC an und können uns dann von zuhause aus an unserem Rechner anmelden. Auf diese Weise haben wir Zugriff auf alle Dateien und Web-Tools, die sich hinter der Firewall befinden.

Aber Achtung: Ein nachlässig konfigurierter Remote-Zugang öffnet Tür und Tor auch für Angreifer. Beraten Sie sich daher unbedingt mit Ihrem Systemhaus oder Ihrem Firewall-Spezialisten, wie Sie den Remote-Desktop sicher einrichten.

Homeoffice-Tool Nr. 2: Das Cloud-CRM

Von zuhause aus Kundenanfragen und Supportfälle bearbeiten? Das CRM in der Cloud hilft dabei, auch im Homeoffice immer die aktuellen Informationen bereit zu haben. Auch in Jogginghose oder Schlafanzug können wir so einen professionellen Kundenservice bieten.

Idealerweise ist das CRM mit einer digitalen Telefonanlage verknüpft, sodass auch auf dem eigenen Smartphone und Notebook gleich klar ist, wer da eigentlich gerade anruft.

Homeoffice-Tool Nr. 3: Die digitale Telefon-Anlage

Für Kunden und Interessenten auch zuhause erreichbar sein? Unter der gleichen Büro-Nummer? Das geht mit digitalen Telefonanlagen wie zum Starface oder Sipgate Teams.

Wir nutzen vor allem Starface, und installieren den Client im Büro, auf dem Notebook oder PC zuhause und einige haben den Client zudem auf dem Smartphone. Da der Telefonanruf über das Internet an das Endgerät geleitet wird, ist eine Internet-Verbindung erforderlich, damit das Ganze funktioniert.

Eine Alternative, die wir auch in geringerem Umfang einsetzen, ist Sipgate Teams. Das ist insbesondere für Teams sinnvoll, die mit Ihrer Büronummer über das Handy erreichbar sein wollen.

Für interne Ansprachen nutzen wir die Telefon-Funktion von Microsoft Teams. Diese Funktion muss jedoch extra freigeschaltet werden.

Homeoffice-Tool Nr. 4: Das Kollaborations-Tool

Für die Zusammenarbeit auf verteilten Arbeitsplätzen hat sich Office 365, insbesondere Teams mit integrierter Chat- und Anruf-Funktion als Segen herausgestellt. Teams ist aktuell kostenlos verfügbar: Microsoft Office im Web.

Natürlich gibt es zahlreiche Alternativen zu Office 365 und Teams wie zum Beispiel Trello, Slack, Nextcloud, siehe Kollaborationsplattformen für eine bessere Zusammenarbeit in Unternehmen.

Doch nicht nur die Tools ändern sich im Homeoffice. Auch die Art der Zusammenarbeit: 

 

Homeoffice-Kultur

Der digitale Arbeitsplatz braucht eine neue Art von Zusammenarbeit

Mal schnell ins Büro der Kollegin reinzuschauen oder den Kollegen in der Küche abzufangen, ist aktuell nicht mehr möglich. Die Chat-Funktion nutzen wir aktuell daher intensiv. Doch genau da ist ein Punkt, wo Sie aus unseren Fehlern lernen können: Das Hin- und herschreiben per Chat oder E-Mail verursacht eine Vielzahl von Missverständnissen, die dann wieder mit einer neuen Nachricht, einer neuen E-Mail geklärt werden müssen.

Anrufen statt schreiben

Besser als Chat oder E-Mail: Verabreden Sie sich zu Telefon- oder Video-Chat-Meetings. Bei uns läuft das super mit Teams. Insbesondere das Teilen des eigenen Desktops erleichtert die Abstimmung ungemein. Natürlich können Sie auch andere Tools statt Teams verwenden, wie z. B. Slack oder Zoom.  

Abstimmungen planen

Sie arbeiten mit einer Kollegin / einem Kollegen an einer Aufgabe oder einem Projekt? Planen Sie Telefonanrufe und Videochats zur Abstimmung im Voraus als festen Termin. Scheuen Sie sich nicht davor auch mehrere solcher Termine am Tag zu planen.

Wichtig dabei ist, sich kurz zu halten und lieber mehrere kurze Termine durchzuführen und agil miteinander zu arbeiten. Eine Aufgabe lässt sich so als Miniprojekt planen:

  1. Kurze Abstimmung und Aufgabenverteilung
  2. Jeder arbeitet konzentriert bis zu einem Stand, der sich besprechen lässt.
  3. Kurze Abstimmung des aktuellen Standes, Klärung von Fragen und Vereinbarung des weiteren Vorgehens
  4. Jeder arbeitet konzentriert weiter, bis zu einem möglichst finalen Stand.
  5. Kurze Abstimmung und Finalisierung

Video-Chats nutzen

Je länger wir im Homeoffice arbeiten, desto mehr vereinsamen wir. Die einen etwas mehr, die anderen etwas weniger. Um auch die sozialen Kontakte im Büro weiterhin zu pflegen und auch mal ein menschliches Gesicht zu sehen, bieten sich Video-Chats an. Zum Beispiel zum Auftakt der Woche könnten Sie einen Team-Video-Chat organisieren. Das motiviert zudem auch mal aus dem Schlafanzug in ein Büro-Outfit zu schlüpfen. 😉

Zusammenfassung zum digitalen Arbeitsplatz

Auch digital öfters mal "Hallo" sagen

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass zwar die digitalen Tools häufig bereits vorhanden sind. Die Herausforderung im Homeoffice ist aber, auch weiterhin effizient miteinander zusammenzuarbeiten und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor der Isolation zu schützen.

Zwar lässt sich im Homeoffice häufig konzentriert an einer Aufgabe arbeiten, aber mal schnell einen Kollegen zum drüberschauen zu holen, ist mit größeren Hemmungen verbunden – wir können nicht mal schnell nachgucken, ob die Kollegin gerade Zeit hat. Wichtig ist daher im Homeoffice, die digitalen Kommunikationsmöglichkeiten intensiv zu nutzen und nicht lange zu zögern im Team mal „Hallo“ zu sagen. Bei aller Effizienz dürfen wir nicht vernachlässigen, auch die soziale Gemeinschaft digital zu pflegen.

Weitere Informationen zum Thema Homeoffice

Wer gerne noch weiteren Input zum Thema Homeoffice möchte, der kann im t3n-Homeoffice-Guide oder beim Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation stöbern:

Von Mara Kasubke
Hi, ich bin Mara von visual4. Als ausgebildete Technische Redakteurin liegt es mir am Herzen, digitale Technologien zu verstehen und die Vorteile und Funktionsweise verständlich und unterhaltsam zu erklären. Viel Spaß in unserem Digital-Blog!