Digital Workplace

Goodbye Steinzeit-Büro – hallo Digital Workplace!

13. November 2018 - von Karin Bayer

Büroarbeitsplätze sind nicht mehr das, was sie noch vor einigen Jahren waren und sie verändern sich immer weiter, denn: So langsam kommt die Digitalisierung in den Köpfen aller an. Zum Glück! Gerade junge Leute haben heute nämlich ganz andere Ansprüche an ihren Wunsch-Arbeitsplatz als noch vor zehn oder zwanzig Jahren.

Während junge Arbeitnehmende vor allem von den Vorzügen eines digitalen und mobilen Arbeitsplatzes träumen, stellen Arbeitgebende mit Schrecken fest: sie erfüllen diese Erwartungen leider nicht. Was musst du als Führungsperson also tun, um einen zukunftsfähigen Arbeitsplatz zu schaffen? Und was haben alle Beteiligten davon?

Digital arbeiten

Papierstapel adé!

Vor allem in ländlicheren Gebieten ist es heute noch üblich, dass der Ottonormal-Arbeitnehmer teilweise weite Wege auf sich nimmt, um ins Büro zu kommen, dort seinen Schreibtischplatz einnimmt und – ja, tatsächlich – mit ausgedruckten Vorgängen hantiert. Aber moderne technische Möglichkeiten bringen ganz neue Ansprüche mit sich.

In Zeiten der Digitalisierung wünschen sich immer mehr Angestellte flexible, möglichst papierlose und mobile Arbeit – vom Sofa aus oder im Café nebenan. Ohne nervige Bürogenossen, die einem sprichwörtlich das Ohr abkauen… Oder einfach mal einen Döner verdrücken, ohne dass einer die Nase rümpft. Das klingt verlockend!

Zum Meeting 15 Minuten Stau in Kauf nehmen? Papperlapapp. Privat nutzen wir doch auch Skype, WhatsApp und andere digitale Tools, um Ausflüge, Urlaube etc. zu organisieren. Warum also nicht digitale Tools nutzen, um von zuhause aus zum Meeting dazu zu kommen?

Warum Digital Workplace?

Die Top-Alltagsprobleme im Steinzeit-Büro

Nehmen wir zunächst die Herausforderungen unter die Lupe, denen sich viele Arbeitnehmende im „Steinzeit-Büro“ fernab der Digitalisierungswelle stellen müssen.

1. Zentrale Kundendatenbank? Fehlanzeige!

Wissen verschlossen in den Köpfen der Mitarbeiter

Ja, es gibt sie noch: Die Büros, in denen Visitenkarten in dicken Ordnern gesammelt oder Adressen in Excel-Tabellen oder Notizbüchern festgehalten werden. Das ist auf den ersten Blick mit wenig Aufwand verbunden, geht relativ fix und funktioniert glücklicherweise auch dann noch, wenn mal der Strom ausfällt. Und so lange jedes Team-Mitglied weiß, wo er welche Adresse und wo er das letzte Kundengespräch über den reklamierten Toaster notiert hat, ist das alles schön und gut.

Problematisch wird es dann, wenn der entsprechende Sachbearbeitende das Unternehmen verlässt. Denn das Wissen ist nicht digital für alle greifbar, sondern fest und verschlossen im Kopf des ehemaligen Team-Mitglieds.

2. Schlechte Hardware, noch miesere Internetverbindung.

Veraltete Hardware in Unternehmen

Zentimeterdicke Staubschichten auf uralten Rechnern, die so langsam hochfahren, dass man getrost nochmal zum Kaffeeautomaten kann. Programme, die immer wieder abstürzen, noch bevor der Mauszeiger den Speichern-Button findet. Gefühlt endlose Wege zum Gemeinschafts-Drucker, der am Ende des Flures steht – in der Hoffnung, dass ein anderer Kollege den Ausdruck nicht versehentlich stibitzt und vernichtet hat.

Studien zufolge verlieren Büro-Mitarbeiter im Schnitt jährlich rund 20 Arbeitstage durch veraltete oder mangelhafte Technik.

Die meiste Zeit verbringt ein Schreibtischtäter übrigens damit, nach Dokumenten zu suchen – im Schnitt circa 22 Minuten am Tag! Das liegt unter anderem an langen Ladezeiten der Dokumente, weil die Soft- oder Hardware mal wieder streikt. Der vorprogrammierte Wutausbruch kostet ebenfalls Zeit. Und Nerven.

3. IT-Abteilung – der Admin sieht schwarz.

Überforderter IT-Support

In IT-Kreisen ist es allgemein bekannt: Das Hauptproblem sitzt in den meisten Fällen VOR dem Rechner. Admins und IT-Mitarbeiter könnten ein relativ entspanntes Leben führen – wären da nicht diese Kollegen, die bei jeder noch so kleinen Fehlermeldung sofort zum Hörer greifen und die Nummer des IT-Supports wählen.

Und da sitzt er nun, der ratlose Mitarbeiter und wartet auf die Rettung durch seinen IT-Helden. Der leider heillos überlastet ist. Und so vergehen oft Stunden und Tage, bis das Problem gelöst werden kann. Wieder ist es wertvolle Zeit, die hier verloren geht.

4. Mein Kind ist krank – ich kann leider nicht kommen

Familien und Arbeit im Steinzeitbüro schlecht vereinbar

Familie und Job zu vereinbaren, ist im Steinzeit-Büro nicht leicht. Mitarbeitende, die zuhause bleiben, weil ihr Kind krank ist, ziehen sich den Unmut der Kollegschaft und Führungsetage auf sich. Schade eigentlich. Denn der Digital Workplace würde es einfach machen, mal zuhause zu bleiben und von dort zu telefonieren und Schreibtischarbeit zu erledigen.

Denn sind wir mal ehrlich: Ist die Arbeit wirklich wichtiger als die Familie? Früher war das so. Die Arbeit über alles. Dieses Denken ist heute veraltet. Denn viele sind mit abwesenden Elternteilen aufgewachsen und wollen dies bei ihren Kindern anders machen. Der standortunabhängige digitale Arbeitsplatz bietet eine gute Lösung, um Familie und Arbeit unter einen Hut zu bringen.

Modernes Büro als Wunschkonzert

Digital Workplace – die Lösung
aller Probleme?

Personalisierte Arbeitsplätze, unabhängiger Zugriff auf alle relevanten Programme, Inhalte und Funktionen – und das jederzeit und von jedem Standort aus. Der Traum eines digitalen Arbeitsplatzes ist keine Zukunftsvision mehr. Doch ein zukunftsfähiger, digitaler Arbeitsplatz muss nicht nur das Wunschkonzert der Angestellten erfüllen. Wer von zuhause arbeiten will, Cloud-Tools nutzt und auf die internenen Unternehmens-Systeme von außen zugreift, öffnet einen Weg zu internen Daten. Diesen Weg gilt es abzusichern und den Datentransport zu schützen.

Müssen jetzt alle ins HomeOffice?

HomeOffice

Einen digitalen Arbeitsplatz zu schaffen, bedeutet nicht, dass alle Mitarbeitenden in Zukunft von zuhause arbeiten. Nicht jede*r fühlt sich im HomeOffice wohl. Beim Digital Workplace geht es um Flexibilität:

Während sich der eine Kollege in lebendigen, offenen Büros mit vielen Schreibtischgenossen pudelwohl fühlt, braucht der andere ein ruhiges Umfeld. Die eine Aufgabe braucht regen Austausch mit dem Team. Die andere Aufgabe braucht Ruhe und Konzentration. Je nach Menschen- oder Aufgaben-Typ kann so jede*r für sich entscheiden, ob man heute zuhause bleibt und Aufgaben erledigt oder die Büro-Atmosphäre und die kurzen Wege zu den Kollegen und Kolleginnen braucht.

Digital Workplace schaffen

Digitaler Arbeitsplatz – Wie
fange ich an?

Wenn du deinen Angestellten einen Digital Workplace ermöglichen willst, reicht es nicht, Microsoft Teams, Skype oder ähnliches einzusetzen. Du musst erst einmal wissen, was du genau erreichen möchtest und ganz wichtig: eine Kultur des Vertrauens etablieren.

Digital Workplace – so geht’s:

  1. Rücke die Bedürfnisse deiner Mitarbeitenden in den Fokus, um für sie angenehme Arbeitsbedingungen zu schaffen.
  2. Sprich dich mit deinen Angestellten oder Team-Kollegen und -Kolleginnen ab und setze klare Ziele für den Digital Workplace.
  3. Evaluiere verschiedene digitale Tools, um die Ziele umzusetzen. Achte dabei auf gängige Sicherheitsfaktoren wie Datenverschlüsselung und Serverstandort. Cloud-Tools sollten Daten möglichst in europäischen und idealerweise in deutschen Rechenzentren speichern.

Arbeit 4.0 – Vertrauen is key!

Das klassische Top-down-Führen à la „ich denke für dich und du führst aus“, funktioniert nicht mehr. Mitarbeiter wollen innerhalb klar definierter Grenzen eigenverantwortlich und selbstbestimmt agieren. Dazu gehört vor allem eines: Vertrauen.

Das hat einen klaren Vorteil für Unternehmen: die innovative Kraft kommt nicht nur von einer oder zwei Personen ganz oben. In der neuen Arbeitswelt kommt die Innovationskraft aus vielen klugen Köpfen, die im Unternehmen arbeiten. Die Führung hat heutzutage vielmehr die Aufgabe einen Rahmen für Innovation zu schaffen und die Richtung strategisch vorzugeben. Auf diese Weise können Unternehmen die Fachkräfte und deren Wissen wesentlich gewinnbringender für sich nutzen.

Um diese Fachkräfte zu bekommen und auch an das Unternehmen zu binden, müssen wir mehr auf die Wünsche dieser Fachkräfte eingehen – und Kontrolle abgeben:

  • Kannst du die Arbeitszeiten flexibler gestalten? Die eine Kollegin möchte um 8:00 Uhr morgens anfangen und der Mitarbeiter erst um 10:00 Uhr. Bist du in die Falle getappt und hast jetzt zuerst überlegt, wieso das nicht funktionieren kann? Weil zum Beispiel um 9:00 Uhr immer ein Meeting ist? Was könnte die Lösung sein? Lässt sich das Meeting verschieben – oder müssen vielleicht nicht alle Angestellten unbedingt dabei sein?
  • Einmal HomeOffice in der Woche ist das höchste der Gefühle? Warum? Wenn ein Kollege lieber zuhause arbeitet und nur zu Meetings ins Büro kommen möchte. Wieso nicht? Was spricht tatsächlich dagegen? Und welche Lösungen könnte es dafür geben?

Tools für den Digital Workplace – Teamwork ohne Grenzen

Damit die Zusammenarbeit zwischen Heimarbeitenden und Büroheld*innen reibungslos funktioniert, stelle ihnen Cloud-basierte Lösungen zur Verfügung. Was vor einigen Jahren noch nach Science Fiction klang, ist heute gelebte Realität in den meisten Unternehmen.

Tools wie Dropbox, Trello, Google Drive und viele weitere gehören zum Alltag eines jeden Remote-Workers oder Freelancers. Digitale Office-Plattformen wie Office 365 sowie Mitarbeiterportale und cloudbasierte Kundenmanagement-Tools bieten professionelle und sichere Lösungen, die sich schnell und ohne umfangreiche IT-Kenntnisse im Unternehmen etablieren lassen.

Gerade in Deutschland ist zwar die Angst vor Datenverlust und virtuellen Einbrüchen groß. Doch der Trend geht ganz klar in Richtung Cloud. Wer sensible Daten Mitarbeitern auch im HomeOffice zur Verfügung stellen möchte, sollte sich vor der Cloud nicht scheuen, sich aber ganz genau anschauen, wo der Anbieter die Daten speichert und wie die Daten übertragen werden:

  • Damit die Daten nach strengen deutschen Gesetzen geschützt sind, sollte der Anbieter die Daten in einem deutschen Rechenzentrum verarbeiten.
  • Die Datenübertragung sollte verschlüsselt sein. Dazu gehören natürlich auch die Anmeldedaten, mit denen sich die Heimarbeiterin im Firmen-Tool anmeldet.
  • Die Daten, die in den digitalen Lösungen des Digital Workplace verarbeitet werden, sollten durch regelmäßige Backups gesichert und wiederherstellbar sein.

 

Kunden im Team managen
CRM einsetzen

Zusammenfassung

Digital Workplace braucht neue Spielregeln!

Fakt ist: Arbeit bleibt Arbeit, egal ob sie zuhause auf dem Sofa, im Café nebenan oder klassisch im Büro passiert. Aber die Motivation deines Teams wird grenzenlos sein, wenn es auch die Arbeitsbedingungen sind.

Spielregeln für den Digital Workplace:

  1. Zuhören! Fakt ist: Die Bedürfnisse der Mitarbeiter sind nie homogen. Der eine braucht Action, der andere absolute Ruhe. Notfalls bei sich zuhause. Die Herausforderung für dich als Chef ist es heute, auf die individuellen Bedürfnisse deiner Mitarbeiter einzugehen und verschiedene Arbeitsweisen zuzulassen.
  2. Cool bleiben! Bewahre in Sachen Digitalisierung einen kühlen Kopf und setze Step-by-Step neue Wege um. Gehe lieber in kleinen Schritten voran, als die Augen vor dieser Entwicklung zu verschließen und in eine Schockstarre zu verfallen. Oft reichen kleine Veränderungen im Arbeitsumfeld aus, um Motivation, Effizienz und Produktivität in deinem Team spürbar zu steigern.
  3. Vertrauen ist alles! Gerade Heimarbeitsplätze setzen ein gewisses Maß an Vertrauen voraus. Du als Chef musst dich darauf verlassen, dass Dinge erledigt werden. Und auch dein Mitarbeiter muss sich gut im Griff haben, um nicht die Zeit zu verplempern. Pflege eine offene Kommunikation mit deiner Truppe und führe klare Spielregeln ein.
Freie Texterin Karin Bayer
Von Karin Bayer
Nicht die Technik sondern der Mensch steht im Mittelpunkt: Kommunikationsspezialistin und Texterin Karin Bayer bereitet unsere technischen Themen unterhaltsam auf und gibt Unternehmen Tipps, wie sie ihre Angestellten auf die digitale Reise mitnehmen.